...
Käytännön tekeminen auttaa hahmottamaan kokonaisuutta
Hankkeen ensimmäisten Ensimmäisten kolmen kuukauden aikana projektissa työskenteli kaksi ihmistä osa-aikaisesti: . Nämä olivat projektipäällikkö ja kesätyönä hankkeen verkkosivut toteuttanut opiskelija, jonka työ oli urakkaluonteinen. Opiskelijan tehtävänä tehtävä oli luoda teknisesti toimivat pohjat hankkeen verkkosivuiksi, jotta niitä voitaisiin täydentää sisällöllisesti ja kehittää eteenpäin hankkeen edetessä. Opiskelija ja projektipäällikkö Milla ideoivat vaihtoehtoja aluksi yhdessä, jonka jälkeen opiskelija sai vetäytyä oman asiantuntijuutensa kanssa työstämään kokonaisuutta itseitsenäisesti eteenpäin.
Hankkeen neljännellä toimintakuukaudella projektisuunnittelija Jussi astui mukaan tiimiin. Projektisuunnittelija ja -päällikkö olivat tehneet töitä yhdessä aiemminkin. Henkilöiden tutustumisvaihetta Tutustumisvaihetta ei käyty lävitse, vaan voitiin siirtyä suoraan uuden hankkeen pariin ja toimimaan käytännössä. Ensimmäiset viikot kuluivat käytännön toimintaan.
Aikaa kului toiminnan suunnitteluun, ideointiin ja kokonaisuuden hahmottamiseen. Pyrittiin hakemaan yhteistä käsitystä siitä, mistä hankkeessa on todellisuudessa kyse. Käytännön toimina projektisuunnittelija Jussi auttoi opiskelijaa viimeistelemään verkkosivut, jonka jälkeen päästiin tuottamaan verkossa julkaistavaa verkkoon tietoa hankkeen toiminnasta.
Hankkeen operationaalisen työn vaiheistamista ja sisältökokonaisuuksien palastelua auttoi se, että ensimmäisenä käytännön tehtävänä oli tuottaa toimiva verkkosivusto täysin nollasta. Konkreettisen viestintäkanavan rakentaminen auttoi mallintamaan laajemmat kokonaisuudet laajempia kokonaisuuksia ja niiden osatavoitteet pääpiirteittäinosatavoitteita.
Tiimityö tarvitsee tekijöitäKetterästi oman tehtävän rajojen ulkopuolelle
Hankkeen viidennellä toimintakuukaudella mukaan tuli kuukaudella tiimin jäseneksi liittyi projektisuunnittelija Susanna, jonka kanssa Milla ja Jussi eivät olleet aiemmin työskennelleet. He olivat kuitenkin olleet mukana rekrytoimassa, haastatelleet Susannaa ja todenneet hänet tehtävään päteväksi, kokeneeksi sekä persoonaltaan sopivasti ryhmädynamiikkaa täydentäväksi. Susannan tiimiin saapuminen oli siis iloinen, odotettu tapahtuma.
Työskentelyn helpottamiseksi tarvitaan ehdottomasti yhteinen fyysinen tila, jossa tiimi voi heitellä ajatuksiaan kesken päivittäisen työskentelyn. Sähköiset alustat voivat olla kovasti käytössä, mutta muutakin kommunikaatiota tarvitaan.
Ketteryys oman tehtävän ulkopuolelle
Projektisuunnittelijoiden ja projektipäällikön toimenkuvat ja vastuut on lueteltu työsopimuksissa ja hanketoimintaa kuvaavassa tehtäväluettelossa. Kullakin on selkeästi määrätyt alueensa hankkeessa. Pienen tiimin jäsenten osaamisalueissa on paljon päällekkäisyyksiä.
Yhteisen tekemisen meiningistä kumpuavaa toimintakulttuuri, jossa Toimintakulttuurissa pyritään ketteryyteen. Tästä johtuen on On luontevaa, ettei ennalta määritellyistä työtehtävistä tarvitse muodostua muodostu ylittämätöntä raja-aitaa. Hyvin toimiva Vyyhti-tiimi on organisoitu selkeästi. Jokainen siinä työskentelevä ymmärtää omat päävastuualueensa, mutta kykenee tarvittaessa auttamaan muita. Tiimissä ei kuulla lausetta "ei kuulu toimenkuvaani".
Millalla ja Susannalla on yhteinen koulutustausta, joka auttaa heitä ymmärtämään toistensa näkemyksiä käytännön tekemisessä, prosesseissa ja menetelmissä. Projektipäällikön tehtävä on tukea entuudestaan toisilleen vieraiden suunnittelijoiden keskinäistä tutustumista ja yhteistyön luontevaa sujumista. Yhtä lailla projektipäällikön ja myöhemmin mukaan tulleen suunnittelijan välinen tutustuminen on lähtenyt käyntiin työnteon lomassa.
Koko tiimi on orientoitunut työstämään hanketta tietyn ajan. Suuria periaatekysymyksiä ei ole tarvinnut ratkoa. Työote on tavoitteellinen, työkulttuuri on neuvotteleva ja toisia tukeva. Koska koko tiimi tavoittelee samaa päämäärää, on hyvin luontevaa, että tiimin sisällä annetaan tehtäväroolien rajojen yli tarvittaessa ideoita, ehdotuksia ja apua toisille.
Vyyhti-hankkeen tiimiin onkin muodostunut motto "kaikki tekevät".
Projektipäällikkö fasilitoijana
Millalla ja Susannalla on yhteinen koulutustausta, joka auttaa heitä ymmärtämään toistensa näkemyksiä käytännön tekemisessä, prosesseissa ja menetelmissä. Projektipäällikön tehtävä on tukea entuudestaan toisilleen vieraiden suunnittelijoiden keskinäistä tutustumista ja yhteistyön luontevaa sujumista. Yhtä lailla projektipäällikön ja myöhemmin mukaan tulleen suunnittelijan välinen tutustuminen on lähtenyt käyntiin työnteon lomassa.
Projektipäällikkö on yksi tiimin jäsenistä, mutta kuitenkin johtaa operationaalista työtä ja vastaa kokonaisuudesta. Fasilitoivan otteen toteuttamista helpottaa Vyyhti-hankkeessa se, että projektipäällikkö ei ole virallisesti suunnittelijoiden tai muiden hankkeessa työskentelevien esimies. Tämä vapauttaa projektipäällikön organisaatiohierarkian joskus mukanaan tuomasta asemavallan paineesta.
Projektipäälliköllä on toki hanketyössä vastuunsa ja selkeä oma roolinsa. Vyyhti-hankkeen tiimiin on muodostunut motto, "kaikki tekevät". Päällikön titteli ei Titteli ei silti vapauta käytännön toimien tekemisestä. Projektipäällikkö ; päällikkö roudaa pöytiä kickoff-tilaisuutta varten, siinä missä muutkin. Päällikkö voi Päällikön velvollisuus on toki tarvittaessa delegoida tehtäviä ja hänen täytyy myös tarvittaessa priorisoida tekemistä. Hyvin fasilitoidussa hankkeessa suuria yllätyksiä ei ole odotettavissa.Tämä vaatii päälliköltä oman työn organisoimista ja itsensä johtamista.
Fasilitoivaan työotteeseen projektipäällikön roolissa voi päästä (Projektipäällikön roolissa korostuu Vyyhti-hankkeen kokemusten perusteella):
1. Fasilitoivan projektinvetäjän on oltava rehellinen sekä itselleen että tiimilleen.. Olemalla peloton epäonnistumisten edessä.
Jos mokaa, yleensä saa luvan yrittää uudelleen.
2. Pyrkimällä aitouteen ja rehellisyyteen, sekä itseään että tiimiään kohtaan.
Työrooli voi vaatia tietynlaista käyttäytymistä erilaisissa tilanteissa.
Työyhteisössä samojen ihmisten kanssa pitempään toimiessa on kuitenkin melko hyödytöntä yrittää suorastaan valehdella esimerkiksi osaamistaan paremmaksi kuin on.
Jokaisessa on hitusen säröjä, vaivoja tai puutteita. Kukin tietysti paljastaa työyhteisössä persoonastaan vain sopivimmaksi katsoman määrän. Ihmisen kokonaistyytyväisyyden kannalta lie epäedullista, jos työroolin identiteetti ja "aito minä" ovat kovin etäällä toisistaan. Surullista on, jos työyhteisössä ei syystä tai toisesta voi antaa persoonansa lainkaan näkyä.
3. Välttämällä Suuren Johtajan roolia. Sitä ei voi ottaa, se 2. Suuren johtajan roolia ei ole syytä ottaa. Se annetaan tiiminjäsenten ja sidosryhmien toimesta, jos sen on tekemisellään ansainnut.
3. Projektipäällikkö ei välttämättä aina osaa sanoa parasta ratkaisua joka tilanteessa, eikä hän koskaan ole paras sisältöasiantuntija, vaan pikemminkin yleispätevä osaaja, joka tietää kaikesta vähän, muttei mistään erityisestä kovin syvällisesti. Omien kompetenssiensa puutteiden myöntäminen itselle on tärkeintä.
Kommunikaation merkitys työyhteisössä
Projektipäällikön on osattava myös:
- kommunikoida avoimesti
- luottaa ja tiimissä toimivien on voitava kommunikoida avoimesti. Päällikön on kyettävä luottamaan tiiminsä asiantuntijoiden osaamiseen ja motivaatioon- annettava . Toimivassa tiimissä annetaan aikaa suunnitelmille ja ihmisten ideoille aikaa kypsyä- . Päällikön on neuvoteltava sopivan säännöllisesti tiiminjäsentensä kanssa- varmistettava että , näin voi varmistaa, että tekemisen suunta pysyy oikeana.
Päällikön on rehellisesti ja avoimesti voitava ottaa vastaan palautetta omasta työstään. Erityisen tärkeää on kommunikaation vastavuoroisuus, eli päällikön on myös annettava palautetta tiiminsä jäsenille. Ansaittu, kannustava palaute lisää intoa ; innostunut tekemiseen. Innostunut ilmapiiri tuottaa hyvää mieltä ; ja hyvä mieli kasvattaa tiimin yhtenäisyyden tunnetta; yhtenäinen . Yhtenäinen ja innostunut tiimi saa aikaiseksi paljon, mutta vahvistuu sietämään myös epäonnistumisia tai hetkiä, jolloin rakentava palaute on tarpeen. Hyvin toimiva .Tärkeää on siis huomioida paitsi osaaminen ja tieto, myös työskentelevien ihmisten tunneulottuvuudet.
Hienointa on, kun hyvin toimiva, motivoitunut ja osaava tiimi viestii myös ulospäin tekemisen iloaan, ja parhaimmillaan . Sen myötä myös ulkopuolisten toimijoiden halukkuus kiinnostus osallistua hankkeen toimintaan kasvaa ja hankkeen vaikutuspiiri laajenee entisestään.