HAKEMISTO

Työsuunnitelmien hyväksyminen (prosessi)

Alla on kuvattu suunnitelmien hyväksyntäprosessi Peppi järjestelmässä. Ohjeet työsuunnitelmien muutosprosessille löydät täältä.

Ohje esimiehille - prosessin vaiheet

1. Esimies tallentaa tehtävät Peppi järjestelmään henkilölle,
2. esimies lähettää työsuunnitelmaehdotuksen henkilölle (Peppi suunnittelijan työpöytä / työsuunnitelma / Hyväksyminen) Työsuunnitelma 'Ehdotettu työaikasuunnitelma' tilassa,
3. henkilö tarkastaa ehdotuksen (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / Työsuunnitelma),
4. henkilö ottaa kantaa työsuunnitelman sisältöön (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / työsuunnitelma) työsuunnitelma 'Opettaja hyväksyi ehdotuksen' tilassa,
5. johtaja tarkastaa työsuunnitelmat, jotka ovat 'Valmis hyväksyttäväksi' tilassa,
6. johtaja hyväksyy / hylkää työsuunnitelmat yksiköittäin (Peppi suunnittelijan työpöytä / Yksiköt / Henkilöiden tunnit työsuunnitelma 'Hyväksytty' tilassa,

Esimiehen näkymä - työsuunnitelman tarkistus ja hyväksyminen

Työsuunnitelman tarkastus ja hyväksyntä. (Käytä yksikkö-näkymän "Henkilöiden tunnit" -näkymää tarvittaessa apuna työsuunnitelmien ja henkilöiden hallintaan.)

1. Mene suunnittelijan työpöydälle,
2. Etsi henkilö, jonka työsuunnitelman haluat hyväksyntäprosessiin,
3. Valitse oikea aikaväli - esimerkiksi "Syksy 2013 ja Syksy 2013" (työsuunnitelma tallentuu valitulle aikavälille),
4. Mene 'Hyväksyminen' välilehdelle,
   
   1. Voit tarkastella tässä kohtaa reaaliaikaista (PDF) työsuunnitelman sisältöä painamalla linkkiä 'työsuunnitelma' vihreän "Tallenna PDF..."-napin vierestä,
5. Kun haluat lähettää työsuunnitelman hyväksyntäprosessissa eteenpäin paina vihreää 'Tallenna PDF...',
6. Lisää "Allekirjoittajat" tarvittaessa,
   1. Yksikkö-näkymän perustietoihin tallennetut allekirjoittaja(t) tuleva automaattisesti työsuunnitelman allekirjoittajiin.
7. Työsuunnitelma lähtee henkilölle tarkistettavaksi - työsuunnitelman tila ja työsuunnitelman tehtävien tila muuttuu "luonnos"-tilasta "ehdotus"-tilaan,
   a. Henkilö hyväksyy tai pyytää korjauksia työsuunnitelmaan
8. Esimies merkitsee työsuunnitelma "Valmis hyväksyttäväksi" tilaan,
9. Johtaja/esimies hyväksyy työsuunnitelman.

Kuva 1. Työsuunnitelma (kohta 4) - työsuuunnitelmaa ei ole lähetetty henkilölle

"Työaikasuunnitelma"-linkistä (pudotusvalikon oikealla puolella oleva painike) avautuu PDF-työsuunnitelma. PDF-työsuunnitelma on kyseisen hetken tallennettujen tehtävien tilanne järjestelmässä. Muut mahdollisesti välilehdelle tallentuneet PDF-tiedostot ovat tallennushetken tehtävien tilanne (käsittelypäivämäärä-sarake). Nämä tiedostot tallentuvat ensimmäisen rivin "Arkistoitu PDF" sarakkeen alle.

"Tallenna PDF..."-napista työsuunnitelma siirtyy työsuunnitelmaehdotukseksi. Tällöin tallentuu tallennushetkinen tilanne PDF-tulosteena järjestelmään. Sarakkeeseen "käsittelypäivämäärä" jää tieto tallennusajasta Muutokset tehtävissä eivät tämän jälkeen muuta tallennettua PDF-tulosteen sisältöä! (Työsuunnitelmasta voi olla useita samanaikaisia versioita, eri versioiden sisältö voi olla erilainen).

Kuva 2. (kohta 5) työsuunnitelman allekirjoittajien lisääminen.

Työsuunnitelmassa näkyy oletusarvoisesti työsuunnitelman henkilön nimi ja kaikkien niiden henkilöiden nimet, jotka ovat merkitty ao. henkilön yksikössä allekirjoittajiksi. Allekirjoittajia voi tarvittaessa lisätä useita. Allekirjoittaja(t) viittaavat henkilöihin joiden osallistuminen työsuunnitelman käsittelyyn halutaan osoittaa PDF-tulosteessa. Työsuunnitelmien sovellusohjeen mukaan työsuunnitelmaa ei tarvitse - ellei niin haluta - tulostaa ja allekirjoittaa. (Allekirjoittaja ei tarkoita fyysistä allekirjoitusta vaan viittaa enemminkin henkilöihin jotka ovat osallistuneet prosessiin).

Kuva 3. Työsuunnitelma - työsuuunnitelma on lähetty henkilölle.

Kuvan linkissä "Työaikasuunnitelma" on järjestelmään tallentunut PDF-työsuunnitelman, joka on tallennushetken 25.10.2015 16.59 tilanne tehtävistä järjestelmässä.Seuraavat rivin sarakkeet  kuka PDF:n on tallentanut ja työsuunnitelman tila. Sarake linkistä "Siirra johtajalle päätettäväksi" - esimies voi siirtää työsuunnitelman valmis päätettäväksi tilaan vaikka henkilö itse ei ole tehnyt mitään ehdotukselle.

Ylimmällä rivillä  "Työaikasuunnitelma" on linkki realiaikaiseen PDF-tulosteeseen, kuluvan hetken tilanne työsuunnitelmasta. Kohta "Poista työaikasuunnitelma" ei ole normaalisti näkyvissä. Tallennettuja työsuunnitelmia ei voi poistaa.

Kuva 4. Työsuunnitelma - henkilö on hyväksynyt tallennetun ehdotuksen (PDF)

Kuvassa 4 henkilö on hyväksytyn ehdotuksen päivämäärä (31.08.2015) ja aika (09:33), ehdotuksen hyväksyjä (Tuomo) ja työsuunnitelman tila (...  hyväksynyt ehdotuksen).

Kuva 5. Työsuunnitelma - työsuunnitelmaa on hyväksytty

Kuvassa 5. johtaja on merkinnyt työsuunnitelman päätetyksi.

Työsuunnitelma - tehtäväkokonaisuus-välilehti ja tehtävät-välilehti

Työsuunnitelmassa on useita välilehtiä suunnittelijan - ja opettajan työpöydällä. Etusivulla on tehtäväsuunnitelma. Tehtäväsuunnitelmaan tallennetaan henkilön kauden suunniteltu henkilöresurssin käyttö. Esimerkiksi Metropoliassa suunitellaan henkilöresurssin käyttöä kahdelle lukukaudelle  tehtävätyyppeihin  "Opetus, Hallinto, Osaamisen kehittäminen, Liiketoiminta, KIT, Esimiestyö".

Tehtäväsuunnitelmasta syntyy tieto siitä mikä on henkilön suunniteltu vuosityöaika.

Tehtävät-välilehdelle tallentuvat henkilöön liitetyt tehtävät. Järjestelmän käyttötavasta seuraa, että tehtävät-välilehden sisältö voi muuttua koska tahansa ja sen sisältö ei ole henkilön esimiehen hallinnoitavissa. Henkilön esimies omistaa tehtäväsuunnitelman. Sen sisältöä ylläpitää henkilöesimies. Kun henkilölle tallennetaan tehtäviä ja tehtäviä voi tallentaa kuka tahansa suunnittelijan oikeuksin, on ymmärrettävä työsuunnitelman ja tehtävälistauksen sisällöllinen ero. Työsuunnitelma on henkilölle tallennettu PDF-suunnitelma. Sen sisältö ei muutu tallennuksen jälkeen. PDF-suunnitelmassa olevat tehtävät ovat työsuunnitelman hyväksymisvaiheen tilanteen tehtävät.

Henkilöstö- ja palkkahallinnossa on annettu ohjeeksi että jos henkilön tehtävien sisältö, tehtävien tuntimäärä ja/tai kustannustunnisteet muuttuvat merkittävästi, on työsuunnitelmasta tallennettava uusia versio (PDF).

Metropolian toimintatavoista seuraa että tehtävä-listaus ja PDF-suunnitelma eivät vastaa toisiaan kuin kaksi kertaa vuodessa. Ensimmäisen kerran työsuunnitelmaa tallennettaessa 30.11.2014 ja toisen kerran 31.5.2015 syksyn tehtäviä täsmennettäessä. Näiden päivien jälkeen 1.12. ja 1.6. luetaan Pepistä tehtävien kustannustunnisteet ja prosenttijako tunnisteille. Tieto tallennetaan palkkaohjelmaan palkkakustannusten kohdentamiseksi.

(Palkkakustannusten kohdennusten parantamiseksi keväällä 2015 ja syksyllä 2015 automatisoidaan palkkakustannusten kohdennus ja täsmäytys tapahtuvaksi kuukausittain. Tavoitteena on parantaa palkkakustannusten kohdentumista merkittävästi syksystä 2015 alkaen).

Ohje opettajalle - henkilön (opettajan) näkymät:

Jos henkilön esimies on lähettänyt henkilölle (opettajalle) työsuunnitelman tarkasteltavaksi, voi henkilö (opettaja) nähdä ja tarkastaa ehdotuksen seuraavasti:

1. Mene Pepin opettajan työpöytään
2. Paina oikeassa yläkulmassa näkyvää nimeäsi
3. Mene 'Työaikasuunnitelma' välilehdelle
4. Näet lähetetyt työsuunnitelmat ja niiden statukset/tilat
5. Paina 'Työaikasuunnitelma' linkkiä nähdäksesti työsuunnitelman tiedot. Tarkasta tiedot.
6. Voit hyväksyä tai olla hyväksymättä ehdotusta
   
   1. Jos et hyväksy ehdotusta, voit kirjoittaa kommentit syystä, miksi työsuunnitelmaa ei voi hyväksyä
   2. Esimiehesi näkee viestin ja voi tehdä uuden ehdotuksen tai lähettää ehdotuksen muuttamatta sitä edelleen johtajalle, jolloin työsuunnitelma siirtyy 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.
7. Kun työsuunnitelma hyväksytään sinun toimesta, siirtyy työsuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan. Seuraava käsittelijä on johtaja, joka voi tehdä lopullisen hyväksynnän työsuunnitelmasta.

Kuva 6 (oma profiili / työsuunnitelma / ehdotetut ja hyväksytyt työsuunnitelmat)

Kuva 7 (kohta jossa voi hyväksyä tai hylätä ehdotuksen)

Kuva 8 (Jos ehdotuksen hylkää, voi mukaan liittää kommentit. Jos ehdotuksen hyväksyy ei kommentteja lisätä)

Johtajan näkymä

Johtaja voi käydä Peppi välineessä tarkastamassa sekä henkilötasolla että organisaatioyksikkö kohtaisesti henkilöiden työsuunnitelmat. Henkilötasolla työsuunnitelmia voi selata kohdasta Henkilö > Työaikasuunnitelma > Hae henkilö välilehdeltä "Hyväksyminen".

Organisaatioyksikkötasolla tarkistus tapahtuu Peppi järjestelmässä seuraavasti:

1. Päällikkö lähettää viestin "Työsuunnitelmat ovat valmiit hyväksyttäväksi yksikössä XYZ",
2. mene Suunnittelijan työpöydässä 'Yksiköt' palveluun,
3. paina 'Yksikkölistaus' linkkiä,
4. valitse hierarkiasta se organisaatioyksikkö, jonka henkilöiden työsuunnitelmia haluat tarkastella,
5. kun olet valinnut yksikön painamalla yksikön nimeä hierarkiassa, valitse vasemmasta linkkilistasta 'Henkilöiden tunnit',
6. yksikön henkilöt listautuvat taulukkoon,
7. valitse oikea tarkasteluajanjakso, jolle työsuunnitelmat tulisi olla tehtynä  - esimerkiksi  syksy 2013 - syksy 2013,
8. näet listassa yksikköön kuuluvat henkilöt ja heille tehdyt työsuunnitelmat.
9. voit tarkastella tallennettua  työsuunnitemaa painamalla <pdf> linkkiä ja henkilön reaaliaikaista työsuunnitelmaa painamalle henkilön nimi-linkkiä  (joilloin siirrytään työsuunnitelma-näkymään),
10. hyväksy / hylkää valitut (rasti ruutuun) työsuunnitelmat;
11. vaihda yksikköä ja tee kohdat 2-8 jokaisen omien organisaatioyksiköittesi osalta.

Yksiköt-palvelussa avautuu automaattisesti henkilön "oma" yksikkö.

Kuva 9. Yksikkö-näkymä on valittuna

Yksikkö-näkymässä näytetään oletusarvoisesti käyttäjän oma yksikkö. Yksikkö-näkymän listaukseen tulevat vain ne henkilöt, jotka liittyvät ao. yksikköön - eivät yksikön aliyksiköiden henkilöt. Yksikköä voi vaihtaa hakemiston kohdassa "Yksikkölistaus".

Kuva 10. Yksikkölistauksesta voi siirtyä muihin yksiköihin

Yksikkölistauksessa koulutusyksiköt ovat vararehtorin alla klustereissa. Klusterina alta löytyvät koulutusyksiköt (Metropolian koulutusyksiköt eivät ole "koulutusohjelma" vaikka yksiköille on annettu koulutusohjelman nimi).

Yksikkörakenne voi olla hyvin erilainen eri organisaatioyksiköissä. Yksiköiden rakenne ja henkilöiden asema yksiköissä on luettu HR:stä. Esimerkki rakenteellisesta erosta näkyy esimerkiksi vertailemalla "Hyvinvointi ja toimintakyky" klusterin "Apuvälinetekniikka" yksikkö ja "Tieto- ja viestintäteknologia" "Tietotekniikka" yksikköä. Henkilöiden tuntien selaamiseksi Tietotekniikan koulutusohjelma ei näe henkilöiden tunteja "Tietotekniikka" yksikössä. Vain osa henkilöistä on sijoitettu "Tietotekniikka" yksikköön. Kaikkien työsuunnitelmien tarkastelemiseksi on katsottava useaa yksikköä "Tietotekniikka" yksikön alta. Apuvälinetekniikassa tilanne on toinen - yksikön henkilöt ovat suoraan yksikössä "Apuvälinetekniikka".

Kuva 11. Edellisestä listauksesta on valittu yksikkö - "Apuvälinetekniikka"

Kuva 12. Hakemistossa "Henkilöiden tunnit" ovat yksikköön liitetyt henkilöt

Hakemiston kohdan "Henkilöiden tunnit" valinta hakee yksikköön liitetyt henkilöt. Valitse ensin aikaväli - esimerkiksi lukukausi "1.8.2013-31.12.2013". Henkilöt, henkilöiden tunnit, suunnitelman tila tulostuvat taulukkoon. Henkilöiden tunneista tulostuu kaksi saraketta: karkean tason suunnitelma, suunnittellut tunnit (työsuunnitelma etusivu) ja tehtäviltä kertyvät tunnit (toteutuksilla ja muissa tehtävissä tallennetut tehtävät henkilölle), tehtävien tunnit.

Huomaa kuvassa 12 - yhdellä henkilöllä voi olla useita työsuunnitelmia samalla 1.8.2013-31.12.2013 jaksolla ja eri jaksoilla. Kuvassa työsuunnitelmat ovat kaikki samalla jaksolla. PDF-linkkiin tulostuu työsuunnitelman alku- ja päättymispäivämäärät.

Yksikön nimen alapuolella ovat napit "Hyväksy" ja "Hylkää" joilla voi muokata valittujen (viimeisen sarakkeen valintaruutu) henkilöiden työsuunnitelman tilaa (PDF-tulostetta)

Työsuunnitelmien raportointi, palkka- ja taloushallinto

Koulutuksen suunnittelun tiedoista siirtyvät tiedot tehtävien kustannusten jakautumisesta kustannuspaikoille palkka- ja taloushallinnon käyttöön. Taloushallinto ei käsittele eikä siirrä tietoja vaan käyttää työsuunnitelmien tarkistusraportteja tietojen tallennusten laadun tarkkailuun. Palkkahallinto käyttää Pepistä tehtävää raportointi siirtäen palkkahallinnon sovellukseen lukukausitasolla henkilön töiden jakautumisen prosenttiosuuksina kustannuspaikoille. Ts. jos palkkojen kustannuspaikojen kohdentumisessa on virhe, virheen lähde on Pepissä tallennettujen tehtävien kustannuspaikkajako.