Olen työskennellyt Vyyhti-hankkeen projektipäällikkönä jo yli vuoden ajan. Oman osaamisen kehittyminen projektin aikana on ollut tempoilevaa. Koko projektin eteneminen on ollut mielekästä työtä. Kirjaan tässä vaiheessa muutamia havaintoja kuluneesta taipaleesta.
Toimintaympäristö haltuun
Projektipäällikkö on luonnollisesti kokonaisvastuussa projektin etenemisestä hankesuunnitelman mukaisesti. Hanketyössä noudatetaan rahoittajan ja emo-organisaation ohjeita ja sääntöjä, sekä edetään rahoituksen saaneessa projektisuunnitelmassa mainittujen tavoitteiden, aikataulujen ja budjettien raameissa. Toimintaympäristön hahmottaminen nopeuttaa työskentelyn saamista alkuun, etenkin mammuttikokoisen ammattikorkeakoulun sisäiset byrokraattiset kiekurat ja muun muassa tukivälinevalikoima voivat sokauttaa ulkopuolelta yhtäkkiä puikkoihin hyppäävän.
Projektissamme työskentelee sen alusta loppuun vakituisesti määräaikaisina kolme henkilöä. Muu henkilöstö vaihtuu osaprojekteittain. Mukana Vyyhti-työssä on niin Metropolian lehtoreita, opiskelija-assistentteja kuin ulkopuolisia asiantuntijoita. Projektipäällikkö ei ole Vyyhti-hankkeen työntekijöiden esimies hallinnollisesti, vaan tuo vastuu on koulutusohjelman esimiehellä, tässä tapauksessa viestinnän koulutuspäälliköllä. Tämä on ymmärrettävää, koska projektipäällikkö ei välttämättä ole edes organisaation vakituista henkilöstöä. Toisaalta, järjestely tuo käytännön hidasteita esimerkiksi erilaisiin dokumentteihin allekirjoitusten keräämisessä.
Kun projektipäällikkö lähtee emo-organisaationsa ulkopuolelle hahmottamaan "oikeaa" maailmaa, jossa hankkeen pitäisi toimia ja kukoistaa, törmätään monenlaisiin tiedonhaku-, selvitys- ja verkostoitumistarpeisiin. Ne vievät aikaa. Mikään ei ole valmiina.
Alkuideoinnista eteenpäin
Hankkeen alkaessa projektipäälliköllä on tieto vain siitä, mitä hankesuunnitelmassa on mainittu hankkeen aikana toteutettavan. Siksi projektien alkumetrit ovat tärkeitä suunnittelutyötä varten. Usein myös aikaa kuluu pohdiskeluun ja ratkomiseen - tehdäkö niin vai näin. Alkuvaiheen aprikoimiseen käytettävää aikaa tulee arvostaa, sillä alussa tehdyt ratkaisut vaikuttavat vahvasti koko hankkeen kehittymiseen ja onnistumiseen.
Tavoitteet
Tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiohankkeessa ei ennakkoon voi aivan täsmällisesti tietää, millä toimenpiteillä luvatut tulokset saavutetaan. Projektin toteuttamiseksi on annettu ennalta määritelty tavoite, aika ja raha, joiden tulee riittää hanketyön tekemiseen. Lopullisena tavoitteena on luvattujen tulosten saavuttaminen.
Vyyhti-hankkeen kohdalla hankesuunnitelmassa on luvattu laaja kirjo erilaisia tuloksia. Toteutuneiden toimenpiteiden, kuten luotujen koulutusten osallistujien lukumäärien ja taustatietojen, raportoiminen on EU-hankkeessa pilkuntarkkaa. Hankesuunnitelmassa luvattujen hankkeen aikana saavutettavien tulosten osalta toteuma on kuitenkin jossain määrin tulkinnanvaraista.
Yhteistyöverkosto
Miten toteutus käytännössä tapahtuu, on projektin aikana neuvottelemista eri tahojen välillä. Neuvottelut voivat olla monenlaisia: ketkä tulevat mukaan, miten motivoida kiireisiä asiantuntijoita irrottamaan pala ajastaan juuri tälle hankkeelle? Millä edellytyksin saadaan jäsenet kootuksi ohjausryhmään? Miten pää- ja osatoteuttajien välinen yhteistyö toteutetaan? Kuka neuvoo ja auttaa, jos ratkaistavana on tärkeitä periaatekysymyksiä? Miten rahoittaja osallistuu päätöksentekoon? Kuka tekee lopullisen päätöksen, jos vaihtoehtoja on useita ja niistä kukin tuntuu yhtä mahdolliselta toteuttaa? Projektipäällikkö neuvottelee silläkin riskillä, että työaikaa valuu hukkaan. Projektipäällikkö on hankkeensa myyntitykki. Yleisesti neuvottelut onnistuvat, silloin kun paikalla ovat oikeat ihmiset oikean asian äärellä eli kaikille löytyvät hyvät perustelut osallistua toimintaan. Joskin joskus voi käydä niinkin, että säätilakin vaikuttaa niin organisaatioiden kuin yksilöiden sitoutumishalukkuuteen.
Yhteistyöverkostoon eksyvät vastahankaiset tahot ovat hankalia myöhemmin tipauttaa kyydistä. Vaikka ehdotus yhteistyöstä kuulostaisi hyvältä ja perustellulta, mutta sitoutuminen on hankalaa, silloin hyvä organisaation edustaja, sano vain suoraan, ettette juuri tällä kertaa voi sitoutua. Se on todella helppoa - sano EI. Tämä lyhyt viesti helpottaa elämää molemmin puolin. Projektipäällikön tehtävä on kiittää ja siirtyä seuraaviin kumppani- tai yhteistyöneuvotteluihin.
Työyhteisö
Projektipäällikön tehtävistä tärkein on projektin olemassaolon ja sen muodostaman työkokonaisuuden perinpohjainen ymmärtäminen sekä kyky ohjata työskentelyä tavoitteellisesti.
Toimintaympäristön hahmotuttua ja yhteistyökumppaneiden löydyttyä alkaa mielenkiintoinen hankevaihe, toteutusosuus. Ensimmäinen kysymys tietysti on, keitä ja minkälaista osaamista tarvitaan toteuttajiksi mihinkin osakokonaisuuteen? Olemme kirjoittaneet Vyyhti-hankkeen työvaiheita Vyyhti-blogiin. Sieltä on luettavissa valtava kirjo hienoa tekemisen meininkiä.
Tällaisessa suhteellisen nopeasykkeisessä hanketyössä, jossa pääasiallinen työskentelytapa on vaihdella ketterästi eri menetelmiä ja kirjata niistä käyttäjäkokemuksia, on äärimmäisen tärkeää löytää oikea tasapaino työyhteisön sisällä. Se ei ole välttämättä kaikista helpoin tehtävä, etenkin jos tiimin jäsenet ovat ennalta määrätyt. Vyyhti-tapauksessa työyhteisö on muotoutunut enimmälti tuoreista osaajista.
Mielestäni Vyyhti-projektissa työskentelevät henkilöt täydentävät osaamisprofiililtaan ja työskentelytavoiltaan toisiaan. Erilaisia persoonallisuustyypittelyjä löytyy psykologian ja käyttäytymistieteiden alalta, mutta niihin syvemmin sukeltamatta voin todeta, että omassa työyhteisössäni tulisieluinen innovaattori ja pohdiskeleva analyytikko sopivat erinomaisesti tiimiin, jossa etsitään nopeasti uutta ja arvioidaan löydöksiä.
Siinä missä hallinnollinen rutiini kehittyy vain hallintotehtävissä, myös projektiosaaminen kasvaa kokemuksen kautta. Eri intressiryhmien tarpeiden palvelu ja projektirahoituksen reunaehtojen ymmärtäminen ovat projektipäällikön peruskauraa.
Ei ole haitaksi, jos projektipäälliköllä on visiointikykyä ja ihmisten johtamisen taitoa. Tärkeintä on kuitenkin oman työn, itsensä johtaminen. Projektipäällikölle tekee hyvää ymmärtää, että hän on hankkeensa keulakuva muuallakin kuin edustustilaisuuksissa. Päällikön asettamaa esimerkkiä työtapojen ja -asenteen osalta myös tiimi väistämättä jollain tapaa seuraa, niin itsenäisiä aikuisia asiantuntijoita kuin työntekijät ovatkin.
Toisin sanoen, projektipäälliköksi ei kannata ryhtyä, mikäli ei löydä sisältään aitoa innostusta asialle, jota projekti edistää.
Viestintä ja kohderyhmät
Projektissa toteutettaviin kokonaisuuksiin, esimerkiksi koulutuksiin, haetaan osallistujia oikeasta elämästä. He ovat luonnollisesti hankesuunnitelmassa jo ennakkoon määriteltyjen kohderyhmien edustajia. Kuinka heidät tavoitetaan, on projektin onnistumisen kannalta oleellista.
Hanketyön alkuvaiheissa haasteena on aina oikeiden viestintäkanavien etsiminen ja löytäminen. Paitsi oikeat kanavat, myös hankkeen markkinointiin ja viestintään liittyvät ulkoasu- ja ilmaisutyylilliset seikat muotoutuvat osaksi hankkeen persoonallisuutta jo varhaisessa vaiheessa.
Usein hankeviestintä leimataan tylsäksi, ja monesti syynä siihen on hanketta toteuttavan organisaation asema kunnallisena, virasto- tai muuna byrokraattina.
Iloisia poikkeuksiakin löytyy, rahoittajien taholtakin nykyisin kannustetaan entistä enemmän hankkeen brändäämiseen. Hanke voi puhua kieltä, jonka ihmiset ymmärtävät. Hanke voi näyttää mukavalta ja helposti lähestyttävältä. Silloin kohderyhmien jäseniäkin saattaa tavoittaa helpommin. Projektipäällikön on hankkeensa liiderinä hyvä muistaa, että hankkeen sisäinen työskentelykulttuuri välittyy työtä tekevistä hankkeen ulkopuolellekin. Tällä tunnelmalla on suuri merkitys hankkeen yhteistyöverkostojen ja brändin kannalta.
Oma osaaminen kasvaa?
Johtamalla puolentoista vuoden Vyyhti-hankkeen toimintaa olen yllättäen löytänyt sisältäni jonkinlaisen päällikön prototyypin: kannustajan, sparraajan, joka pyrkii huomioimaan kaikkien tarpeet, osallistumaan käytännön työhön ja antamaan nostetta tekemiselle milloin milläkin tilanteeseen soveltuvalla tavalla. Silti jämptinä pysyen. Eritoten olen yllättynyt löytäessäni sisältäni rauhallisen neuvottelijan, jollaiseksi ehkä tässä tehtävässä on vähitellen pakkokin kasvaa.
Pohdinnat jatkuvat.