HAKEMISTO
Ohje esimiehelle >>>
Ohje johtajalle >>>
Ohje opettajalle >>>
| Table of Contents |
|---|
Työsuunnitelmien hyväkysyminen (prosessi)
...
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Henkilö voi pyytää muutoksia ehdotukseen kirjaten vapaaseen kommenttikenttään omat huomionsa. Esimies voi tehdä muutoksia, lähettää työsuunnitelman uudelleen tarkistettavaksi - tai jättää muutospyynnöt huomiotta ja siirtää työsuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan. Johtaja voi hyväksyä ehdotuksen tai hylätä ehdotuksen - jolloin esimiehen on tehtävä uusi työsuunnitelma. Esimies voi lähettää uuden työsuunnitelmaehdotuksen opettajalle, mutta voi halutessaan ohittaa tämän vaiheen ja siirtää työsuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan johtajan tarkastusta varten. |
Esimiehen
...
näkymä
Työsuunnitelman tarkastus ja hyväksyntä.
- Mene suunnittelijan työpöydälle,
- Etsi henkilö, jonka työsuunnitelman haluat hyväksyntäprosessiin,
- Valitse oikea aikaväli - esimerkiksi "Syksy 2013 ja Syksy 2013" (työsuunnitelma generoidaan valitulle aikavälille),
- Mene 'Hyväksyminen' välilehdelle,
- Voit tarkastella tässä kohtaa reaaliaikaista (PDF) työsuunnitelman sisältöä painamalla linkkiä 'Työaikasuunnitelma' vihreän "Lähetä..."-napin vierestä,
- Kun haluat lähettää työsuunnitelman hyväksyntäprosessissa eteenpäin paina vihreää 'Lähetä hyväksyttäväksi',
- Valitse "Allekirjoittajat",
- Työsuunnitelma lähtee henkilölle tarkistettavaksi
a. Henkilö hyväksyy tai pyytää korjauksia työsuunnitelmaanb. - Esimies voi merkitä merkitsee työsuunnitelma "Valmis hyväksyttäväksi" tilaan.
...
- ,
- Johtaja/esimies hyväksyy työsuunnitelman.
Kuva 1. Työsuunnitelma (kohta 4) - työsuuunnitelmaa ei ole lähetetty henkilölle.
"Työsuunnitelma"-linkistä avautuu PDF-työsuunnitelma. Tämän linkin painaminen avaa PDF-työsuunnitelman, joka työsuunnitelma on aina vallitsevan hetken tallennettujen tehtävien tilanne järjestelmässä. Muut mahdollisesti välilehdelle tallentuneet PDF-tiedostot ovat tallennushetken tehtävien tilanne. Nämä tiedostot tallentuvat ensimmäisen rivin "Työsuunnitelma | Lähetä..." rivin alle.
"Lähetä hyväksyttäväksi"-napista työsuunnitelma siirtyy työsuunnitelmaehdotukseksi. Tällöin tallentuu tallennushetkinen tilanne PDF-tulosteena järjestelmään. Muutokset tehtäviin eivät tämän jälkeen muuta tallennettua PDF-tulosteen sisältöä! (Työsuunnitelmasta voi olla useita versioita, eri versioiden sisältö voi olla erilainen).
Kuva 2. (kohta 5) työsuunnitelman allekirjoittajien lisääminen.
Työsuunnitelmassa näkyy oletusarvoisesti henkilön nimi. Allekirjoittajia voi tarvittaessa lisätä useita. Työsuunnitelmien sovellusohjeen mukaan työsuunnitelmaa ei tarvitse - ellei niin haluta - tulostaa ja allekirjoittaa. Allekirjoittaja(t) viittaavat henkilöihin joiden osallistuminen työsuunnitelman käsittelyyn halutaan osoittaa PDF-tulosteessa.
...
Kuva 3. Työsuunnitelma - työsuuunnitelma on lähetty henkilölle.
Työsuunnitelmien tulosteita on nyt "kaksi kappaletta" näytöllä. Linkissä 30.05.2013 16.22 "Työaikasuunnitelma" on järjestelmään tallentunut PDF-työsuunnitelman, joka on tallennushetken tilanne tehtävistä järjestelmässä.Seuraavan rivin sarakkeissa ovat tallennusaika, kuka työsuunnitelman on lähettänyt, työsuunnitelman tila. Seuraava sarake linkistä "Valmis hyväksyttäväksi vaikka ehdotusta ei ole hyväksytty" - esimies voi siirtää työaikasuunnitelman valmis hyväksyttäväksi tilaan vaikka henkilö itse ei tee ole tehnyt mitään ehdotukselle.
Ylimmällä rivillä "Työaikasuunnitelma" on linkki realiaikaiseen PDF-tulosteeseen, kuluvan hetken tilanne työsuunnitelmasta. (Kohta "Poista työaikasuunnitlematyöaikasuunnitelma" ei ole koulutuksen suunnittelijan oikeuksin näkyvissä).
Kuva 4. Työsuunnitelma - henkilö on hyväksynyt tallennetun ehdotuksen (PDF)
Kuvassa 4. kolmannella rivillä henkilö on hyväksytyn ehdotuksen päivämäärä (2005.0506.2013) ja aika (1211:2231), ehdotuksen hyväksyjä (Laura) ja työsuunnitelman tila (Hyväksytty ehdotus). Työsuunnitelman hyväksyy johtaja.
Kuva 5. Työsuunnitelma - työsuunnitelmaa on hyväksytty
Kuvassa 5. neljännellä rivillä johtaja henkilön esimies on hyväksynyt merkinnyt työsuunnitelman valmis hyväksyttäväksi. Suunnitelman päivämäärä (2005.0506.2013) ja aika (1321:1209), hyväksyjä (Katri) ja työsuunnitelman tila "Hyväksytty"Valmis hyväksyttäväksi".
Työsuunnitelmaa ei ole vielä hyväksytty. Ks. hyväksyminen jäljempää.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Esimiehen on hyvä lähettää viestiä (esimerkiksi sähköpostilla) alaisille, kun työsuunnitelmat on lähetetty heille tarkastettavaksi. Tulevaisuudessa järjestelmä lähettää automaattisen viestin työpöydälle ja sähköpostiviestin henkilölle. Lisäksi esimiehen on huolehdittava siitä, että työaikasuunnitelmat ovat valmiit johtajalle sovitun prosessin ja aikataulun mukaisesti. Johtajaa on hyvä informoida, kun kaikkien henkilöiden työaikasuunnitelmat ovat valmiita hänen käsittelyään varten. |
...
- Mene Pepin opettajan työpöytään
- Paina oikeassa yläkulmassa näkyvää nimeäsi
- Mene 'Työaikasuunnitelma' välilehdelle
- Näet sinulle lähetetyt työaikasuunnitelmat ja niiden statukset/tilat
- Paina 'Työaikasuunnitelma' linkkiä nähdäksesti työaikasuunnitelman tiedot. Tarkasta tiedot.
- Voit hyväksyä tai olla hyväksymättä ehdotusta
- Jos et hyväksy ehdotusta, voit kirjoittaa kommentit syystä, miksi työaikasuunnitelmaa ei voi hyväksyä
- Esimiehesi näkee viestin ja voi tehdä uuden ehdotuksen tai lähettää ehdotuksen muuttamatta sitä edelleen johtajalle, jolloin työaikasuunnitelma siirtyy 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.
- Kun työaikasuunnitelma hyväksytään sinun toimesta, siirtyy työaikasuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan. Seuraava käsittelijä on johtaja, joka voi tehdä lopullisen hyväksynnän työaikasuunnitelmasta.
...
Kuva 6 (oma profiili / työaikasuunnitelma / ehdotetut ja hyväksytyt työaikasuunnitelmat)
Kuva 7 (kohta jossa voi hyväksyä tai hylätä ehdotuksen)
Kuva 8 (Jos ehdotuksen hylkää, voi mukaan liittää kommentit. Jos ehdotuksen hyväksyy ei kommentteja lisätä)
...
Johtaja voi käydä Peppi välineessä tarkastamassa sekä henkilötasolla että organisaatioyksikkö kohtaisesti henkilöiden työaikasuunnitelmat. Tämä Organisaatioyksikkötasolla tarkistus tapahtuu Peppi järjestelmässä seuraavasti:
- Mene Suunnittelijan työpöydässä 'Yksiköt' palveluun,
- paina 'Yksikkölistaus' linkkiä,
- valitse hierarkiasta se organisaatioyksikkö, jonka henkilöiden työaikasuunnitelmia haluat tarkastella,
- kun olet valinnut yksikön painamalla yksikön nimeä hierarkiassa, valitse vasemmasta linkkilistasta 'Henkilöiden tunnit',
- yksikön henkilöt listautuvat taulukkoon,
- valitse oikea tarkasteluajanjakso, jolle työaikasuunnitelmat tulisi olla tehtynä - esimerkiksi syksy 2013 - kevät 2014syksy 2013,
- näet listassa yksikköön kuuluvat henkilöt ja heille tehdyt työaikasuunnitelmat. Voit tarkastella työaikasuunnitemia painamalla <pdf> linkkiä,
- hyväksy / hylkää valitsemasi työaikasuunnitelmat,
- vaihda yksikköä ja tee kohdat 2-8 jokaisen omien organisaatioyksiköittesi osalta.
...
Yksikkörakenne voi olla hyvin erilainen eri organisaatioyksiköissä. Yksiköiden rakenne ja henkilöiden asema yksiköissä on luettu HR:stä. Esimerkki rakenteellisesta erosta näkyy esimerkiksi vertailemalla "Hyvinvointi ja toimintakyky" klusterin "Apuvälinetekniikka" yksikkö ja "Tieto- ja viestintäteknologia" "Tietotekniikka" yksikköä. Henkilöiden tuntien selaamiseksi Tietotekniikan koulutusohjelma ei näe henkilöiden tunteja "Tietotekniikka" yksikössä. Vain osa henkilöistä on sijoitettu "Tietotekniikka" yksikköön. Työsuunnitelmien Kaikkien työsuunnitelmien tarkastelemiseksi on katsottava useaa yksikköä "Tietotekniikka" yksikön alta. Apuvälinetekniikassa tilanne on toinen - yksikön henkilöt ovat suoraan yksikössä "Apuvälinetekniikka".
...
Kuva 11. Edellisestä listauksesta on valittu yksikkö - "Apuvälinetekniikka"
Kuva 12. Hakemistossa "Henkilöiden tunnit" ovat yksikköön liitetyt henkilöt
Hakemiston kohdan "Henkilöiden tunnit" valinta hakee yksikköön liitetyt henkilöt. Valitse ensin aikaväli - esimerkiksi lukukausi "1.8.2013-31.12.2013". Henkilöt, henkilöiden tunnit, suunnitelman tila tulostuvat taulukkoon. Henkilöiden tunneista tulostuu kaksi saraketta: karkean tason suunnitelma, suunnittellut tunnit (työsuunnitelma etusivu) ja tehtäviltä kertyvät tunnit (toteutuksilla ja muissa tehtävissä tallennetut tehtävät henkilölle), tehtävien tunnit.
Huomaa kuvassa 12 - yhdellä henkilöllä voi olla useita työsuunnitelmia samalla 1.8.2013-31.12.2013 jaksolla ja eri jaksoilla. Kuvassa työsuunnitelmat ovat kaikki samalla jaksolla. PDF-linkkiin tulostuu työsuunnitelman alku- ja päättymispäivämäärät.
Yksikön nimen alapuolella ovat napit "Hyväksy" ja "Hylkää" joilla voi muokata valittujen (viimeisen sarakkeen valintaruutu) henkilöiden työsuunnitelman tilaa (PDF-tulostetta) . 