HAKEMISTO
| Table of Contents |
|---|
...
Ennakkotietoa: nämä ohjeet ovat vanhentumassa syksyllä 2016 - uudessa organisaatiossa (2016) toimintatavat muuttuvat ja peppiä päivitetään versioon 1.4. OHJEET PÄIVITETÄÄN syksyllä 2016. Jos näet tämän tekstin ja haluat tietoja toimintatavoista, ole hyvä ja ota yteyttä oppimisjohtajaan (OT 1.9.2016).
Työsuunnitelmien hyväksyminen (prosessi)
Alla on kuvattu suunnitelmien hyväksyntäprosessi Peppi järjestelmässä. Ohjeet työsuunnitelmien muutosprosessille löydät täältä.
...
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Vuoden 2014 alusta 2016 työsuunnitelmat laaditaan kalenterivuodeksi kerrallaan. Siirtymävaiheessa keväällä 2013 työsuunnitelma on suunniteltava syyslukukaudeksi 2013 ja syyslukukaudella kalenterivuodeksi 2014.Opettajien työsuunnitelmat tasataan vuoden 2013 loppuun. Syyslukukaudelle kokoaikaisen opettajan työmäärä on 720h koko henkilökunnalle. Vuodeksi 2014 2016 kokoaikaiselle opettajalle suunnitellaan 1600 tuntia. Vuoden 2014 2016 osalta työsuunnitelma tehdään sillä tarkkuudella kuin se keväällä syksyllä on mahdollista ja se tarkennetaan syksyllä 2014 keväällä 2016. Vuoden 2014 2016 osalta työsuunnitelmat vahvistetaan viimeistään 30.11.20132015. Syyslukukauden 2014 2016 työsuunnitelmaa tarkennetaan tarvittaessa keväällä 2014keväällä 2016. Jos/kun henkilölle tallennetaan uusia tehtäviä (hyväksyttyyn työsuunnitelmaan) keväällä 2016, niin työsuunnitelmasta on tallennettava uusi PDF-dokumentti. Opettaja tutustuu työsuunnitelmaan ja tarvittaessa neuvottelee esimiehensä kanssa työajan resursoinnista eri tehtäviin. Johtaja vahvistaa työsuunnitelman. |
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Järjestelmä ei rajoita toimintatapoja prosessin suhteen. Työsuunnitelmien hyväksyntäprosessi voidaan suorittaa järjestelmässä sähköisesti, mutta sallii myös tavan, jossa työsuunnitelmat myös tulostetaan ja allekirjoitetaan. |
...
| |
Versiossa 1.3 kaikille tehtäville tallentuu tila "luonnos, ehdotus, hyväksytty". Tehtävät tallentuvat "luonnos"-tilaan. Luonnos-tilassa olevat tehtävät eivät näy opettajan työpöydällä. Luonnos-tilassa olevat tehtävät vaihtavat tilaa PDF-työsuunnitelman tallennuksessa. Ammattikorkeakoulun työsuunnittelun ohjeistuksessa sanotaan "henkilölle tallennetaan uusi työsuunnitelma kun työsuunnitelmaan tulee muutoksia". Versiost 1.3 alkaen uuden tehtävän lisäys henkilölle tulkitaan työsuunnitelman muutokseksi. Tallenna henkilölle uusi PDF-työsuunnitelma kun haluat näyttää henkilölle kaikki suunnittelijan työpöydällä näkyvät tehtävät. Tehtävien tila on tullut Peppiin koska pääliköt ovat ilmoittaneet että henkilölle lisättävät tehtävät ovat hyväksytettävä henkilön esimiehellä. Tehtävien tilan lisäys on ensimmäinen vaihe, jolla haluttuun lopputulokseen päästään, Peppiin tarvitaan vielä jatkokehitystä, jotta ominaisuus voidaan ottaa käyttöön. |
Ohje esimiehille - prosessin vaiheet
- Esimies tallentaa tehtävät Peppi järjestelmään henkilölle,
- esimies lähettää työsuunnitelmaehdotuksen henkilölle (Peppi suunnittelijan työpöytä / työsuunnitelma / Hyväksyminen) Työsuunnitelma 'Ehdotettu työaikasuunnitelma' tilassa,
- henkilö tarkastaa ehdotuksen (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / Työsuunnitelma),
- henkilö hyväksyy ottaa kantaa työsuunnitelman sisältöön (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / työsuunnitelma) työsuunnitelma 'Opettaja hyväksyi ehdotuksen' tilassa,
- johtaja tarkastaa työsuunnitelmat, jotka ovat 'Valmis hyväksyttäväksi' tilassa,
- johtaja hyväksyy / hylkää työsuunnitelmat yksiköittäin (Peppi suunnittelijan työpöytä / Yksiköt / Henkilöiden tunnit työsuunnitelma 'Hyväksytty' tilassa,
...
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Henkilö voi pyytää muutoksia ehdotukseen kirjaten vapaaseen kommenttikenttään (toiminto - opettaja hyväksyy/ei hyväksy pyytää muutoksia ehdotetun työsuunnitelman) omat huomionsa. Esimies voi tehdä muutoksia, lähettää työsuunnitelman uudelleen tarkistettavaksi - tai jättää muutospyynnöt huomiotta ja siirtää työsuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan. Johtaja voi hyväksyä ehdotuksen tai hylätä ehdotuksen - jolloin esimiehen on tehtävä uusi työsuunnitelma. Esimies voi lähettää uuden työsuunnitelmaehdotuksen opettajalle, mutta voi halutessaan ohittaa tämän vaiheen ja siirtää työsuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan johtajan tarkastusta varten. |
Esimiehen näkymä - työsuunnitelman tarkistus ja hyväksyminen
Työsuunnitelman tarkastus ja hyväksyntä. (Käytä yksikkö-näkymän "Henkilöiden tunnit" -näkymää tarvittaessa apuna työsuunnitelmien ja henkilöiden hallintaan.)
- Mene suunnittelijan työpöydälle,
- Etsi henkilö, jonka työsuunnitelman haluat hyväksyntäprosessiin,
- Valitse oikea aikaväli - esimerkiksi "Syksy 2013 ja Syksy 2013Kalenterivuosi 2016 " (työsuunnitelma generoidaantallentuu valitulle aikavälille),
- Mene 'Hyväksyminen' välilehdelle,
- Voit tarkastella tässä kohtaa reaaliaikaista (PDF) työsuunnitelman sisältöä painamalla linkkiä 'työsuunnitelma' vihreän "LähetäTallenna PDF..."-napin vierestä,
- Kun haluat lähettää työsuunnitelman hyväksyntäprosessissa eteenpäin paina vihreää 'Lähetä hyväksyttäväksiTallenna PDF...',
- Valitse Lisää "Allekirjoittajat" tarvittaessa,
- Yksikkö-näkymän perustietoihin tallennetut allekirjoittaja(t) tuleva automaattisesti työsuunnitelman allekirjoittajiin.
- Työsuunnitelma lähtee henkilölle tarkistettavaksi - työsuunnitelman tila ja työsuunnitelman tehtävien tila muuttuu "luonnos"-tilasta "ehdotus"-tilaan,
a. Henkilö hyväksyy tai pyytää korjauksia työsuunnitelmaan - Esimies merkitsee työsuunnitelma "Valmis hyväksyttäväksi" tilaan,
- Johtaja/esimies hyväksyy työsuunnitelman.
Kuva 1. Työsuunnitelma (kohta 4) - työsuuunnitelmaa ei ole lähetetty henkilölle
"Työaikasuunnitelma"-linkistä (pudotusvalikon oikealla puolella oleva painike) avautuu PDF-työsuunnitelma. PDF-työsuunnitelma on vallitsevan kyseisen hetken tallennettujen tehtävien tilanne järjestelmässä. Muut mahdollisesti välilehdelle tallentuneet PDF-tiedostot ovat tallennushetken tehtävien tilanne (käsittelypäivämäärä-sarake). Nämä tiedostot tallentuvat ensimmäisen rivin "Työsuunnitelma | Lähetä..." rivin Arkistoitu PDF" sarakkeen alle.
"Lähetä hyväksyttäväksiTallenna PDF..."-napista työsuunnitelma siirtyy työsuunnitelmaehdotukseksi. Tällöin tallentuu tallennushetkinen tilanne PDF-tulosteena järjestelmään. Sarakkeeseen "käsittelypäivämäärä" jää tieto tallennusajasta Muutokset tehtävissä eivät tämän jälkeen muuta tallennettua PDF-tulosteen sisältöä! (Työsuunnitelmasta voi olla useita samanaikaisia versioita, eri versioiden sisältö voi olla erilainen).
...
Työsuunnitelmassa näkyy oletusarvoisesti työsuunnitelman henkilön nimi ja kaikkien niiden henkilöiden nimet, jotka ovat merkitty ao. henkilön yksikössä allekirjoittajiksi. Allekirjoittajia voi tarvittaessa lisätä useita. Allekirjoittaja(t) viittaavat henkilöihin joiden osallistuminen työsuunnitelman käsittelyyn halutaan osoittaa PDF-tulosteessa. Työsuunnitelmien sovellusohjeen mukaan työsuunnitelmaa ei tarvitse - ellei niin haluta - tulostaa ja allekirjoittaa. (Allekirjoittaja ei tarkoita fyysistä allekirjoitusta vaan viittaa enemminkin henkilöihin jotka ovat osallistuneet prosessiin).
Kuva 3. Työsuunnitelma - työsuuunnitelma on lähetty henkilölle.
Linkissä 30.05.2013 16.22 Kuvan linkissä "Työaikasuunnitelma" on järjestelmään tallentunut PDF-työsuunnitelman, joka on tallennushetken tallennushetken 25.10.2015 16.59 tilanne tehtävistä järjestelmässä.Seuraavan rivin sarakkeissa ovat tallennusaika, kuka työsuunnitelman on lähettänyt, Seuraavat rivin sarakkeet kuka PDF:n on tallentanut ja työsuunnitelman tila. Seuraava sarake Sarake linkistä "Valmis hyväksyttäväksi vaikka ehdotusta ei ole hyväksyttySiirra johtajalle päätettäväksi" - esimies voi siirtää työsuunnitelman valmis hyväksyttäväksi päätettäväksi tilaan vaikka henkilö itse ei ole tehnyt mitään ehdotukselle.
Ylimmällä rivillä "Työaikasuunnitelma" on linkki realiaikaiseen PDF-tulosteeseen, kuluvan hetken tilanne työsuunnitelmasta. ( Kohta "Poista työaikasuunnitelma" ei ole koulutuksen suunnittelijan oikeuksin näkyvissä)normaalisti näkyvissä. Tallennettuja työsuunnitelmia ei voi poistaa.
Kuva 4. Työsuunnitelma - henkilö on hyväksynyt tallennetun ehdotuksen (PDF)
Kuvassa 4 . kolmannella rivillä henkilö on hyväksytyn ehdotuksen päivämäärä (0531.0608.20132015) ja aika (1109:3133), ehdotuksen hyväksyjä (LauraTuomo) ja työsuunnitelman tila (Hyväksytty ehdotus... hyväksynyt ehdotuksen).
Kuva 5. Työsuunnitelma - työsuunnitelmaa on hyväksytty
Kuvassa 5. neljännellä rivillä henkilön esimies johtaja on merkinnyt työsuunnitelman valmis hyväksyttäväksi. Suunnitelman päivämäärä (05.06.2013) ja aika (21:09), hyväksyjä (Katri) ja työsuunnitelman tila "Valmis hyväksyttäväksi".Työsuunnitelmaa ei ole vielä hyväksytty. Ks. hyväksyminen jäljempää.päätetyksi.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Esimiehen on hyvä lähettää viestiä (esimerkiksi sähköpostilla) alaisille, kun työsuunnitelmat on lähetetty heille tarkastettavaksi. Tulevaisuudessa järjestelmä lähettää automaattisen viestin työpöydälle ja sähköpostiviestin henkilölle. Viestin voi halutessaan lähettää Pepin henkilönhaun kautta, jolloin saa automaattisesti lähetyksen kaikille yksikön henkilöille eikä sähköpostissa tarvitse (tätä tehtävää varten) ylläpitää henkilölistoja Lisäksi esimiehen on huolehdittava siitä, että työsuunnitelmat ovat valmiit johtajalle sovitun prosessin ja aikataulun mukaisesti. Johtajaa on hyvä informoida, kun kaikkien henkilöiden työsuunnitelmat ovat valmiita hänen käsittelyään varten. |
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
Tallennettuja työsuunnitelmia ei pääsääntöisesti poisteta järjestelmästä. Tähän liittyy kuitenkin poikkeuksia, jotka on lueteltu alla. Työsuunnitelman voi poistaa järjestelmästä koulutuspäällikkö päällikkö seuraavissa tilanteissa:
Työsuunnitelmaa ei voida poistaa järjestelmästä, jos se on hyväksytty tilassa. Jos työsuunnitelmaan tehdään muutoksia hyväksyntäprosessin jälkeen, tulee käyttäjän generoida uusi työsuunnitelma, jolloin järjestelmässä näkyy sekä vanha että uusi työsuunnitelma. Ohjeet työsuunnitelman muutosprosessille löydät täältä. |
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
K: henkilölle on tallennettu työsuunnitelma. Työsuunnitelma löytyy työsuunnitelma-haussa. Yhdellä tai useammalla henkilöllä "Yksikkö" > "Henkilöiden tunnit" kohdassa en näy henkilön kohdalla tallennettu PDF-dokumenttia kun haen syksyn 2013 työsuunnitelmaa? V: Edellä "Esimiehen näkymä" otsikon alla kohdassa 3 mainitaan "Valitse oikea aikaväli". Jos työsuunnitelman PDF-dokumentti on tallennettu esimerkiksi aikavälille "Syksy 2013 - Syksy 2015", niin "Yksikkö" > "Henkilöiden tunnit" kohdassa ei löydy haulla "Syksy 2013" työsuunnitelmaa. |
Työsuunnitelma - tehtäväkokonaisuus-välilehti ja tehtävät-välilehti
Työsuunnitelmassa on useita välilehtiä suunnittelijan - ja opettajan työpöydällä. Etusivulla on tehtäväsuunnitelma. Tehtäväsuunnitelmaan tallennetaan henkilön kauden suunniteltu henkilöresurssin käyttö. Esimerkiksi Metropoliassa suunitellaan henkilöresurssin käyttöä kahdelle lukukaudelle tehtävätyyppeihin "Opetus, Hallinto, Osaamisen kehittäminen, Liiketoiminta, KIT, Esimiestyö".
Tehtäväsuunnitelmasta syntyy tieto siitä mikä on henkilön suunniteltu vuosityöaika.
Tehtävät-välilehdelle tallentuvat henkilöön liitetyt tehtävät. Järjestelmän käyttötavasta seuraa, että tehtävät-välilehden sisältö voi muuttua koska tahansa ja sen sisältö ei ole henkilön esimiehen hallinnoitavissa. Henkilön esimies omistaa tehtäväsuunnitelman. Sen sisältöä ylläpitää henkilöesimies. Kun henkilölle tallennetaan tehtäviä ja tehtäviä voi tallentaa kuka tahansa suunnittelijan oikeuksin, on ymmärrettävä työsuunnitelman ja tehtävälistauksen sisällöllinen ero. Työsuunnitelma on henkilölle tallennettu PDF-suunnitelma. Sen sisältö ei muutu tallennuksen jälkeen. PDF-suunnitelmassa olevat tehtävät ovat työsuunnitelman hyväksymisvaiheen tilanteen tehtävät.
Henkilöstö- ja palkkahallinnossa on annettu ohjeeksi että jos henkilön tehtävien sisältö, tehtävien tuntimäärä ja/tai kustannustunnisteet muuttuvat merkittävästi, on työsuunnitelmasta tallennettava uusia versio (PDF).
Metropolian toimintatavoista seuraa että tehtävä-listaus ja PDF-suunnitelma eivät vastaa toisiaan kuin kaksi kertaa vuodessa. Ensimmäisen kerran työsuunnitelmaa tallennettaessa 30.11.2014 ja toisen kerran 31.5.2015 syksyn tehtäviä täsmennettäessä. Näiden päivien jälkeen 1.12. ja 1.6. luetaan Pepistä tehtävien kustannustunnisteet ja prosenttijako tunnisteille.
...
Tieto tallennetaan palkkaohjelmaan palkkakustannusten kohdentamiseksi.
(Palkkakustannusten kohdennusten parantamiseksi keväällä 2015 ja syksyllä 2015 automatisoidaan palkkakustannusten kohdennus ja täsmäytys tapahtuvaksi kuukausittain. Tavoitteena on parantaa palkkakustannusten kohdentumista merkittävästi syksystä 2015 alkaen).
Ohje opettajalle - henkilön (opettajan) näkymät:
Jos henkilön esimies on lähettänyt henkilölle (opettajalle) työsuunnitelman tarkasteltavaksi, voi henkilö (opettaja) nähdä ja tarkastaa ehdotuksen seuraavasti:
...
Kuva 8 (Jos ehdotuksen hylkää, voi mukaan liittää kommentit. Jos ehdotuksen hyväksyy ei kommentteja lisätä)
Johtajan näkymä
Johtaja voi käydä Peppi välineessä tarkastamassa sekä henkilötasolla että organisaatioyksikkö kohtaisesti henkilöiden työsuunnitelmat. Henkilötasolla työsuunnitelmia voi selata kohdasta Henkilö > Työaikasuunnitelma > Hae henkilö välilehdeltä "Hyväksyminen".
...
Yksikön nimen alapuolella ovat napit "Hyväksy" ja "Hylkää" joilla voi muokata valittujen (viimeisen sarakkeen valintaruutu) henkilöiden työsuunnitelman tilaa (PDF-tulostetta) 
Työsuunnitelmien raportointi, palkka- ja taloushallinto
Koulutuksen suunnittelun tiedoista siirtyvät tiedot tehtävien kustannusten jakautumisesta kustannuspaikoille palkka- ja taloushallinnon käyttöön. Taloushallinto ei käsittele eikä siirrä tietoja vaan käyttää työsuunnitelmien tarkistusraportteja tietojen tallennusten laadun tarkkailuun. Palkkahallinto käyttää Pepistä tehtävää raportointi siirtäen palkkahallinnon sovellukseen lukukausitasolla henkilön töiden jakautumisen prosenttiosuuksina kustannuspaikoille. Ts. jos palkkojen kustannuspaikojen kohdentumisessa on virhe, virheen lähde on Pepissä tallennettujen tehtävien kustannuspaikkajako.
...