Dokumentti |
Verkkomaksut - projekti - Määrittelyt |
Versio / Päiväys |
0.1 / 20.3.2012 |
Päivitykset |
15.3.2012: Luotu dokumenttipohja |
1. Johdanto
Verkkomaksut Metropoliassa projekti on perustettu syksyllä 2011 kehittämään erilaisten maksujen keräämisen tietojärjestelmä Metropoliaan. Näitä maksuja ovat esimerkiksi:
- Opiskelijan harkinnanvaraisen yliajan hakemisen käsittelymaksun kerääminen
- Opiskelijan harkinnanvaraisen opiskeluoikeuden palauttamisen käsittelymaksun kerääminen
- Erikoistumisopintojen opiskelijamaksun kerääminen
- Avoimen ammattikorkeakoulun opintojaksomaksujen kerääminen
Jokaisessa edellä mainitussa maksun keräämisessä on taustalla paperipohjainen prosessi, johon liittyy olennaisesti Metropolian taloushallinnon prosessinomistajan toimeksiannosta tapahtuva maksujen laskutus. Tämä laskutusprosessi on aikaa vievä ja lopputuloksiltaan ei tyydyttävä ko. työprosessiin käytettävään työaikaan verrattuna.
1.1 Projektin tavoite ja aikataulu
Projektille on annettu seuraava keskeinen tavoite:
(Projektin) Tavoitteena on luoda tietojärjestelmä, jolla tarjotaan, käsitellään ja hallitaan verkkomaksutapahtumat. Lisäksi järjestelmän tulee olla mahdollisimman yksinkertainen, helppokäyttöinen ja turvallinen loppukäyttäjälle.
Jotta projektin tavoitteet olisi täytettävissä, vaaditaan projektiryhmältä prosessiasiantuntemusta käytössä olevista nykyisistä prosesseista, teknistä tietämystä käytössä olevista tietojärjestelmistä sekä tuntemusta www-palveluiden rakentamisesta. Koska kyseessä on laajaan käyttöön suunnattu www-ohjelmisto, tulee projektiryhmässä olla myös käytettävyysasiantuntemusta.
Projekti tulee toteuttaa siten, että otetaan huomioon Metropoliassa käytössä oleva tietojärjestelmä arkkitehtuuri ja kehitettävien tai käyttöönotettavien tietojärjestelmien suunnitteluperiaatteet.
Projektin tulee myös ottaa huomioon kansallisesti käynnissä oleva kansallinen korkeakoulujen maksupalvelu hanke eli Raketti-hankkeen OPI-Maksut projekti.
Projektille on projektin asetanta vaiheessa asetettu aikataulu, jonka mukaan yhtä toimintaprosessia tukevan prototyyppijärjestelmän tulisi olla valmiina toukokuussa 2012. Järjestelmän tuotantokäyttöä tavoitellaan syksyllä 2012. Järjestelmän käyttöönotto voi tapahtua asteittain. Projektin aikataulua tarkistetaan tarvittaessa.
1.2 Projektitoimijat
Projektin projektipäällikkönä toimii Kaija Vuorela Metropolian Taloushallinto palveluista.
Projektitoimijat on jaettu seuraaviin ryhmiin:
Projektin toimintaa ohjaa ohjausryhmä, johon kuuluvat seuraavat jäsenet:
Rooli |
Henkilö |
---|---|
Puheenjohtaja, tilaajan edustaja |
Jorma Uusitalo |
Projektipäällikkö |
Kaija Vuorela |
Ohjausryhmän jäsen |
Kaj Kuusisto |
Ohjausryhmän jäsen |
Tuomas Orama |
Ohjausryhmän jäsen |
Taru Ruotsalainen |
Ohjausryhmän jäsen |
Matti Saloranta |
Ohjausryhmän jäsen |
Hannele Ehrsten |
Ohjausryhmän jäsen |
Sirkku Mäntyniemi |
Projektin kehitystyötä tekee projektiryhmä, johon kuuluvat seuraavat jäsenet:
Rooli |
Henkilö |
---|---|
Projektipäällikkö |
Kaija Vuorela |
Tekninen koordinaattori |
Tero Hakkarainen |
Projektiryhmän jäsen, talous |
Pirkko Laitinen |
Projektiryhmän jäsen, talous |
Svetlana Muljar |
Opintotoimisto |
Arja Päivinen |
Klusterin edustaja |
Maarit Vallinkoski |
Klusterin edustaja |
Päivi Inkilä |
Loppukäyttäjä / Opiskelijajäsen |
Nimi kateissa! |
Lisäksi projektin käyttöön on asetettu seuraavat asiantuntijat:
Rooli |
Henkilö |
---|---|
Laskutusjärjestelmän toimittajan asiantuntija |
Anu Stenbacka, Aditro |
Rajapinnat |
Puuttuva resurssi |
Ohjelmointi |
Simo Tiainen |
Palvelimet |
Ronnie Lupari |
Käytettävyys |
Tea Dickman |
Webmaster |
Pekka Perälampi |
Projekti joutuu tilaamaan konsultointia talousautomaatioiden sekä ko. toimintoja varten tarvittavien rajapintojen rakentamista varten Metropolian taloushallinnon tietojärjestelmien toimittajalta (Aditro Oy). Lisäksi projekti voi tilata myös muilta toimijoita tarvittavaa konsultointia.
1.2 Kehittävät tietojärjestelmät sekä niiden tietoliittymät muihin tietojärjestelmiin
Projektin tehtävänä on luoda määrittelyt sekä mahdolliset toteutukset seuraaviin tietojärjestelmiin:
- Asionti-järjestelmä: asiointi.metropolia.fi
- Palveluväylään liitettävät maksatustoiminnallisuudet: ?.metropolia.fi
- Sähköisen asioinnin ja maksutapahtumien käsittelyn tietokanta
Lisäksi kehittävistä tietojärjestelmistä rakennetaan rajapinnat ainakin seuraaviin tietojärjestelmiin:
- Aditron Intime Plus taloushallinnon tietojärjestelmä: talousautomaatiorajapinnat
- Metropolian Amme-identiteetin hallintajärjestelmä: henkilötietojen välitysrajapinnat
Lisäksi rajapinnat voidaan rakentaa seuraaviin tietojärjestelmiin:
- Metropolian tuleva Peppi-tietojärjestelmä: avoimen ammattikorkeakoulun opintototeutustietojen välitysrajapinnat
- Logica WinhaPro: opiskelijatietojen välitysrajapinnat
1.3 Kehitettävien tietojärjestelmien käyttökohteet sekä ominaisuudet
Kehittävissä tietojärjestelmissä on suunniteltu soveltuvan seuraaviin käyttökohteisiin tai niiden on suunniteltu sisältävän seuraavat ominaisuudet:
- henkilöiden tunnistaminen sähköisesti käyttäen ensimmäisessä vaiheessa pankkien tarjoamaa Tupas-tunnistautumista
- henkilöiden tunnistaminen sähköisesti käyttäen matkapuhelin operaattoreiden tarjoamaa mobiilitunnistautumista
- maksujen käsittely pankkien verkkomaksu menetelmillä
- luottokorttimaksujen käsittely
- edellä mainittujen tunnistus ja maksutoimintojen toteuttaminen julkishallinnon Vetuma-palvelun kautta. Toiminnallisuudet liitetään tietojärjestelmien käytettäväksi palveluväylän kautta.
- suppeat palveluprosesseja tukevat työnkulkujen tilojen hallinnat
- tietojärjestelmien toimintojen seuranta loki- ja raportointitoiminnoilla
- tuettavien prosessien palvelutapausten eri käyttötapauksien palvelukäyttöliittymät
Tuettavat prosessit ovat:
- Harkinnanvarainen lisäajan haun käsittelymaksun kerääminen
- Harkinnanvarainen opiskeluoikeuden palauttamisen käsittelymaksun kerääminen
- Erikoistumisopintojen opiskelijamaksun kerääminen
- Avoimen ammattikorkeakoulun opintojaksomaksujen kerääminen sekä ilmoittautumisten hallinta
1.4 Määrittelyssä ja suunnittelussa sovellettavat periaatteet
Määrittelyssä ja suunnittelussa sovelletaan seuraavia periaatteita:
I) Kehitettävien maksu- ja tunnistuspalvelutoimintojen tulee olla käytettävissä useammasta kuin yhdestä Metropolian tietojärjestelmästä.
Maksu- ja tunnistustoiminnot on määritelty sijoitettavaksi palveluväylään (ServiceMix-tuote), jolloin ko. toiminnallisuudet on käytettävissä niin asiointia varten kehitettävästä sovelluksesta kuin myös mahdollisesti muista sovelluksista. Toimintoja varten luodaan webservices-rajapinta, joita vasten toimintoja voidaan kutsua. Toimintojen käsittely, seuranta ja erityisesti talousautomaatio tapahtuu palveluväylässä tai palveluväylään liitetyissä sovelluksissa.
II) Kehitettävien asiointipalveluiden toimintojen tulee olla linkitettävissä muihin tietojärjestelmiin.
Asiointipalveluita varten kehitetään asiointipalvelusivusto, johon siis sijoitetaan asiointipalveluiden käyttöliittymät. Ko. käyttöliittymät tulee olla kutsuttavissa muista Metropolian sovelluksista käyttämällä url-kutsuja. Esimerkiksi opiskelijan harkinnanvaraisen yliaikahaun käyttöliittymän voisi kutsua linkillä asiointi.metropolia.fi\palvelut\harkinnanvarainen_yliaika{opiskelijanumero}. Linkki voi sijoittaa esimerkiksi sähköpostiin mukaan ja sitä käytettäessä loppukäyttäjälle avautuu näkymä riippuen hänen käyttötapauksestaan.
III) Kehitettävien asiointipalveluiden tulee olla loppukäyttäjien käytettävissä lähes aina. Erikseen määriteltävinä kriittisinä aikoina tulee pyrkiä keskeytyksettömään palvelun saavutettavuuteen.
Sähköisten asiointipalveluiden tulee lähtökohtaisesti olla käytettävissä lähes aina, joka tarkoittaa vuorokauden ajasta riippumatta, vuoden ympäri. Lisäksi mikäli jokin asiointipalvelun kautta jaettavan palvelun luonteeseen kuuluu esimerkiksi hakuaikajaksot, tulee ko. ajanjaksoina pyrkiä erityisesti keskeytymättömään palveluun. Keskeytymätön palvelu tulee tarvittaessa turvata palvelun teknisen ympäristön ratkaisuilla kuten palvelin kapasiteetin lisäyksellä.
IV) Kehitettävien asiointipalveluiden käytettävyys tulee suunnitella loppukäyttäjä näkökulmasta. Esteettömyys tulisi ottaa käyttöliittymien suunnittelussa huomioon vähimmäistasolla.
Palvelun asiointikäyttöliittymien suunnittelu tulee tehdä käytettävyysasiantuntijan kanssa. Lisäksi esteettömyys tulee turvata vähintään sillä tasolla, että värisokeus otetaan huomioon. Lisäksi, mikäli niin edellytetään, tulee esteettömyys suunnitella julkishallinnon tietojärjestelmä vaatimustasolla. Muutenkin suunnittelussa tulee noudattaa JHS-suosituksen JHS 129 (Julkishallinnon verkkopalvelun suunnittelun ja toteuttamisen periaatteet) asettamia vaatimuksia.
V) Toteutettavien tietojärjestelmien tietoturvavaatimukset ovat korkeat. Lisäksi tietoturva tulee testata.
Tässä määrittelydokumentissa käsiteltävien toteutettavien tietojärjestelmien keskeisenä toimintona on käsitellä sekä henkilö- että taloustietoja. Tämän vuoksi järjestelmiä suunniteltaessa tulee miettiä parhaiten käyttökohteeseen sopivat tietojen suojaus menetelmät, joilla tietojen käyttö on turvallista, mutta samalla kuitenkin käytettävää kohdan IV periaatteen mukaisesti.
Edellä mainittujen sisäisesti määrittelytyötä ohjaavien periaatteiden lisäksi määrittelytyötä on ohjannut Metropolian osallistumien korkeakoulujen väliseen OPI-Maksut projektiin. Projektin tavoitteena on luoda korkeakouluille yhteinen maksujen käsittelyjärjestelmä. Metropolian Verkkomaksut-projekti on osa tätä työtä ja yhtenä ajatuksena on käyttää Metropolian projektia pilottina palveluväylään kytkettävien maksu toiminnallisuuksien rakentamiseksi. Tätä tavoitetta tukee erityisesti kohdassa I asetetut määrittelyperiaatteet.
2. Tuettavat prosessit
- lyhyt selitys prosessien tukemisesta
- viittaus siihen, että myös muita prosesseja voidaan tukea
2.1 Harkinnanvarainen lisäajan haun käsittelymaksun kerääminen
Tuubin henkilökunnalle suunnatulla sivulla tästä aiheesta todetaan seuraavaa:
Kun tutkintoon johtavan koulutuksen opiskelijan opiskeluoikeusaika (enintään normiaika + 1 lukuvuosi) on päättymässä, opiskelija voi hakea Metropolialta harkinnanvaraista lisäaikaa. Opintotoimisto tiedottaa normi + 1 -ajan viimeisellä lukukaudella olevia opiskelijoita opiskeluajan päättymisestä.
...
Lisäaikaa hakeva opiskelija täyttää harkinnanvaraisen lisäajan hakemuslomakkeen, josta selviää suunnitelma puuttuvien opintojen suorittamisesta sekä perustellut syyt opintojen viivästymiselle. Hakemus toimitetaan opintotoimistoon keväällä 15.5. ja syksyllä 15.11. mennessä.
Tämä prosessin käsittelymaksua koskeva osa on tarkoitus sähköistää tässä projektissa.
2.1.1 Nykyinen toimintaprosessi
Vaiheen nro |
Mitä tapahtuu? |
Kuka tekee? |
Millä tavalla? |
Mikä on lopputulos? |
---|---|---|---|---|
1. |
Opiskelijalle ilmoitetaan, että hän voi hakea yliaikaa |
Winha / Opintotoimisto |
Automaattisesti, kun opiskelijalla on tullut täyteen normiaika + 1 vuosi. Sähköpostitus tapahtuu kaksi kertaa vuodessa huhtikuussa ja lokakuussa. |
1) Opiskelijaa on tiedotettu oikeudesta lisäaikaan. |
2. |
Opiskelija toimittaa hakemuksen paperilla opintotoimistoon. |
Opiskelija |
Täytetty ja tulostettu hakulomake. |
Täytetty hakulomake. |
3. |
Hakemus vastaanotetaan ja diarioidaan |
Opintotoimisto |
Diariointi tallennetaan opintotoimiston rekistereihin ja diariointi tieto täytetään hakulomakkeeseen. |
Diarioitu hakulomake. |
4. |
Opiskelijan tiedot tallennetaan Excel-lomakkeeseen laskutusta varten. |
Opintotoimisto |
Excel-taulukkoon tiedot. |
Laskutustiedot Excel-taulukkoon. Laskutusprosessi alkaa kohdasta a) |
5. |
Hakemukseen liitetään opintosuoritusote |
Opintotoimisto |
Tulostetaan Winhasta |
Opintosuoritusotteella täydennetty hakemus. |
6. |
Päätetään harkinnanvaraisesta lisäajasta |
Koulutusohjelma |
Omassa menettelyssään, jota ei ole tässä kuvattu. |
1) Hakemus hylätty |
7. |
Tiedot päätöksestä tallennetaan Winhaan |
Opintotoimisto |
Winha. |
Päivitetyt tiedot opiskelijan opinto-oikeudesta. |
8. |
Päätöksen postitus |
Opintotoimisto |
Tulostettu päätösasiakirja. |
Opiskelijalle postitettu päätös. |
a) |
Laskutus: Tiedot opiskelijoista toimitetaan Excel-taulukkona taloushallintoon kaksi kertaa viikossa. |
Opintotoimisto |
Excel-taulukko. |
Laskutuskehoite |
b) |
Laskutus: Opiskelijoilta laskutetaan hakemuksen käsittelymaksu Metropolian normaalissa laskutusprosessissa. |
Taloushallinto / Laskuttaja |
Intime Plus |
1) Lasku käsittelymaksusta opiskelijalle |
Tässä prosessikuvauksessa ei käsitellä mahdollista hylätyn hakemuksen valitusprosessia.
2.1.2 Prosessinomistajan toivoma sähköisen prosessin tavoitetila
Prosessin omistaja on kartoituspalavereissa toivonut, että koko prosessi pyörisi sähköisesti, eli niin että hakemus ja sen käsittely tapahtuu sähköisesti ja myös päätöksen kirjaaminen tapahtuu sähköisen työnkulun kautta. Opiskelijan opintojen seurantatiedot olisi hyvä koostaa sähköisesti, samoin kuin hakemuksen liitteiden käsittely.
Maksujen käsittely tulee tapahtua järjestelmässä ja maksuista tulee saada käyttöön seurantatietoa.
2.1.3 Prosessinomistajan vähimmäisvaatimukset
Opiskelijan tekemästä hakemuksesta johtuva käsittelymaksun käsittely tulee tapahtua sähköisesti ja maksun suorittamisesta tulee tulla opintotoimiston käsittelijälle tieto. Tämän jälkeen opintotoimisto alkaa käsitellä varsinaista hakemusta tarvittavien liitetietojen koostamisella.
2.1.4 Järjestelmällä tuettava sähköinen prosessi ja prosessiin liittyvät käyttötapaukset
Vaiheen nro |
Mitä tapahtuu? |
Kuka tekee? |
Millä tavalla? |
Mikä on lopputulos? |
---|---|---|---|---|
1. |
Opiskelijalle ilmoitus mahdollisuudesta hakea harkinnanvaraista lisäaikaa |
Winha / Opintotoimisto |
Automaattisesti, kun opiskelijalla on tullut täyteen "normi +1" opiskeluaikaa. Sähköposti lähetetään kaksi kertaa vuodessa huhtikuussa ja lokakuussa. |
1) Opiskelija saa tiedon oikeudesta hakea lisäaikaa. |
2. |
Opiskelija maksaa verkossa maksun. |
Opiskelija |
Verkkomaksun suoritus asiointipalvelussa. |
1) Suoritettu käsittelymaksu. |
3. |
Opiskelija täyttää hakulomakkeen ja toimittaa sen postilla tai sähköpostilla opintotoimistoon. |
Opiskelija |
Posti / Sähköposti |
Täytetty hakulomake. |
4. |
Opintotoimisto vastaanottaa täytetyn hakulomakkeen ja tarkistaa asiontipalvelusta, että opiskelija on suorittanut käsittelymaksun. |
Opintotoimisto |
Sähköisesti asiontipalvelussa |
1) Todettu, että käsittelymaksu on maksettu, jolloin erikseen hallittava päätösprosessi käynnistyy. |
2.2 Harkinnanvarainen opiskeluoikeuden palauttamisen käsittelymaksun kerääminen
Opiskeluoikeuden palauttamisesta kerrotaan tuubissa seuraavalla sivulla: https://tuubi.metropolia.fi/portal/fi/group/tuubi/henkilokunnalle/opintoasiat/opiskeluoikeus/opiskeluoikeuden-palautus. Ko. sivulla mainitaan mm. kahdesta syystä harkinnanvaraisesti palautettavasta opiskeluoikeudesta:
A) Opiskelija, jolla on lain sallimaa opiskeluoikeusaikaa jäljellä ja joka ilmoittautumisen laiminlyönnin/eroamisen takia on menettänyt opiskeluoikeuden edellisen lukukauden lopussa, voi hakea kirjallisesti hakemuksella opiskeluoikeuden palauttamista opintotoimistosta. Hakemuksen käsittelystä peritään asetuksen mukainen 35 euron maksu. Hakuasiainvastaava tekee opiskeluoikeuspäätöksen opintoasiainvastaavan esittelyn perusteella.
B) Opiskelija, jolla on lain sallimaa opiskeluoikeusaikaa jäljellä ja joka ilmoittautumisen laiminlyönnin/eroamisen takia on menettänyt opiskeluoikeuden ennen edellistä lukukautta, voi hakea opiskeluoikeuden palautusta opiskeluoikeuden palautuslomakkeella. Koulutusvastaava tai koulutuspäällikkö antaa hakemukseen lausunnon, esittelijänä toimii opintoasiainvastaava ja päätöksen opiskeluoikeuden palauttamisesta tekee hakuasiainvastaava. Hakemuksen käsittelystä peritään asetuksen mukainen 35 euron maksu.
Näiden kahden käsittelyprosessin mukaiset käsittelymaksun suorittamiset on tarkoitus sähköistää tässä prosessissa.
2.2.1 Nykyinen toimintaprosessi
Vaiheen nro |
Mitä tapahtuu? |
Kuka tekee? |
Millä tavalla? |
Mikä on lopputulos? |
---|---|---|---|---|
1. |
Opiskelija ottaa yhteyttä opintotoimistoon huomattuaan, että opinto-oikeus ei ole enää voimassa. |
Opiskelija |
Sähköposti tai henkilökohtainen kontakti |
1) Tieto, että opiskeluoikeuden voi palauttaa, jos... |
2. |
Opiskelijalle annetaan ohjeet anomusta varten. |
Opintosihteeri / Opintotoimisto |
Sähköpostilla tai postitse |
Opiskelijalla on saanut anomuspaperit ja muut ohjeet. |
3. |
Opiskelija täyttää anomuksen ja laatii suunnitelman opintojen loppuunsuoritusta varten. |
Opiskelija |
Allekirjoitetulla paperilomakkeella |
Opintotoimisto saa anomuksen. |
4. |
Anomus numeroidaan diaariin |
Opintotoimisto |
Käsin |
Yksilöity anomus. |
5. |
Tarkistetaan, että oliko opiskelija läsnä edellisellä lukukaudella. |
Opintotoimisto |
Winha |
1) Opiskelija oli läsnä edellisellä lukukaudella. Prosessi siirtyy kohtaan 6a. |
6a. |
Opintotoimisto tekee päätöksen opinto-oikeuden palauttamisesta. |
Opintotoimisto |
Winha |
Opiskelija kirjattu läsnäolevaksi. |
6b. |
Opintosihteeri lähettää anomuksen koulutusohjelmalle lausuntoa varten. |
Opintosihteeri |
Sisäposti |
Koulutuspäällikkö saa anomuksen. |
7b. |
Koulutuspäällikkö tekee lausunnon päätöstä varten. |
Koulutuspäällikkö |
Paperiasiakirja |
Anomuksen liitteenä oleva anomus. |
8b. |
Koulutuspäällikkö lähettää anomuksen liitteineen opintotoimiston vastaavalle. |
Koulutuspäällikkö |
Sisäposti |
Puollettu tai ei puollettu anomus. |
9b. |
Opintotoimiston vastaava tekee päätöksen. |
Opintotoimiston vastaava |
Paperiasiakirja |
1) Hyväksytty anomus TAI |
10b. |
Opintosihteeri merkitsee tiedon päätöksestä Winhaan. |
Opintosihteeri |
Winha |
1) Opinto-oikeus voimassa TAI |
11b. |
Opintosihteeri lähettää päätöksen anomuksesta opiskelijalle. |
Opintosihteeri |
Posti |
Opiskelija saa tiedon päätöksestä. |
2.2.2 Prosessinomistajan toivoma sähköisen prosessin tavoitetila
Prosessinomistajan toiveena on, että vain opinto-oikeuden palautukseen liittyvä maksujenkäsittely sähköistetään.
2.2.3 Järjestelmällä tuettava sähköinen prosessi ja prosessiin liittyvät käyttötapaukset
2.3 Erikoistumisopintojen opiskelijamaksun kerääminen
Metropolian koulutusohjelmat tarjoavat opiskelijoille mahdollisuuden parantaa ammattitaitoansa erilaisilla erikoistumisopintojen koulutuskokonaisuuksilla. Ko. kokonaisuuksista tiedotetaan Metropolian verkkosivuilla ja niihin ilmoittauminen tapahtuu erillisillä kirjallisilla hakuprosesseilla. Erikoistumisopinnoista peritään opintomaksu, joka tällä hetkellä laskutetaan Metropolian normaalin laskutusprosessin kautta.
2.3.1 Nykyinen toimintaprosessi
Vaiheen nro |
Mitä tapahtuu? |
Kuka tekee? |
Millä tavalla? |
Mikä on lopputulos? |
---|---|---|---|---|
1. |
Opiskelija hakee erikoistumisopintoihin. |
Opiskelija |
Paperilomake liitteineen |
Hakemus erikoistumisopintoihin. |
2. |
Hakutoimisto tekee valinnan hyväksymisestä. |
Hakutoimisto |
Erillinen prosessi |
1) Hyväksytty hakemus. |
3. |
Valitulle opiskelijalle ilmoitetaan päätös hausta. |
Hakutoimisto |
Kirjallisesti |
1) Ilmoitus hyväksynnästä. |
4a. |
Opiskelija ilmoittaa opiskelupaikan vastaanotosta. |
Opiskelija |
Kirjallisesti |
Opiskelupaikan vastaanotto ilmoitus. |
5a. |
Hakutoimisto kirjaa opiskelijan läsnäolevaksi. |
Hakutoimisto |
Winha |
Opiskelupaikka varattu. |
6a. |
Hakutoimisto tekee opiskelumaksun laskutuspyynnön. |
Hakutoimisto |
Sähköposti |
Laskuttaja saa laskutuspyynnön. |
7a. |
Laskuttaja laskuttaa opiskelumaksun. |
Laskuttaja / Taloushallinto |
Intime Plus |
1) Paperilasku |
8a. |
Opiskelija maksaa laskun |
Opiskelija |
Laskun maksu pankkitilille |
Maksu suoritettu. |
4b. |
Opiskelija ei ota opiskelupaikkaa vastaan. |
Opiskelija / Ei kukaan |
Kirjallisesti / Ei mitenkään |
Opiskelijan laskutusprosessi ei käynnisty. |
5b. |
Hakutoimisto ilmoittaa varalla olijoille vapaasta opiskelupaikasta. |
Hakutoimisto |
Sähköpostilla tai kirjallisesti |
Tieto vapaasta opiskelupaikasta varalla olijoille. |
6b. |
Varalla oleva opiskelija ilmoittaa ottavansa opiskelupaikan vastaan. |
Opiskelija |
Sähköpostilla |
Opiskelupaikan vastaanotto ilmoitus. Prosessi siirtyy kohtaan 5a. |
2.3.2 Prosessinomistajan toivoma sähköisen prosessin tavoitetila
Prosessinomistajan toiveena on, että vain erikoistumisopintoihin liittyvien opintomaksujen käsittely sähköistetään.
2.3.3 Järjestelmällä tuettava sähköinen prosessi ja prosessiin liittyvät käyttötapaukset
Vaiheen nro |
Mitä tapahtuu? |
Kuka tekee? |
Millä tavalla? |
Mikä on lopputulos? |
---|---|---|---|---|
1. |
Opiskelija hakee erikoistumisopintoihin. |
Opiskelija |
Paperilomake liitteineen. |
Hakemus erikoistumisopintoihin. |
2. |
Hakutoimisto tekee valinnan hyväksymisestä. |
Hakutoimisto |
Erillinen prosessi |
1) Hyväksytty hakemus. |
3. |
Hakutoimisto tallentaa asiointijärjestelmään tiedon opiskelijan opintomaksusta. |
Hakutoimisto |
Asiointipalvelun käyttöliittymä: Hakutoimiston toiminnot - Erikoistumisopintojen opintomaksu toimeksiannon lisäys. |
Opiskelijan opintomaksu toimeksianto. |
4. |
Valitulle opiskelijalle ilmoitetaan päätös hausta. |
Hakutoimisto |
Sähköpostilla ja kirjallisesti |
1) Ilmoitus hyväksynnästä. Sisältää ohjeen opintomaksun suorittamisesta asiointijärjestelmän kautta. |
5a. |
Opiskelija maksaa opintomaksun verkkomaksulla. |
Opiskelija |
Asiointipalvelun käyttöliittymä: Asiointipalvelun erikoistumisopintojen opintomaksun suoritus - Maksu suoritetaan verkkomaksulla. |
1) Maksu suoritettu ja seurattavissa. |
6a. |
Hakutoimisto kirjaa opiskelijan läsnä olevaksi. |
Hakutoimisto |
Winha |
Opiskelupaikka vastaanotettu ja opiskelija kirjattu läsnä olevaksi. |
5b. |
Opiskelija pyytää opintomaksusta laskun kolmannelle osapuolelle. |
Opiskelija |
Sähköposti / Suora yhteydenotto / Kirjallisesti |
1) Opiskelu paikka varattu. |
6b. |
Hakutoimisto sulkee asiontijärjestelmän toimeksiannon |
Hakutoimisto |
Asiointipalvelun käyttöliittymä: Hakutoimiston toiminnot - Erikoistumisopintojen opintomaksu toimeksiannon ylläpito. |
Suljettu opintomaksu toimeksianto. |
7b. |
Hakutoimisto tekee laskutuspyynnön. |
Hakutoimisto |
Sähköpostilla |
Laskuttaja saa laskutuspyynnön. |
8b. |
Laskuttaja laskuttaa opiskelumaksun. |
Laskuttaja / Taloushallinto |
Intime Plus |
1) Paperilasku |
9b. |
Lasku maksetaan |
Kolmas osapuoli |
Laskun maksu pankkitilill. |
Maksu suoritettu. |
5c. |
Opiskelija ei maksa TAI Kolmas osapuoli ei maksa |
Ei kukaan! |
1) Toimeksianto menee vanhaksi Asiointijärjestelmässä TAI |
1) Vanhentunut toimeksianto |
6c. |
Hakutoimisto tiedottaa varalla olijoille vapaasta opiskelupaikasta. |
Hakutoimisto |
Sähköpostilla tai kirjallisesti. |
Tieto vapaasta paikasta varalla olijoille. |
7c. |
Joku varalla ollut henkilö ilmoittautuu, nopein ilmoittauminen valitaan. |
Opiskelija ehdokas. |
Sähköisesti tai puhelimitse. |
Hyväksytty hakemus. Prosessi siirtyy kohtaan 3. |
2.4 Avoimen ammattikorkeakoulun opintojaksomaksujen kerääminen sekä ilmoittautumisten hallinta
- mitä tällä oikein tehdään. tarvittaessa viittaukset tiedon lähteille
2.4.1 Nykyinen toimintaprosessi
Vaiheen nro |
Mitä tapahtuu? |
Kuka tekee? |
Millä tavalla? |
Mikä on lopputulos? |
---|---|---|---|---|
1. |
|
|
|
|
2.4.2 Prosessinomistajan toivoma sähköisen prosessin tavoitetila
2.4.3 Prosessinomistajan vähimmäisvaatimukset
2.4.4 Järjestelmällä tuettava sähköinen prosessi ja prosessiin liittyvät käyttötapaukset
3. Järjestelmäarkkitehtuuri
Kuten jo edellä tässä määrittelydokumentissa on mainittu, järjestelmä on suunniteltu toteutettavaksi siten, että toiminnot jaetaan palveluväylän ja erillisen asiointisovelluksen kesken. Jako perusteena on seuraavat periaatteet:
- toiminnon yleisyys ja/tai monikäyttöisyys: palveluväylä
- toiminnon pitää olla saatavissa monesta eri ohjelmistosta: palveluväylä
- toiminto on loppukäyttäjän käyttöliittymä: asiointipalveluohjelmisto
Järjestelmään toteutettavien ohjelmistotoiminnallisuuksien sijoittaminen eri ohjelman osiin on kuvattu seuraavassa kaaviokuvassa:
Ohjelmistokokonaisuuden käyttöliittymät ja niihin liittyvät käyttöliittymien toiminnallisuuslogiikat on sijoitettu PHP-ohjelmistoon, joka voidaan käsittää koostuvan seuraavista kokonaisuukista:
- Sovellusalusta kerros:
- Asiointisovelluksen käyttöliittymät on suunniteltu toteutettavaksi PHP-ohjelmointikielellä. Lisäksi sovellusalustassa on tarkoitus käyttää Codeigniter PHP-sovelluskehystä, jonka toiminnallisuutta laajennetaan Metropolia kohtaisilla laajennoksilla.
- Sovelluslogiikka kerros:
- Sovellusalustan toiminnallisuuksien lisäksi tarvitaan käyttöliittymän toiminnallisuuksia varten sovelluslogiikkoja ja -luokkia.
- Käyttöliittymä kerros:
- Varsinaiset käyttöliittymät tarvitsevat PHP:llä toteutettavien palvelintoimintojen tueksi myös asiakaspuolella ajettavia selaintoiminnallisuuksia. Nämä toteutetaan jQuery- ja jQueryUI-javascript-kirjastoilla, joiden käytöllä voidan turvata myös selainyhteensopivuus modernien internet-selaimien kanssa. Käyttöliittymien luomisessa käytetään myös HTML-kieltä, jonka käytössä kannattaa myös pyrkiä standardien noudattamiseen.
Metropoliassa ja myös OPI-projektissa palveluväylä toteutukset on valittu toteutettaviksi Apache ServiceMixillä. Tämän vuoksi ohjelmistokokonaisuuden palveluväylään suunnitellut toiminnallisuudet toteutettaneen sekä Java-kielellä että Camel-toiminnallisuuksina. Maksu- ja tunnistustoiminnallisuuksien lisäksi on suunniteltu, että talousautomaatioon tarvittavat ohjelmistotoiminnallisuudet sijoitetaan palveluväylään.
Ohjelmistokokonaisuudessa käytettävien rajapintojen kautta tapahtuva tiedonsiirto tehdään XML-tiedostoilla. Poikkeuksena tästä on talousautomaation tarvitsemat siirtotiedostot, jotka tehdään määrämittaisina ASCII-tiedostoina.
Ohjelmistokokonaisuudessa käytettävät tiedot tallennetaan MySQL-tietokantaan. Palveluväyläarkkitehtuuri periaatteiden mukaisesti tietokannan tietojen käsittely tapahtuu palveluväylän kautta.
4. Tietojärjestelmä määrittelyt
- vielä kerran jako kahteen
4.1 Asiointipalvelu
- lyhyt esittely ideoista
4.1.1 Toiminnallisuudet, käyttötapaukset ja käyttöliittymäprotot
Seuraavassa käydään läpi asiointijärjestelmään suunnitellut toiminnallisuudet, toiminnallisuuksiin liittyvät käyttötapaukset ja mahdolliset käyttöliittymäprotot.
- Kaikki käyttäjät
- etusivu
- rekisteröityminen
- omien tietojen päivitys
- kirjautuminen
- käyttäjän toimeksiantolistaus (toimintolistaus)
- velho: maksaminen verkkomaksulla
- velho: maksaminen luottokortilla
- velho: erikoistusopintojen opintomaksun suorittaminen
- avoimen opintojakson lisääminen poimintakoriin
- avoimen opintojaksojen poimintakori
- avoimen ilmoittautuminen poimintakorin perusteella
- käyttäjä: metropolian opiskelija, voimassa oleva opiskeluoikeus
- velho: harkinnanvaraisen yliajan hakeminen
- käyttäjä: metropolian opiskelija, päättynyt opiskeluoikeus
- velho: harkinnanvarainen opiskeluoikeuden palauttaminen
- prosessitoimijat, opintotoimisto
- prosessitoimijat, hakutoimisto
- prosessitoimijat, avoin amk
4.1.2 Tietomalli ja tietokanta
- käyttäjät
- henkilöt
- tuotteet
- toimeksiannot
- toimeksiantorivit
- poimintakorit
- poimintarivit
- lokitapahtumat
4.1.3 Rajapinnat
- viittaus siihen, että käytetään palveluväylän rajapintoja
- viittaus kirjautumisen cas:n kautta
4.1.4 Raportit ja listaukset
- loppukäyttäjä
- toimeksiannon listaus
- prosessitoimija, opintotoimisto
- yhden toimeksiannon listaus
- avointen toimeksiantojen listaus
- vastaanotetut maksut raportti
- prosessitoimija, hakutoimisto
- yhden toimeksiannon listaus
- avointen toimeksiantojen listaus
- vastaanotetut maksut raportti
- prosessitoimija, avoin amk
- avoimen amk opintojaksototeutusten listaus
- yhden opintojaksototeutuksen ilmoittautumisten listaus
- vastaanotetut maksut raportti
- pääkäyttäjä
- käyttäjälistaus
- henkilölistaus
- tuotelistaus
- toimeksiantolistaus
- maksuyhteenveto raportti
- ylläpito
- lokin listaus
4.1.5 Käyttöoikeudet ja työnkulut
- käyttäjäprofiilit
- loppukäyttäjä
- loppukäyttäjä, metropolian opiskelija
- prosessitoimija, opintotoimisto
- prosessitoimija, hakutoimisto
- pääkäyttäjä
- ylläpito
- käyttöoikeudet toiminnallisuuksiin
4.1.6 Tekniset vaatimukset
4.2 Palveluväylä
- kuvausta...
- viittaus Tomin palveluväylä periaatteet dokumenttiin
4.2.1 Toiminnallisuudet ja käyttötapaukset
- henkilön tunnistaminen
- käyttäjän rekisteröityminen
- käyttäjän muokkaus
- asiakkaan lisääminen
- asiakkaan muokkaus
- asiakkaan sulkeminen
- asiakkaiden listaus
- tuotteen lisäys
- tuotteen muokkaus
- tuotteiden listaus
- poimintakorin lisäys
- poimintakorin muokkaus
- poimintakorien listaus
- poiminnan lisäys
- poiminnan muokkaus
- poimintojen listaus
- toimeksiannon lisääminen
- toimeksiannon muokkaus
- toimeksiannon tilakyselyt
- toimeksiannon tilapäivitykset
- toimeksiannon peruutus
- toimeksiantojen listaus
- toimeksiantojen listaus asiakkaittain
- talousautomaation siirtotiedostojen muodostus, koeajo
- talousautomaation siirtotiedostojen muodostus
4.2.2 Toimintojen Webservice-rajapinnan kuvaukset
- eli palveluväylä toimintojen sekä talousautomaation paketointi muille sovelluksille sopivaksi
4.2.3 Maksu- ja tunnistustoiminnallisuuksien Vetuma-rajapintojen kuvaukset
- käytännössä listataan kohdat vetuma-dokumentaatiosta, jota tässä projektissa sovelletaan
4.2.4 Talousautomaation rajapinnan kuvaukset
- siirtotiedostokuvaukset: huom! määrämittaisia ASCII-tiedostoja
- muista laittaa suunnitelmiin tiedot, että mikä toiminnallisuus luo tiedon ja millaisella syklillä!
4.2.5 Tietomalli ja tietokanta
- tarkat kuvaukset per taulu kenttätasolla!
- tsekkaa kenttänimet vastaamaan ensisijaisesti metropolia nimiä ja sitten xdw-mallia vasten, tarvittaessa käytä aliaksia!
- tietokantamallia päivitetään kun määrittelydokumentti täydentyy
Tietokannat:
- henkilöt / asiakas
- tuotteet
- intimetuotteet (replikaatti)
- opintojaksototeutukset
- toimeksianto
- toimeksiantorivit
- intimeprojektit (replikatti)
- poimintakori
- poimintarivit
Tietokanta - Käsitekartta
Tietokanta - taulut
Puuttuvat kentät:
Toimeksianto: toimeksiannon vanhenemisaika!
4.2.6 Tekniset vaatimukset
- ympäristöjen tekniset vaatimukset (edes jotain) palvelin, että toiminnallisuus näkökulmasta
- "palvelimien tulee olla teknisesti suojattu... palveluita käytetään vain ssl-rajapintojen kautta"
- huomautetaan, että määrittelyjä voidaan tarkentaa...
4.2.7 OPI-Maksut projektin vaatimuksien huomioon ottaminen
5. Toteutussuunnitelma
- miten edetään
6. Testaussuunnitelma
- miten testaus suoritetaan
7. Käyttöönottosuunnitelma
- kuinka järjestelmä otetaan käyttöön
8. Ylläpitosuunnitelma
- miten pidetään järjestelmästä huolta jatkossa!
9. Jatkokehityssuunnitelma
- lyhyesti, mitä ominaisuuksia tulevaisuudessa voisi tulla
Tyhjäpohja: Prosessikuvaus
Vaiheen nro |
Mitä tapahtuu? |
Kuka tekee? |
Millä tavalla? |
Mikä on lopputulos? |
---|---|---|---|---|
1. |
|
|
|
|
Tyhjäpohja: Käyttötapaus
|
Käyttötapauksen nimi |
---|---|
|
|
-
Yleiskuvaus |
---|
|
-
Laatija |
|
Päiväys |
|
Prosessi |
|
-
Käyttäjärooli |
Kuvaus |
Oikeudet |
Käyttötiheys |
---|---|---|---|
|
|
|
|
|
|
|
|
-
Esitiedot/Ehdot |
|
-
|
Käyttötapauksen kuvaus |
Viittaus |
---|---|---|
1. |
|
|
2. |
|
|
3. |
|
|
-
|
Tulokset |
---|---|
T1 |
|
T2 |
|
-
|
Poikkeukset |
---|---|
P1 |
|
P2 |
|
P3 |
|
-
|
Muut vaatimukset |
---|---|
V1 |
|
V2 |
|
V3 |
|
-
|
Käsittelysäännöt |
---|---|
K1 |
|
K2 |
|
K3 |
|
-
|
Avoimet Asiat |
---|---|
A1 |
|
A2 |
|
A3 |
|
-
Käyttötiheys |
|
-
Muuta |
|