HAKEMISTO
| Table of Contents |
|---|
Ennakkotietoa: nämä ohjeet ovat vanhentumassa syksyllä 2016 - uudessa organisaatiossa (2016) toimintatavat muuttuvat ja peppiä päivitetään versioon 1.4. OHJEET PÄIVITETÄÄN syksyllä 2016. Jos näet tämän tekstin ja haluat tietoja toimintatavoista, ole hyvä ja ota yteyttä oppimisjohtajaan (OT 1.9.2016).
Työsuunnitelmien hyväksyminen
| Info |
|---|
"Yhteenvetonäkymä" johtajille yksiön työaikasuunnitelmien hyväksymiseen on käytettävissä viimeistään 7.6. iltapäivällä. |
HAKEMISTO
Ohje esimiehelle >>>
Ohje johtajalle >>>
Ohje opettajalle >>>
...
(prosessi)
Alla on kuvattu suunnitelmien hyväksyntäprosessi Peppi järjestelmässä. Ohjeet työsuunnitelmien muutosprosessille löydät täältä.
| Gliffy Diagram | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Vuoden 2014 alusta 2016 työsuunnitelmat laaditaan kalenterivuodeksi kerrallaan. Siirtymävaiheessa keväällä 2013 työaikasuunnitelma on suunniteltava syyslukukaudeksi 2013. koko henkilökunnalle. Vuodeksi 2016 Opettajien työsuunnitelmat tasataan vuoden 2013 loppuun. Syyslukukaudelle kokoaikaisen opettajan työmäärä on 720h. Vuodeksi 2014 kokoaikaiselle opettajalle suunnitellaan 1600 tuntia. Vuoden 2014 2016 osalta työsuunnitelma tehdään sillä tarkkuudella kuin se keväällä syksyllä on mahdollista ja se tarkistetaan syksyllä 2014 tarkennetaan keväällä 2016. Vuoden 2014 2016 osalta työsuunnitelmat vahvistetaan viimeistään 30.11.20132015. Syyslukukauden 2014 2016 työsuunnitelmaa tarkennetaan tarvittaessa keväällä 20142016.Tavoitteena on vahvistaa syyslukukauden 2013 työsuunnitelma viimeistään 15.6. mennessä Jos/kun henkilölle tallennetaan uusia tehtäviä (hyväksyttyyn työsuunnitelmaan) keväällä 2016, niin työsuunnitelmasta on tallennettava uusi PDF-dokumentti. Opettaja tutustuu työsuunnitelmaan ja tarvittaessa neuvottelee esimiehensä kanssa työajan resursoinnista eri tehtäviin. Johtaja vahvistaa työsuunnitelman. |
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Järjestelmä ei rajoita toimintatapoja prosessin suhteen. Työsuunnitelmien hyväksyntäprosessi voidaan suorittaa järjestelmässä sähköisesti, mutta sallii myös tavan, jossa työsuunnitelmat tulostetaan ja allekirjoitetaan. Organisaatio voi tehdä itse päätöksen siitä, miten työsuunnitelmien hyväksyntä toteutetaan. Tässä esitetty tapa on yksi vaihtoehdoista ja se on se tapa, joka on järjestelmää tehdessä määritelty yhteisesti projektissa toimineiden asiantuntijoiden toimesta. |
...
| |
Versiossa 1.3 kaikille tehtäville tallentuu tila "luonnos, ehdotus, hyväksytty". Tehtävät tallentuvat "luonnos"-tilaan. Luonnos-tilassa olevat tehtävät eivät näy opettajan työpöydällä. Luonnos-tilassa olevat tehtävät vaihtavat tilaa PDF-työsuunnitelman tallennuksessa. Ammattikorkeakoulun työsuunnittelun ohjeistuksessa sanotaan "henkilölle tallennetaan uusi työsuunnitelma kun työsuunnitelmaan tulee muutoksia". Versiost 1.3 alkaen uuden tehtävän lisäys henkilölle tulkitaan työsuunnitelman muutokseksi. Tallenna henkilölle uusi PDF-työsuunnitelma kun haluat näyttää henkilölle kaikki suunnittelijan työpöydällä näkyvät tehtävät. Tehtävien tila on tullut Peppiin koska pääliköt ovat ilmoittaneet että henkilölle lisättävät tehtävät ovat hyväksytettävä henkilön esimiehellä. Tehtävien tilan lisäys on ensimmäinen vaihe, jolla haluttuun lopputulokseen päästään, Peppiin tarvitaan vielä jatkokehitystä, jotta ominaisuus voidaan ottaa käyttöön. |
Ohje esimiehille - prosessin vaiheet
- Esimies tallentaa tehtävät Peppi järjestelmään henkilölle,
- esimies lähettää työsuunnitelmaehdotuksen henkilölle (Peppi suunnittelijan työpöytä / työsuunnitelma / Hyväksyminen) Työsuunnitelma 'EhdotusEhdotettu työaikasuunnitelma' tilassa,
- henkilö tarkastaa ehdotuksen (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / Työsuunnitelma),
- henkilö hyväksyy ottaa kantaa työsuunnitelman sisältöön (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / työsuunnitelma) työsuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksiOpettaja hyväksyi ehdotuksen' tilassa,
- johtaja tarkastaa työsuunnitelmat, jotka ovat 'valmis Valmis hyväksyttäväksi' tilassa,
- johtaja hyväksyy / hylkää työsuunnitelmat yksiköittäin (Peppi suunnittelijan työpöytä / Yksiköt / Henkilöiden tunnit työsuunnitelma 'Hyväksytty' tilassa,
...
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Henkilö voi ehdottaa pyytää muutoksia ehdotukseen kirjaten vapaaseen kommenttikenttään (toiminto - opettaja hyväksyy/pyytää muutoksia ehdotetun työsuunnitelman) omat huomionsa. Esimies voi tehdä muutoksia, lähettää työsuunnitelman uudelleen tarkistettavaksi - tai jättää muutospyynnöt huomiotta ja siirtää työsuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan. Johtaja voi hyväksyä ehdotuksen , tai hylätä ehdotuksen - jolloin esimiehen on tehtävä uusi työsuunnitelma. Esimies voi lähettää uuden työsuunnitelmaehdotuksen opettajalle, mutta voi halutessaan ohittaa tämän vaiheen ja siirtää työsuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan johtajan tarkastusta varten. |
...
Esimiehen
...
näkymä - työsuunnitelman tarkistus ja hyväksyminen
Työsuunnitelman tarkastus ja hyväksyntä. (Käytä yksikkö-näkymän "Henkilöiden tunnit" -näkymää tarvittaessa apuna työsuunnitelmien ja henkilöiden hallintaan.)
- Mene suunnittelijan työpöydälle,
- Etsi henkilö, jonka työsuunnitelman haluat hyväksyntäprosessiin,
- Valitse oikea aikaväli - esimerkiksi Syksy 2013 ja Kevät 2014 "Kalenterivuosi 2016 " (työsuunnitelma generoidaan tallentuu valitulle aikavälille),
- Mene 'Hyväksyminen' välilehdelle,
- Voit tarkastella tässä kohtaa reaaliaikaista (PDF) työsuunnitelman sisältöä painamalla linkkiä 'työaikasuunnitelma'työsuunnitelma' vihreän "Tallenna PDF..."-napin vierestä,
- Kun haluat lähettää työsuunnitelman hyväksyntäprosessissa eteenpäin paina 'Lähetä hyväksyttäväksivihreää 'Tallenna PDF...',
- Valitse Lisää "Allekirjoittajat" tarvittaessa,
- Yksikkö-näkymän perustietoihin tallennetut allekirjoittaja(t) tuleva automaattisesti työsuunnitelman allekirjoittajiin.
- Työsuunnitelma lähtee henkilölle tarkistettavaksi - työsuunnitelman tila ja työsuunnitelman tehtävien tila muuttuu "luonnos"-tilasta "ehdotus"-tilaan,
a. Henkilö hyväksyy tai pyytää korjauksia työsuunnitelmaan - b. Esimies voi merkitä merkitsee työsuunnitelma "Valmis hyväksyttäväksi" tilaan.
(Kohdata 7 a ja 7 b ovat vaihtoehtoisia polkuja).
- ,
- Johtaja/esimies hyväksyy työsuunnitelman.
Kuva 1. Työsuunnitelma (kohta 4) - työsuuunnitelmaa ei ole lähetetty henkilölle.
"TyösuunnitelmaTyöaikasuunnitelma"-linkistä (pudotusvalikon oikealla puolella oleva painike) avautuu PDF-työsuunnitelma. Linkin painaminen avaa PDF-työsuunnitelman, joka on sen hetkinen työsuunnitelma on kyseisen hetken tallennettujen tehtävien tilanne järjestelmässä. Muut mahdollisesti välilehdelle tallentuneet PDF-tiedostot ovat tallennushetken tehtävien tilanne (käsittelypäivämäärä-sarake). Nämä tiedostot tallentuvat ensimmäisen rivin "Arkistoitu PDF" sarakkeen alle.
"Lähetä hyväksyttäväksiTallenna PDF..."-napista työsuunnitelma siirtyy työsuunnitelmaehdotetukseksi työsuunnitelmaehdotukseksi. Tällöin tallentuu tallennushetkinen tilanne PDF-tulosteena järjestelmään. Muutokset tehtäviin eivät Sarakkeeseen "käsittelypäivämäärä" jää tieto tallennusajasta Muutokset tehtävissä eivät tämän jälkeen muuta tallennettua PDF-tulostetta!tulosteen sisältöä! (Työsuunnitelmasta voi olla useita samanaikaisia versioita, eri versioiden sisältö voi olla erilainen).
Kuva 2. (kohta 5) työsuunnitelman allekirjoittajien lisääminen.
Työsuunnitelmassa näkyy oletusarvoisesti työsuunnitelman henkilön nimi ja kaikkien niiden henkilöiden nimet, jotka ovat merkitty ao. henkilön yksikössä allekirjoittajiksi. Allekirjoittajia voi tarvittaessa lisätä useita.. Allekirjoittaja(t) viittaavat henkilöihin joiden osallistuminen työsuunnitelman käsittelyyn halutaan osoittaa PDF-tulosteessa. Työsuunnitelmien sovellusohjeen mukaan työsuunnitelmaa ei tarvitse - ellei niin haluta - tulostaa ja allekirjoittaa. (Allekirjoittaja ei tarkoita fyysistä allekirjoitusta vaan viittaa enemminkin henkilöihin jotka ovat osallistuneet prosessiin).
Kuva 3. Työsuunnitelma - työsuuunnitelma on lähetty henkilölle.
Työsuunnitelmien tulosteita on nyt "kaksi kappaletta" näytöllä. Linkissä 20.05.2013 10.36 Kuvan linkissä "Työaikasuunnitelma" on järjestelmään tallentunut PDF-työsuunnitelman, joka on tallennushetken tallennushetken 25.10.2015 16.59 tilanne tehtävistä järjestelmässä.Seuraavan rivin sarakkeissa ovat lähetysaika, kuka työsuunnitelman on lähettänyt, Seuraavat rivin sarakkeet kuka PDF:n on tallentanut ja työsuunnitelman tila. Ylimmällä rivillä "Työaikasuunnitelma" on realiaikainen, tämän hetkinen tilanne työsuunnitelmasta.
Työsuunnitelman voi siirtää valmis hyväksyttäväksi-tilaan viimeisen sarakkeen linkillä "Hyväksy vaikka..."
(Kuva 3 on "henkilön" kuva - ei esimiehen kuva. Ota uusi kuva jossa näkyy "Hyväksy vaikka...")Sarake linkistä "Siirra johtajalle päätettäväksi" - esimies voi siirtää työsuunnitelman valmis päätettäväksi tilaan vaikka henkilö itse ei ole tehnyt mitään ehdotukselle.
Ylimmällä rivillä "Työaikasuunnitelma" on linkki realiaikaiseen PDF-tulosteeseen, kuluvan hetken tilanne työsuunnitelmasta. Kohta "Poista työaikasuunnitelma" ei ole normaalisti näkyvissä. Tallennettuja työsuunnitelmia ei voi poistaa.
Kuva 4. Työsuunnitelma - henkilö on hyväksynyt tallennetun ehdotuksen (PDF)
Kuvassa 4 . kolmannella rivillä henkilö on hyväksytyn ehdotuksen päivämäärä (2031.0508.20132015) ja aika (1209:2233), ehdotuksen hyväksyjä (LauraTuomo) ja työsuunnitelman tila (Hyväksytty ehdotus). Työsuunnitelman hyväksyy johtaja... hyväksynyt ehdotuksen).
Kuva 5. Työsuunnitelma - työsuunnitelmaa on hyväksytty
Kuvassa 5. neljännellä rivillä johtaja on hyväksynyt työsuunnitelman. Suunnitelman päivämäärä (20.05.2013) ja aika (13:12), hyväksyjä (Katri) ja työsuunnitelman tila "Hyväksytty".merkinnyt työsuunnitelman päätetyksi.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Esimiehen on hyvä lähettää viestiä (esim. sähköpostiesimerkiksi sähköpostilla) alaisille, kun työsuunnitelmat on lähetetty heille tarkastettavaksi. Tulevaisuudessa järjestelmä lähettää automaattisen viestin työpöydälle ja sähköpostiviestin henkilölle. Viestin voi halutessaan lähettää Pepin henkilönhaun kautta, jolloin saa automaattisesti lähetyksen kaikille yksikön henkilöille eikä sähköpostissa tarvitse (tätä tehtävää varten) ylläpitää henkilölistoja Lisäksi esimiehen on huolehdittava siitä, että työaikasuunnitelmat työsuunnitelmat ovat valmiita valmiit johtajalle sovitun prosessin ja aikataulun mukaisesti. Johtajaa on hyvä informoida, kun kaikkien henkilöiden työaikasuunnitelmat työsuunnitelmat ovat valmiita hänen käsittelyään varten. |
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Tallennettuja työaikasuunnitelmia työsuunnitelmia ei pääsääntöisesti poisteta järjestelmästä. Tähän liittyy kuitenkin poikkeuksia, jotka on lueteltu alla. Työaikasuunnitelman Työsuunnitelman voi poistaa järjestelmästä koulutuspäällikkö päällikkö seuraavissa tilanteissa:
Työaikasuunnitelmaa Työsuunnitelmaa ei voida poistaa järjestelmästä, jos se on hyväksytty tilassa. Jos työaikasuunnitelmaan työsuunnitelmaan tehdään muutoksia hyväksyntäprosessin jälkeen, tulee käyttäjän generoida uusi työaikasuunnitelma työsuunnitelma, jolloin järjestelmässä näkyy sekä vanha , että uusi työaikasuunnitelmatyösuunnitelma. Ohjeet työaikasuunnitelman työsuunnitelman muutosprosessille löydät täältä. |
Ohje johtajille
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
K: henkilölle on tallennettu työsuunnitelma. Työsuunnitelma löytyy työsuunnitelma-haussa. Yhdellä tai useammalla henkilöllä "Yksikkö" > "Henkilöiden tunnit" kohdassa en näy henkilön kohdalla tallennettu PDF-dokumenttia kun haen syksyn 2013 työsuunnitelmaa? V: Edellä "Esimiehen näkymä" otsikon alla kohdassa 3 mainitaan "Valitse oikea aikaväli". Jos työsuunnitelman PDF-dokumentti on tallennettu esimerkiksi aikavälille "Syksy 2013 - Syksy 2015", niin "Yksikkö" > "Henkilöiden tunnit" kohdassa ei löydy haulla "Syksy 2013" työsuunnitelmaa. |
Työsuunnitelma - tehtäväkokonaisuus-välilehti ja tehtävät-välilehti
Työsuunnitelmassa on useita välilehtiä suunnittelijan - ja opettajan työpöydällä. Etusivulla on tehtäväsuunnitelma. Tehtäväsuunnitelmaan tallennetaan henkilön kauden suunniteltu henkilöresurssin käyttö. Esimerkiksi Metropoliassa suunitellaan henkilöresurssin käyttöä kahdelle lukukaudelle tehtävätyyppeihin "Opetus, Hallinto, Osaamisen kehittäminen, Liiketoiminta, KIT, Esimiestyö".
Tehtäväsuunnitelmasta syntyy tieto siitä mikä on henkilön suunniteltu vuosityöaika.
Tehtävät-välilehdelle tallentuvat henkilöön liitetyt tehtävät. Järjestelmän käyttötavasta seuraa, että tehtävät-välilehden sisältö voi muuttua koska tahansa ja sen sisältö ei ole henkilön esimiehen hallinnoitavissa. Henkilön esimies omistaa tehtäväsuunnitelman. Sen sisältöä ylläpitää henkilöesimies. Kun henkilölle tallennetaan tehtäviä ja tehtäviä voi tallentaa kuka tahansa suunnittelijan oikeuksin, on ymmärrettävä työsuunnitelman ja tehtävälistauksen sisällöllinen ero. Työsuunnitelma on henkilölle tallennettu PDF-suunnitelma. Sen sisältö ei muutu tallennuksen jälkeen. PDF-suunnitelmassa olevat tehtävät ovat työsuunnitelman hyväksymisvaiheen tilanteen tehtävät.
Henkilöstö- ja palkkahallinnossa on annettu ohjeeksi että jos henkilön tehtävien sisältö, tehtävien tuntimäärä ja/tai kustannustunnisteet muuttuvat merkittävästi, on työsuunnitelmasta tallennettava uusia versio (PDF).
Metropolian toimintatavoista seuraa että tehtävä-listaus ja PDF-suunnitelma eivät vastaa toisiaan kuin kaksi kertaa vuodessa. Ensimmäisen kerran työsuunnitelmaa tallennettaessa 30.11.2014 ja toisen kerran 31.5.2015 syksyn tehtäviä täsmennettäessä. Näiden päivien jälkeen 1.12. ja 1.6. luetaan Pepistä tehtävien kustannustunnisteet ja prosenttijako tunnisteille. Tieto tallennetaan palkkaohjelmaan palkkakustannusten kohdentamiseksi.
(Palkkakustannusten kohdennusten parantamiseksi keväällä 2015 ja syksyllä 2015 automatisoidaan palkkakustannusten kohdennus ja täsmäytys tapahtuvaksi kuukausittain. Tavoitteena on parantaa palkkakustannusten kohdentumista merkittävästi syksystä 2015 alkaen).<tekstiä>
Ohje opettajalle - henkilön (opettajan) näkymät:
Jos henkilön esimies on lähettänyt henkilölle (opettajalle) työaikasuunnitelman työsuunnitelman tarkasteltavaksi, voi henkilö (opettaja) nähdä ja tarkastaa ehdotuksen seuraavasti:
- Mene Pepin opettajan työpöytään
- Paina oikeassa yläkulmassa näkyvää nimeäsi
- Mene 'Työaikasuunnitelma' välilehdelle
- Näet sinulle lähetetyt työaikasuunnitelmat työsuunnitelmat ja niiden statukset/tilat
- Paina 'Työaikasuunnitelma' linkkiä nähdäksesti työaikasuunnitelman työsuunnitelman tiedot. Tarkasta tiedot.
- Voit hyväksyä tai olla hyväksymättä ehdotusta
- Jos et hyväksy ehdotusta, voit kirjoittaa kommentit syystä, miksi työaikasuunnitelmaa työsuunnitelmaa ei voi hyväksyä
- Esimiehesi näkee viestin ja voi tehdä uuden ehdotuksen tai lähettää ehdotuksen muuttamatta sitä edelleen johtajalle, jolloin työaikasuunnitelma työsuunnitelma siirtyy 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.
- Kun työaikasuunnitelma työsuunnitelma hyväksytään sinun toimesta, siirtyy työaikasuunnitelma työsuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan. Seuraava käsittelijä on johtaja, joka voi tehdä lopullisen hyväksynnän työaikasuunnitelmastatyösuunnitelmasta.
Kuva 1 6 (oma profiili / työaikasuunnitelma työsuunnitelma / ehdotetut ja hyväksytyt työaikasuunnitelmattyösuunnitelmat)
Kuva 2 7 (kohta jossa voi hyväksyä tai hylätä ehdotuksen)
Kuva 3 8 (Jos ehdotuksen hylkää, voi mukaan liittää kommentit. Jos ehdotuksen hyväksyy ei kommentteja lisätä)
Johtajan näkymä
...
Johtaja voi käydä Peppi välineessä tarkastamassa sekä henkilötasolla että organisaatioyksikkö kohtaisesti eri henkilöiden työsuunnitelmat. Henkilötasolla työsuunnitelmia voi selata kohdasta Henkilö > Työaikasuunnitelma > Hae henkilö välilehdeltä "Hyväksyminen".
Organisaatioyksikkötasolla tarkistus työaikasuunnitelmien tilantaan. Lisäksi johtaja voi käydä tarkistamassa työaikasuunnitelmat, jotka ovat 'Valmis hyväksyttäväksi' tilassa'. Tämä tapahtuu Peppi järjestelmässä seuraavasti:
- Päällikkö lähettää viestin "Työsuunnitelmat ovat valmiit hyväksyttäväksi yksikössä XYZ",
- mene Mene Suunnittelijan työpöydässä 'Yksiköt' palveluun,
- Paina paina 'Yksikkölistaus' linkkiä,
- Valitse valitse hierarkiasta se organisaatioyksikkö, jonka henkilöiden työaikasuunnitelmia työsuunnitelmia haluat tarkastella,
- Kun kun olet valinnut yksikön painamalla yksikön nimeä hierarkiassa, valitse vasemmasta linkkilistasta 'Henkilöiden tunnit'
- Saat listan henkilöistä
- ,
- yksikön henkilöt listautuvat taulukkoon,
- valitse Valitse oikea tarkasteluajanjakso, jolle työaikasuunnitelmat työsuunnitelmat tulisi olla tehtynä. Esim. s2013 - k2014tehtynä - esimerkiksi syksy 2013 - syksy 2013,
- näet Näet listassa yksikköön kuuluvat henkilöt ja heille tehdyt työaikasuunnitelmat. Voit tarkastella työaikasuunnitemia painamalla <pdf> linkkiä.
- Hyväksy / hylkää valitsemasi työaikasuunnitelmat
- Jos hylkäät työaikasuunnitelmaehdotuksen, voit liittää mukaan kommentteja, jotka ovat koulutuspäällikön nähtävissä
- työsuunnitelmat.
- voit tarkastella tallennettua työsuunnitemaa painamalla <pdf> linkkiä ja henkilön reaaliaikaista työsuunnitelmaa painamalle henkilön nimi-linkkiä (joilloin siirrytään työsuunnitelma-näkymään),
- hyväksy / hylkää valitut (rasti ruutuun) työsuunnitelmat;
- vaihda Vaihda yksikköä ja tee kohdat 12-8 jokaisen omien yksiköittesi osalta.
...
- organisaatioyksiköittesi osalta.
Yksiköt-palvelussa avautuu automaattisesti henkilön "oma" yksikkö.
Kuva 9. Yksikkö-näkymä on valittuna
Yksikkö-näkymässä näytetään oletusarvoisesti käyttäjän oma yksikkö. Yksikkö-näkymän listaukseen tulevat vain ne henkilöt, jotka liittyvät ao. yksikköön - eivät yksikön aliyksiköiden henkilöt. Yksikköä voi vaihtaa hakemiston kohdassa "Yksikkölistaus".
Kuva 10. Yksikkölistauksesta voi siirtyä muihin yksiköihin
Yksikkölistauksessa koulutusyksiköt ovat vararehtorin alla klustereissa. Klusterina alta löytyvät koulutusyksiköt (Metropolian koulutusyksiköt eivät ole "koulutusohjelma" vaikka yksiköille on annettu koulutusohjelman nimi).
Yksikkörakenne voi olla hyvin erilainen eri organisaatioyksiköissä. Yksiköiden rakenne ja henkilöiden asema yksiköissä on luettu HR:stä. Esimerkki rakenteellisesta erosta näkyy esimerkiksi vertailemalla "Hyvinvointi ja toimintakyky" klusterin "Apuvälinetekniikka" yksikkö ja "Tieto- ja viestintäteknologia" "Tietotekniikka" yksikköä. Henkilöiden tuntien selaamiseksi Tietotekniikan koulutusohjelma ei näe henkilöiden tunteja "Tietotekniikka" yksikössä. Vain osa henkilöistä on sijoitettu "Tietotekniikka" yksikköön. Kaikkien työsuunnitelmien tarkastelemiseksi on katsottava useaa yksikköä "Tietotekniikka" yksikön alta. Apuvälinetekniikassa tilanne on toinen - yksikön henkilöt ovat suoraan yksikössä "Apuvälinetekniikka".
Kuva 11. Edellisestä listauksesta on valittu yksikkö - "Apuvälinetekniikka"
Kuva 12. Hakemistossa "Henkilöiden tunnit" ovat yksikköön liitetyt henkilöt
Hakemiston kohdan "Henkilöiden tunnit" valinta hakee yksikköön liitetyt henkilöt. Valitse ensin aikaväli - esimerkiksi lukukausi "1.8.2013-31.12.2013". Henkilöt, henkilöiden tunnit, suunnitelman tila tulostuvat taulukkoon. Henkilöiden tunneista tulostuu kaksi saraketta: karkean tason suunnitelma, suunnittellut tunnit (työsuunnitelma etusivu) ja tehtäviltä kertyvät tunnit (toteutuksilla ja muissa tehtävissä tallennetut tehtävät henkilölle), tehtävien tunnit.
Huomaa kuvassa 12 - yhdellä henkilöllä voi olla useita työsuunnitelmia samalla 1.8.2013-31.12.2013 jaksolla ja eri jaksoilla. Kuvassa työsuunnitelmat ovat kaikki samalla jaksolla. PDF-linkkiin tulostuu työsuunnitelman alku- ja päättymispäivämäärät.
Yksikön nimen alapuolella ovat napit "Hyväksy" ja "Hylkää" joilla voi muokata valittujen (viimeisen sarakkeen valintaruutu) henkilöiden työsuunnitelman tilaa (PDF-tulostetta) 
Työsuunnitelmien raportointi, palkka- ja taloushallinto
Koulutuksen suunnittelun tiedoista siirtyvät tiedot tehtävien kustannusten jakautumisesta kustannuspaikoille palkka- ja taloushallinnon käyttöön. Taloushallinto ei käsittele eikä siirrä tietoja vaan käyttää työsuunnitelmien tarkistusraportteja tietojen tallennusten laadun tarkkailuun. Palkkahallinto käyttää Pepistä tehtävää raportointi siirtäen palkkahallinnon sovellukseen lukukausitasolla henkilön töiden jakautumisen prosenttiosuuksina kustannuspaikoille. Ts. jos palkkojen kustannuspaikojen kohdentumisessa on virhe, virheen lähde on Pepissä tallennettujen tehtävien kustannuspaikkajako.
| Info |
|---|
Henkilökunnan tehtävien kustannuspaikkajako on luettava aina ja vain Pepistä. Tehtävien kustannuspaikkajako luetaan aina reaaliaikaisesti Pepistä - ei Peppiin tallennetuista PDF-dokumenteista.
|