Versions Compared

Old Version 17

changes.mady.by.user Unknown User (a12455)

Saved on

compared with

New Version 18

changes.mady.by.user Osmo Troberg

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

...

Työsuunnitelmien hyväkysyminen (prosessi)

Alla on kuvattu työaikasuunnitelmien suunnitelmien hyväksyntäprosessi Peppi järjestelmässä. Ohjeet työaikasuunnitelmien työsuunnitelmien muutosprosessille löydät täältä.

...

Info
titleAjankohtaista

Vuoden 2014 alusta lukien vuosisuunnittelu ja samoin opettajien työaikasuunnitelmat työsuunnitelmat laaditaan kalenterivuodeksi kerrallaan. Siirtymävaiheessa suunniteltavana on syyslukukausi 2013 ja koko kalenterivuosi 2014.

Opettajien työaikasuunnitelmat työsuunnitelmat tasataan vuoden 2013 loppuun. Syyslukukaudelle kokoaikaisen opettajan työmäärä on 720h. Vuodeksi 2014 kokoaikaiselle opettajalle suunnitellaan 1600 tuntia. Vuoden 2014 osalta työaikasuunnitelma työsuunnitelma tehdään sillä tarkkuudella kuin se keväällä on mahdollista ja se tarkistetaan syksyllä 2014. Vuoden 2014 osalta työaikasuunnitelmat työsuunnitelmat vahvistetaan viimeistään 30.11.2013. Syyslukukauden 2014 työsuunnitelmaa tarkennetaan tarvittaessa keväällä 2014.

Tavoitteena on vahvistaa syyslukukauden 2013 viimeistään 15.6. mennessä.

Opettaja tutustuu työaikasuunnitelmaan työsuunnitelmaan ja tarvittaessa neuvottelee esimiehensä kanssa työajan resursoinnista eri tehtäviin. Johtaja vahvistaa työaikasuunnitelmantyösuunnitelman.

Info
titleHuomioita

Järjestelmä ei rajoita toimintatapoja prosessin suhteen. Työaikasuunnitelmien työsuunnitelmien hyväksyntäprosessi voidaan suorittaa järjestelmässä sähköisesti, mutta sallii myös tavan, jossa työaikasuunnitelmat työsuunnitelmat tulostetaan ja allekirjoitetaan. Organisaatio voi tehdä itse päätöksen siitä, miten työaikasuunnitelmien työsuunnitelmien hyväksyntä toteutetaan. Tässä esitetty tapa on yksi vaihtoehdoista ja se on se tapa, joka on järjestelmää tehdessä määritelty yhteisesti projektissa toimineiden asiantuntijoiden toimesta.

...

  1. Esimies tallentaa tehtävät Peppi järjestelmään henkilölle
  2. Esimies lähettää työaikasuunnitelmaehdotuksen opettajalle työsuunnitelmaehdotuksen henkilölle (Peppi suunnittelijan työpöytä / Työaikasuunnitelma työsuunnitelma / Hyväksyminen) Työaikasuunnitelma Työsuunnitelma 'Ehdotus' tilassa
  3. Opettaja Henkilö tarkastaa ehdotuksen (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / TyöaikasuunnitelmaTyösuunnitelma)
  4. Opettaja Henkilö hyväksyy / hylkää ehdotuksen (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / Työaikasuunnitelmatyösuunnitelma) Työaikasuunnitelma työsuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksi' tilassa
  5. Johtaja tarkastaa työaikasuunnitelmattyösuunnitelmat, jotka ovat 'valmis hyväksyttäväksi' tilassa
  6. Johtaja hyväksyy / hylkää työaikasuunnitelmat työsuunnitelmat yksiköittäin (Peppi suunnittelijan työpöytä / Yksiköt / Henkilöiden tunnit Työaikasuunnitelma työsuunnitelma 'Hyväksytty' tilassa

 

Info
titlePoikkeukset

Opettaja voi hylätä ehdotuksen ja kirjata Henkilö voi ehdottaa muutoksia ehdotukseen kirjaten vapaaseen kommenttikenttään omat huomionsa. Esimies voi tehdä muutoksia tai jättää muutokset tekemättä ja siirtää työaikasuunnitelman työsuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.

Johtaja voi hylätä ehdotuksen, jolloin esimiehen on tehtävä uusi työaikasuunnitelmatyösuunnitelma. Esimies voi lähettää uuden työaikasuunnitelmaehdotuksen työsuunnitelmaehdotuksen opettajalle, mutta voi halutessaan ohittaa tämän vaiheen ja siirtää työaikasuunnitelman työsuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan johtajan tarkastusta varten.

 

Esimiehen näkymät:

Työaikasuunnitelman Työsuunnitelman tarkastus ja hyväksyntä.

  1. Etsi henkilö, jonka työaikasuunnitelman työsuunnitelman haluat hyväksyntäprosessiin
  2. Valitse oikea aikaväli esim. esimerkiksi s2013 ja k2014 (työsuunnitelma generoidaan valitulle aikavälille)
  3. Mene 'Hyväksyminen' välilehdelle
    1. Voit tarkastella tässä kohtaa työaikasuunnitelman työsuunnitelman sisältöä painamalla linkkiä 'Työaikasuunnitelmatyöaikasuunnitelma'.
  4. Kun haluat lähettää työaikasuunnitelman työsuunnitelman hyväksyntäprosessissa eteenpäin paina 'Lähetä hyväksyttäväksi'
  5. Valitse "allekirjoittajat"

Image Added

Kuva 1. Työsuunnitelma (kohta 4) - työsuuunnitelmaa ei ole lähetetty henkilölle.

"Työsuunnitelma"-linkistä avautuu PDF-työsuunnitelma. Linkin painaminen avaa PDF-työsuunnitelman, joka on sen hetkinen tallennettujen tehtävien tilanne järjestelmässä.

"Lähetä hyväksyttäväksi"-napista työsuunnitelma siirtyy työsuunnitelmaehdotetukseksi. Tällöin tallentuu tallennushetkinen tilanne PDF-tulosteena järjestelmään. Tämän jälkeiset muutokset tehtäviin eivät muuta tallennettua tulostetta.

Image Added

Kuva 2. (kohta 5) työsuunnitelman allekirjoittajien lisääminen.

Työsuunnitelmassa näkyy oletusarvoisesti henkilön nimi. Allekirjoittajia voi tarvittaessa lisätä useita.

Image Added

Kuva 3. Työsuunnitelma - työsuuunnitelma on lähetty henkilölle.

Linkissä 20.05.2013 10.36 "Työaikasuunnitelma" on järjestelmään tallentunut PDF-työsuunnitelman, joka on tallennushetken tilanne tehtävistä järjestelmässä.Seuraavan rivin sarakkeissa: lähetysaika, kuka työsuunnitelman on lähettänyt, työsuunnitelman tila. Työsuunnitelman voi siirtää hyväksytty tilaan viimeisen sarakkeen linkillä "Hyväksy vaikka..."

(Kuva 3 on "henkilön" kuva - ei esimiehen kuva. Ota uusi kuva jossa näkyy "Hyväksy vaikka...")

Image Added

Kuva 4. Työsuunnitelma - henkilö on hyväksynyt tallennetun ehdotuksen (PDF)

Kuvassa 4. toisella rivillä on hyväksytyn ehdotuksen päivämäärä (20.05.2013) ja aika (12:22), ehdotuksen hyväksyjä (Laura) ja työsuunnitelman tila (Hyväksytty ehdotus).

 

Image Added

Kuva 5. Työsuunnitelma - työsuunnitelman hyväksyjä on merkinnyt työsuunnitelman hyväksytyksi.

(Ota uusi kuva)

Kuvassa 5. kolmannella rivillä esimies on hyväksynyt työsuunnitelman - työsuunnitelma on nyt "valmis hyväksyttäväksi". Suunnitelman päivämäärä (20.05.2013) ja aika (13:12), hyväksyjä (Katri) ja työsuunnitelman tila (Valmis hyväksyttäväksi).

 Image Removed

Info
titleTiedottaminen

Esimiehen on hyvä lähettää viestiä (esim. sähköposti) alaisille, kun työaikasuunnitelmat työsuunnitelmat on lähetetty heille tarkastettavaksi. Tulevaisuudessa järjestelmä lähettää automaattisen viestin työpöydälle ja sähköpostiviestin opettajallehenkilölle.

Lisäksi esimiehen on huolehdittava siitä, että työaikasuunnitelmat ovat valmiita johtajalle sovitun prosessin ja aikataulun mukaisesti. Johtajaa on hyvä informoida, kun kaikkien henkilöiden työaikasuunnitelmat ovat valmiita hänen käsittelyään varten.

...