Työyhteisöissä fasilitointia tapahtuu sekä virallisesti että epävirallisesti. Fasilitoija, fasilitaattori voi olla jonkun työnimike. Joku saattaa luontevasti ottaa fasilitoijan roolin itselleen, ilman että siitä erillistä määräystä annetaan. Se ei välttämättä sovellu kaikille aloille, kaikille organisaatiohierarkian portaille eikä jokaisen persoonallisuuden piirteille, mutta fasilitoivaan otteeseen perustuvaan työkulttuuriin on sujahdettu vaikeuksitta (ainakin alkuvaiheessa) Vyyhti-hankkeessa. Toimintatavan valinta on tapahtunut ehkä enemmän luonnostaan ja vähemmän tarkoitushakuisen tiedostavasti.
Vyyhti-hankkeen tiimissä Metropolia ammattikorkeakoulun kulttuurin ja luovan alan tulosyksikössä työskentelevät projektipäällikkö Milla ja projektisuunnittelijat Jussi ja Susanna. Kerron tässä mikroartikkelissa Vyyhti-tiimin toimintaa ja pohtimaan, mitä iloa toimintatavasta on hankkeelle.
Käytännön tekeminen auttaa hahmottamaan kokonaisuutta
Hankkeen ensimmäisten kolmen kuukauden aikana projektissa työskenteli kaksi ihmistä osa-aikaisesti: projektipäällikkö ja kesätyönä hankkeen verkkosivut toteuttanut opiskelija, jonka työ oli urakkaluonteinen. Opiskelijan tehtävänä oli luoda teknisesti toimivat pohjat hankkeen verkkosivuiksi, jotta niitä voitaisiin täydentää sisällöllisesti ja kehittää eteenpäin hankkeen edetessä. Opiskelija ja projektipäällikkö ideoivat vaihtoehtoja aluksi yhdessä, jonka jälkeen opiskelija sai vetäytyä oman asiantuntijuutensa kanssa työstämään kokonaisuutta itse.
Hankkeen neljännellä toimintakuukaudella projektisuunnittelija Jussi astui mukaan tiimiin. Projektisuunnittelija ja -päällikkö olivat tehneet töitä yhdessä aiemminkin. Henkilöiden tutustumisvaihetta ei käyty lävitse, vaan voitiin siirtyä suoraan uuden hankkeen pariin ja toimimaan käytännössä. Ensimmäiset viikot kuluivat toiminnan suunnitteluun, ideointiin ja kokonaisuuden hahmottamiseen. Pyrittiin hakemaan yhteistä käsitystä siitä, mistä hankkeessa on todellisuudessa kyse. Käytännön toimina projektisuunnittelija auttoi opiskelijaa viimeistelemään verkkosivut, jonka jälkeen päästiin tuottamaan verkossa julkaistavaa tietoa hankkeen toiminnasta.
Hankkeen operationaalisen työn vaiheistamista ja sisältökokonaisuuksien palastelua auttoi se, että ensimmäisenä käytännön tehtävänä oli tuottaa toimiva verkkosivusto täysin nollasta. Konkreettisen viestintäkanavan rakentaminen auttoi mallintamaan laajemmat kokonaisuudet ja niiden osatavoitteet pääpiirteittäin.
Tiimityö tarvitsee tekijöitä
Hankkeen viidennellä toimintakuukaudella mukaan tuli projektisuunnittelija Susanna, jonka kanssa Milla ja Jussi eivät olleet aiemmin työskennelleet. He olivat kuitenkin olleet mukana rekrytoimassa, haastatelleet Susannaa ja todenneet hänet tehtävään päteväksi, kokeneeksi sekä persoonaltaan sopivasti ryhmädynamiikkaa täydentäväksi. Susannan tiimiin saapuminen oli siis iloinen, odotettu tapahtuma.
Työskentelyn helpottamiseksi tarvitaan ehdottomasti yhteinen fyysinen tila, jossa tiimi voi heitellä ajatuksiaan kesken päivittäisen työskentelyn. Sähköiset alustat voivat olla kovasti käytössä, mutta muutakin kommunikaatiota tarvitaan.
Ketteryys oman tehtävän ulkopuolelle
Projektisuunnittelijoiden ja projektipäällikön toimenkuvat ja vastuut on lueteltu työsopimuksissa ja hanketoimintaa kuvaavassa tehtäväluettelossa. Kullakin on selkeästi määrätyt alueensa hankkeessa. Pienen tiimin jäsenten osaamisalueissa on paljon päällekkäisyyksiä. Toimintakulttuurissa pyritään ketteryyteen. Tästä johtuen on luontevaa, ettei ennalta määritellyistä työtehtävistä tarvitse muodostua ylittämätöntä raja-aitaa. Hyvin toimiva Vyyhti-tiimi on organisoitu selkeästi. Jokainen siinä työskentelevä ymmärtää omat päävastuualueensa, mutta kykenee tarvittaessa auttamaan muita. Tiimissä ei kuulla lausetta "ei kuulu toimenkuvaani".
Millalla ja Susannalla on yhteinen koulutustausta, joka auttaa heitä ymmärtämään toistensa näkemyksiä käytännön tekemisessä, prosesseissa ja menetelmissä. Projektipäällikön tehtävä on tukea entuudestaan toisilleen vieraiden suunnittelijoiden keskinäistä tutustumista ja yhteistyön luontevaa sujumista. Yhtä lailla projektipäällikön ja myöhemmin mukaan tulleen suunnittelijan välinen tutustuminen on lähtenyt käyntiin työnteon lomassa.
Koko tiimi on orientoitunut työstämään hanketta tietyn ajan. Suuria periaatekysymyksiä ei ole tarvinnut ratkoa. Työote on tavoitteellinen, työkulttuuri on neuvotteleva ja toisia tukeva. Koska koko tiimi tavoittelee samaa päämäärää, on hyvin luontevaa, että tiimin sisällä annetaan tehtäväroolien rajojen yli tarvittaessa ideoita, ehdotuksia ja apua toisille.
Projektipäällikkö fasilitoijana
Projektipäällikkö on yksi tiimin jäsenistä, mutta kuitenkin johtaa operationaalista työtä ja vastaa kokonaisuudesta. Fasilitoivan otteen toteuttamista helpottaa Vyyhti-hankkeessa se, että projektipäällikkö ei ole virallisesti suunnittelijoiden tai muiden hankkeessa työskentelevien esimies. Tämä vapauttaa projektipäällikön organisaatiohierarkian joskus mukanaan tuomasta asemavallan paineesta.
Projektipäälliköllä on toki hanketyössä vastuunsa ja selkeä oma roolinsa. Vyyhti-hankkeen tiimiin on muodostunut motto, "kaikki tekevät". Päällikön titteli ei vapauta käytännön toimien tekemisestä. Projektipäällikkö roudaa pöytiä kickoff-tilaisuutta varten, siinä missä muutkin. Päällikkö voi toki tarvittaessa delegoida tehtäviä ja hänen täytyy myös tarvittaessa priorisoida tekemistä. Hyvin fasilitoidussa hankkeessa suuria yllätyksiä ei ole odotettavissa.
Projektipäällikön roolissa korostuu Vyyhti-hankkeen kokemusten perusteella:
1. Fasilitoivan projektinvetäjän on oltava rehellinen sekä itselleen että tiimilleen.
2. Suuren johtajan roolia ei ole syytä ottaa. Se annetaan tiiminjäsenten ja sidosryhmien toimesta, jos sen on tekemisellään ansainnut.
3. Projektipäällikkö ei välttämättä aina osaa sanoa parasta ratkaisua joka tilanteessa, eikä hän koskaan ole paras sisältöasiantuntija, vaan pikemminkin yleispätevä osaaja, joka tietää kaikesta vähän, muttei mistään erityisestä kovin syvällisesti.
Projektipäällikön on osattava myös:
- kommunikoida avoimesti
- luottaa tiiminsä asiantuntijoiden osaamiseen ja motivaatioon
- annettava suunnitelmille ja ihmisten ideoille aikaa kypsyä
- neuvoteltava säännöllisesti tiiminjäsentensä kanssa
- varmistettava että suunta pysyy oikeana.
Päällikön on rehellisesti ja avoimesti voitava ottaa vastaan palautetta omasta työstään. Erityisen tärkeää on kommunikaation vastavuoroisuus, eli päällikön on myös annettava palautetta tiiminsä jäsenille. Ansaittu, kannustava palaute lisää intoa; innostunut ilmapiiri tuottaa hyvää mieltä; hyvä mieli kasvattaa tiimin yhtenäisyyden tunnetta; yhtenäinen ja innostunut tiimi saa aikaiseksi paljon, mutta vahvistuu sietämään myös epäonnistumisia tai hetkiä, jolloin rakentava palaute on tarpeen. Hyvin toimiva tiimi viestii myös ulospäin tekemisen iloaan, ja parhaimmillaan ulkopuolisten toimijoiden halukkuus osallistua hankkeen toimintaan kasvaa.