Työyhteisöissä fasilitointia tapahtuu sekä virallisesti että epävirallisesti. Fasilitoija, fasilitaattori voi olla jonkun työnimike. Joku saattaa luontevasti ottaa fasilitoijan roolin itselleen, ilman että siitä erillistä määräystä annetaan. Se ei välttämättä sovellu kaikille aloille, kaikille organisaatiohierarkian portaille eikä jokaisen persoonallisuuden piirteille, mutta fasilitoivaan otteeseen perustuvaan työkulttuuriin on sujahdettu vaikeuksitta (ainakin alkuvaiheessa) Vyyhti-hankkeessa. Toimintatavan valinta on tapahtunut ehkä enemmän luonnostaan ja vähemmän tarkoitushakuisen tiedostavasti.
Vyyhti-hankkeen tiimissä Metropolia ammattikorkeakoulun kulttuurin ja luovan alan tulosyksikössä työskentelevät projektipäällikkö Milla ja projektisuunnittelijat Jussi ja Susanna. Kerron tässä mikroartikkelissa Vyyhti-tiimin toimintaa ja pohtimaan, mitä iloa toimintatavasta on hankkeelle.
Käytännön tekeminen auttaa hahmottamaan kokonaisuutta
Ensimmäisten kolmen kuukauden aikana projektissa työskenteli kaksi ihmistä osa-aikaisesti. Nämä olivat projektipäällikkö ja hankkeen verkkosivut toteuttanut opiskelija, jonka tehtävä oli luoda teknisesti toimivat pohjat hankkeen verkkosivuiksi, jotta niitä voitaisiin täydentää sisällöllisesti ja kehittää eteenpäin hankkeen edetessä. Opiskelija ja Milla ideoivat vaihtoehtoja aluksi yhdessä, jonka jälkeen opiskelija sai vetäytyä työstämään kokonaisuutta itsenäisesti eteenpäin.
Hankkeen neljännellä toimintakuukaudella projektisuunnittelija Jussi astui mukaan tiimiin. Projektisuunnittelija ja -päällikkö olivat tehneet töitä yhdessä aiemminkin. Tutustumisvaihetta ei käyty lävitse, vaan voitiin siirtyä suoraan uuden hankkeen pariin ja käytännön toimintaan.
Aikaa kului toiminnan suunnitteluun, ideointiin ja kokonaisuuden hahmottamiseen. Pyrittiin hakemaan yhteistä käsitystä siitä, mistä hankkeessa on kyse. Käytännön toimina Jussi auttoi opiskelijaa viimeistelemään verkkosivut, jonka jälkeen päästiin tuottamaan verkkoon tietoa hankkeen toiminnasta.
Hankkeen operationaalisen työn vaiheistamista ja sisältökokonaisuuksien palastelua auttoi se, että ensimmäisenä käytännön tehtävänä oli tuottaa toimiva verkkosivusto täysin nollasta. Konkreettisen viestintäkanavan rakentaminen auttoi mallintamaan laajempia kokonaisuuksia ja niiden osatavoitteita.
Ketterästi oman tehtävän rajojen ulkopuolelle
Hankkeen viidennellä kuukaudella tiimin jäseneksi liittyi projektisuunnittelija Susanna, jonka kanssa Milla ja Jussi eivät olleet aiemmin työskennelleet. He olivat olleet mukana rekrytoimassa, haastatelleet ja todenneet tehtävään päteväksi, kokeneeksi sekä persoonaltaan sopivasti ryhmädynamiikkaa täydentäväksi. Susannan tiimiin saapuminen oli siis iloinen, odotettu tapahtuma.
Projektisuunnittelijoiden ja projektipäällikön toimenkuvat ja vastuut on lueteltu työsopimuksissa ja hanketoimintaa kuvaavassa tehtäväluettelossa. Kullakin on selkeästi määrätyt alueensa hankkeessa. Pienen tiimin jäsenten osaamisalueissa on paljon päällekkäisyyksiä.
Yhteisen tekemisen meiningistä kumpuavaa toimintakulttuuri, jossa pyritään ketteryyteen. On luontevaa, ettei ennalta määritellyistä työtehtävistä muodostu ylittämätöntä raja-aitaa. Hyvin toimiva Vyyhti-tiimi on organisoitu selkeästi. Jokainen siinä työskentelevä ymmärtää omat päävastuualueensa, mutta kykenee tarvittaessa auttamaan muita. Tiimissä ei kuulla lausetta "ei kuulu toimenkuvaani".
Koko tiimi on orientoitunut työstämään hanketta tietyn ajan. Suuria periaatekysymyksiä ei ole tarvinnut ratkoa. Työote on tavoitteellinen, työkulttuuri on neuvotteleva ja toisia tukeva. Koska koko tiimi tavoittelee samaa päämäärää, on hyvin luontevaa, että tiimin sisällä annetaan tehtäväroolien rajojen yli tarvittaessa ideoita, ehdotuksia ja apua toisille.
Vyyhti-hankkeen tiimiin onkin muodostunut motto "kaikki tekevät".
Projektipäällikkö fasilitoijana
Millalla ja Susannalla on yhteinen koulutustausta, joka auttaa heitä ymmärtämään toistensa näkemyksiä käytännön tekemisessä, prosesseissa ja menetelmissä. Projektipäällikön tehtävä on tukea entuudestaan toisilleen vieraiden suunnittelijoiden keskinäistä tutustumista ja yhteistyön luontevaa sujumista. Yhtä lailla projektipäällikön ja myöhemmin mukaan tulleen suunnittelijan välinen tutustuminen on lähtenyt käyntiin työnteon lomassa.
Projektipäällikkö on yksi tiimin jäsenistä, mutta kuitenkin johtaa operationaalista työtä ja vastaa kokonaisuudesta. Fasilitoivan otteen toteuttamista helpottaa Vyyhti-hankkeessa se, että projektipäällikkö ei ole virallisesti suunnittelijoiden tai muiden hankkeessa työskentelevien esimies. Tämä vapauttaa projektipäällikön organisaatiohierarkian mukanaan tuomasta asemavallan paineesta.
Projektipäälliköllä on hanketyössä vastuunsa ja selkeä oma roolinsa. Titteli ei silti vapauta käytännön toimien tekemisestä; päällikkö roudaa pöytiä kickoff-tilaisuutta varten, siinä missä muutkin. Päällikön velvollisuus on toki tarvittaessa delegoida ja priorisoida tekemistä. Tämä vaatii päälliköltä oman työn organisoimista ja itsensä johtamista.
Fasilitoivaan työotteeseen projektipäällikön roolissa voi päästä (Vyyhti-hankkeen kokemusten perusteella):
1. Olemalla peloton epäonnistumisten edessä.
Jos mokaa, yleensä saa luvan yrittää uudelleen.
2. Pyrkimällä aitouteen ja rehellisyyteen, sekä itseään että tiimiään kohtaan.
Työrooli voi vaatia tietynlaista käyttäytymistä erilaisissa tilanteissa.
Työyhteisössä samojen ihmisten kanssa pitempään toimiessa on kuitenkin melko hyödytöntä yrittää suorastaan valehdella esimerkiksi osaamistaan paremmaksi kuin on.
Jokaisessa on hitusen säröjä, vaivoja tai puutteita. Kukin tietysti paljastaa työyhteisössä persoonastaan vain sopivimmaksi katsoman määrän. Ihmisen kokonaistyytyväisyyden kannalta lie epäedullista, jos työroolin identiteetti ja "aito minä" ovat kovin etäällä toisistaan. Surullista on, jos työyhteisössä ei syystä tai toisesta voi antaa persoonansa lainkaan näkyä.
3. Välttämällä Suuren Johtajan roolia. Sitä ei voi ottaa, se annetaan tiiminjäsenten ja sidosryhmien toimesta, jos sen on tekemisellään ansainnut.
Projektipäällikkö ei välttämättä aina osaa sanoa parasta ratkaisua joka tilanteessa, eikä hän koskaan ole paras sisältöasiantuntija, vaan pikemminkin yleispätevä osaaja, joka tietää kaikesta vähän, muttei mistään erityisestä kovin syvällisesti. Omien kompetenssiensa puutteiden myöntäminen itselle on tärkeintä.
Kommunikaation merkitys työyhteisössä
Projektipäällikön ja tiimissä toimivien on voitava kommunikoida avoimesti. Päällikön on kyettävä luottamaan tiiminsä asiantuntijoiden osaamiseen ja motivaatioon. Toimivassa tiimissä annetaan aikaa suunnitelmille ja ihmisten ideoille kypsyä. Päällikön on neuvoteltava sopivan säännöllisesti tiiminjäsentensä kanssa, näin voi varmistaa, että tekemisen suunta pysyy oikeana.
Päällikön on rehellisesti ja avoimesti voitava ottaa vastaan palautetta omasta työstään. Erityisen tärkeää on kommunikaation vastavuoroisuus, päällikön on myös annettava palautetta tiiminsä jäsenille. Ansaittu, kannustava palaute lisää intoa tekemiseen. Innostunut ilmapiiri tuottaa hyvää mieltä ja hyvä mieli kasvattaa tiimin yhtenäisyyden tunnetta. Yhtenäinen ja innostunut tiimi saa aikaiseksi paljon, mutta vahvistuu sietämään myös epäonnistumisia tai hetkiä, jolloin rakentava palaute on tarpeen.Tärkeää on siis huomioida paitsi osaaminen ja tieto, myös työskentelevien ihmisten tunneulottuvuudet.
Hienointa on, kun hyvin toimiva, motivoitunut ja osaava tiimi viestii myös ulospäin tekemisen iloaan. Sen myötä myös ulkopuolisten toimijoiden kiinnostus osallistua hankkeen toimintaan kasvaa ja hankkeen vaikutuspiiri laajenee entisestään.