1 Hallinto
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle). Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimesti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
1.1 Ohjausryhmä | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
|---|---|---|---|---|---|
kokousasiakirjat | X | X | X | Allekirjoitetut kokousasiakirjat mappiin. Wikissä nähtävillä vain asianosaisille. | |
1.2 Raportit, talous ja maksatushakemukset | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
puolivuosiraportit | X | X | X | ||
väliraportit | X | ||||
kustannusseuranta | X | X | X | Wikissä saatavilla projektihenkilöstölle | |
maksatushakemuksen liitteet | X | ||||
1.3 Kilpailutukset | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
tarjouspyynnöt | X |
| |||
tarjoukset | X | ||||
tarjousten vertailu | X | ||||
päätösmuistio tms. asiakirja | X | ||||
1.4 Operatiivinen tiimi | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
tapaamisasiakirjat: kokouskutsut | X | X | X | ||
tapaamisasiakirjat: muistiot | X | X | (X) | X | Muistiot rajattu asianosaisille, mutta harkinnan mukaan, jotkut muistiot mahd. avoimena |
1.4 Kehitystiimit | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
tapaamisasiakirjat: kokouskutsut | X | X | X | ||
tapaamisasiakirjat: muistiot | X | X | (X) | X | Muistiot rajattu asianosaisille, mutta harkinnan mukaan, jotkut muistiot mahd. avoimena |
1.5 Lomakkeet | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
lomakepohjat | X | X | X | lomakkeiden jakelu wikin kautta, mahdollisuuksien mukaan myös palautus | |
(sähköinen palaute/ arviointilomakkeet ? ) | X | X | X | (X) |
|
1.6 Työkorit | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
1.6.1 Projektin hallinnointi | X | X | X | X | Kaikki muut sivulla avoimena paitsi kustannusseuranta. Osa materiaalista myös mapissa. |
1.6.2 Tiedottaminen | X | X | X | Kaikki sivuilla avoimena | |
1.6.3. Ohjausryhmä | X | X | X | Kokoonpano ja ohjeet avoimena. Allekirjoitettu kokoonpanolista mapissa. | |
1.6.4. Sosiaalinen media | X | X | Linkkejä | ||
1.6.5. Arviointi | X | X | X | Arvioinnin perusteet ja suunnittelu wikissä. Arviointien tulokset luultavasti myös avoimesti wikiin sekä mappiin. | |
1.7 Henkilöstö | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU |
|
sopimukset/työaikasuunnitelmat | (X) | X | (X) | X | tietosuoja (tieto Wikiin sopimuksen/ työaikasuunnitelman olemassaolosta? voisi helpottaa työajanseurantojen metsästystä) Tietyt henkilöstön ajankäyttösuunnitelmat ovat avoimena wikissä. |
työajanseurannat (kokonaistyöajanseuranta rahoittajalle + Metropolian oma palkanmaksulomake) | X | X | allekirjoitukset tarvitaan, lomakepohjat saatavilla wikissä | ||
perustietolomakkeet | X | X | luottamuksellisuus (yhteystiedot WIKIin? so. sposti+työnumero+työtehtävä+ajanjakso) | ||
verokortit |
| X |
| X | Talous-/henkilöstöhallinnon arkistoon. Luottamuksellisuus. |
2 Osaprojektit
Taulukossa luonnostellaan asiakirjakohtaisesti miten ja minne projektissa syntyvä materiaali tallennetaan ja arkistoidaan: projektin työtilana toimivaan Wikiin vai fyysiseen projektimappiin. Lisäksi on pohdittu tarvetta rajata pääsyä joihinkin dokumentteihin (esim. projektin hallinnoijille, projektiryhmälle).Projektin asiakirjat ovat kuitenkin avoimesti näkyvissä, mikäli ei ole syytä rajata jakelua.
2.1 Digitarinatyöpajat | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU |
|
|---|---|---|---|---|---|
Osallistujalistat |
| X |
|
| Allekirjoitettu lista on paperimuodossa |
Palautteet | X | X | Työpajoissa kerätty palaute on paperimuodossa, mahdollisuus jättää palautetta myös wikissä jälkikäteen | ||
Digitarinat | X | X | X | X | Kaikkia, jotka ovat saaneet digitarinansa valmiiksi, pyydetään täyttämään "julkista esittämistä koskeva lupa". Jos tekijä antaa luvan työnsä esittämiseen verkossa, se laitetaan wikiin (mikäli tekniikka sen sallii). Mikäli tekijä ei salli julkista esittämistä (esim teoksen henkilökohtaisuuden takia), se arkistoidaan pelkästään mappiin. |
Digitarinaopas | X | X | X |
| Opas on saatavilla ja tulostettavissa wikissä |
Koulutuskutsut | X | X | X |
| Sikäli kun niitä on olemassa, kaikista ei lähetetä kutsua. Työpajojen ajankohdat ja paikat ovat kuitenkin aina nähtävillä Digitarina-sivulla. |
Digitiimin kokouskutsut ja muistiot |
| X |
|
| Kutsut avoimesti projektin sivuilla, jotkut muistiot mahdollisesti rajattuina; näkymä vain asianosaisille |
2.2 Käsikirjoitustyökalu | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
|---|---|---|---|---|---|
Osallistujalistat koulutuksiin |
| X |
|
|
|
Käsikirjoitukset / kirjoittajien tekstit | X |
| X | X | Projektin aikana syntyneet käsikirjoitukset ja yksittäiset tekstit ovat avoimesti selattavissa verkossa viimeistään käsikirjoitusprosessin päätyttyä. Kirjoittajilta pyydetään kirjallinen hyväksyntä. |
Palautteet (työkalusta + koulutuksista) | X |
|
|
|
|
Suunnitteludokumentit | X | X | X |
|
|
Kuvaukset / Ohjeet | X | X | X |
|
|
Oppimateriaali | X |
| Oppimateriaali on tällä hetkellä wikissä, mutta tulevaisuuden sijoituspaikkaa mietitään vielä | ||
2.3 Flossmanuals | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
Tärkeimmät sähköpostit | x | x |
| x | Tärkeimmät sähköpostit joissa sovitaan jotain merkittävää (kansainvälisen listan avoimet keskustelut http://lists.flossmanuals.net/pipermail/discuss-flossmanuals.net/ joskin suurin osa teknisestä lokalisaatiokeskustelusta piilossa...) |
Markkinointi/PR-materiaali | x | x | x |
| Wikiin |
Palautteet | x | x |
|
| Wikiin |
Manuaalit/Käyttöoppaat | x | x | x |
| Kaikki käyttöoppaat osoitteessa: http://fi.flossmanuals.net |
Osallistujalistat | x |
3 Taloushallinto
3.1 Taloushallinto | WIKI | MAPPI | AVOIN | RAJATTU | |
|---|---|---|---|---|---|
laskut | X | X | |||
työajanseurannat | X | X | |||
maksatushakemus | X | X | |||
Projektin aineiston kokoaminen ja säilyttäminen
"Projektin kaikki aineisto tulee säilyttää huolellisesti. On erittäin tärkeää koota talteen asiakirjat kilpailuttamisesta, koulutukseen osallistuneista, kopiot ilmoituksista, sopimukset, ohjausryhmän pöytäkirjat, rahoituspäätökset, maksatushakemukset ja -päätökset jne.
...
| Include Page | ||||
|---|---|---|---|---|
|