Aika: 11.1.2012 klo 9.00
Paikka: P301, Bulevardi
Läsnä:
Kaija Vuorela
Satu Orkola
Päivi Inkilä
Arja Päivinen
Tero Hakkarainen
Poissa
Maarit Vallinkoski
Muistio
1. Työryhmän järjestäytyminen
Projektipäällikkö avasi kokouksen. Projektipäällikkö toimii kokouksen puheenjohtajana. Tero Hakkarainen kirjaa muistion.
2. Työryhmän tehtävät ja tavoitteet
Projektipäällikkö esitteli oman näkökulmansa työryhmän tehtäviksi ja tavoitteiksi. Tämän jälkeen työryhmä keskusteli tehtävistä ja tavoitteista yleisellä tasolla.
Työryhmä käsitteli myös projektissa sähköistettäviä prosesseja, joista todettiin seuraavaa:
Arja totesi erikoistumisopinnoista:
- Erikoistumisopintojen laskutus prosessia olisi hyvä helpottaa prosessin kannalta.
- Huomio: Suuri osa asiakkaista on kuitenkin yhteisöasiakkaita.
- Syksyllä alkaa 13 erikoistumisopinto kokonaisuutta. Neljä keväällä.
- Opiskelija winhataan jo hakuvaiheessa. Maksutapahtuma tapahtuu vasta opiskelijaksi hyväksymisen jälkeen.
- Opintojen alun jälkeen ei opintomaksuja palauteta, kuin vain poikkeustapauksissa.
Päivi totesi avoimesta amk:sta:
- Järjestelmän tulisi olla "joustava": sähköinen versio toiminnasta pitää saada tukemaan prosessia.
- Olisi hyvä, että opiskelijatiedot saataisiin suoraan winhaan. Samalla tulisi myös käyttäjätunnukset. => Tästä seuraa olettama: yksikään opiskelija ei saa tulla verkkokaupan kautta Metropolian järjestelmiin ilman vahvaa tunnistusta, mikäli halutaan myös luoda käyttäjätunnukset.
- Opiskelijan opiskelupaikan peruuttaminen pitäisi olla helppoa. Paikan pitäisi tällöin vapautua tarjontaan automaattisesti. Varasijalla olevalle pitäis tarjota mahdollisuus ilmoittautua.
- Peruutus: viikkoa ennen katkeaa peruuttamisaika.
- Opiskelujen ajoituksen hallinta eli järjestelmän tulee kertoa opiskelijalle, milloin ja missä opetus järjestetään.
Opiskelija tietojen hallittu siirto winhaan on uusi tärkeä tavoite projektille.
Näiden keskustelujen jälkeen jäi mietittäväksi avoimen amk:n opintojen roolien hallinta winhassa (vanha opiskelija => uusi rooli => uusi opiskelijanumero?)
Tarvitaan mahdollisesti käyttöliittymä avoimen tarjonta pystytään tallentamaan tietokantaan.
Satu esitteli Metropolian internet-sivuja (www.metropolia.fi), sivuilla olevaa selauslogiikkaa ja miten sieltä tietoja löydetään. Samoin käsiteltiin hakuoppaan selauslogiikkaa. Keskustelussa käytiin alustavasti läpi erilaisia vaihtoehtoja projektissa toteutettavien toimintojen toteuttamiseksi, mutta mitään varsinaisia esityksiä tai päätöksiä ei tehty.
Satu totesi myös, että loppukäyttäjät kokevat, että he löytävät sivuilta hakemansa tiedot. Lisäksi projektin tavoitteena ei saa olla Metropolian www-sivujen uudelleen suunnittelu.
3. Kotitehtävät
Työryhmälle asetettiin seuraavat tehtävät:
Tutkitaan nykyiset prosessit esim. kuvakaappauksien, lomakkeiden, excel-taulokoiden, raporttien jne kautta:
Apukysymyksiä mietintään:
- mitä toimintoja pitää olla?
- mitä toimintoja puuttuu?
- mitä raportteja pitää olla?
- mitä raportteja puuttuu?
- mitä prosessia tehdään oikein ja josta ei haluta luopua?
- mitä tehdään väärin?
- mitä vähimmäistavoitteita pitää saavuttaa?
- mikä olisi paras mahdollinen toimintaprosessi?
4. Seuraavat kokoukset
Työryhmä kokountuu seuraavasti:
9.2.2012 klo 9.00 P410 Bulevardilla.
1.3.2012 klo 9.00 P410 Bulevardilla.
5. Muut asiat
Tero Hakkarainen esitteli lyhyesti wiki-sivujen roolin projektiaineiston tuottamisessa ja kannusti kaikkia projektiin osallistuvia käyttämään ja tuottamaan wikiin aineistoa aktiivisesti.
6. Kokouksen päättäminen
Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.00.