VOIMAA-hankkeen tiedottaja/tuottajan roolissa olen saanut vuosien 2009 ja 2010 aikana matkustaa paljon. Olen käynyt kansainvälisissä konferensseissa , seminaareissa ja messuilla. Niistä olen yhdessä matkalla olleiden kollegojeni kanssa tuottanut erilaisia uusia raportointikäytäntöjä, kuten ajantasaisen matkaraportoinnin ja wikipohjaisen mikroraportoinnin mallit. Matkoilta on yritetty välittää ajantasaisesti uusinta tutkimustietoa, linkkejä mielenkiintoisiin hankkeisiin sekä tunnelmia ja kuvia Euroopan tämänhetkisestä ilmapiiristä. Sen enempää sisältöihin uppoamatta, matkat ovat olleet opettavaisia ja omaa ammattitaitoa kehittäviä.
Koska kuitenkin olen pohjimmiltani kulttuurituottaja, haluaisin tässä pienessä blogikirjoitelmassani nostaa esiin Euroopan opetuksia konferenssituotannon kannalta. Näkemykseni ovat täysin subjektiivisia, enkä aio pahoitella sitä.
1. Tuotannon kaari: Haagissa järjestetyn Metropolis-konferenssin tuotannon kaari on noin kaksi-kolme vuotta. Tapahtuma on toki massiivinen: kesto on 5 päivää ja osallistujia noin tuhat, puheita, tutustumiskäyntejä, workshoppeja ja sponsoroituja illallisia järjestetään useita. Seuraavan vuoden tapahtumanpitopaikka esitellään jo tämän vuoden konferenssissa. Ensi vuonna tapahtuma järjestetään Azoreilla. Tapahtumapaikka oli tiedossa jo 2008 tai 2009. Kaikki pääpuhujat on jo buukattu sekä tematiikka koottu plenary sessioiden otsikoita myöten. Sisältöjen työstöä tekevät Metropolis-projektin työryhmän valitsema kaupunki, vastuussa on kaupungin johto sekä yhteistyötä tehdään aina paikallisten yliopistojen kanssa. Rahoitus tulee pääosin järjestäjäkaupungilta ja jokainen kaupunki saa itselleen tätä kautta hyvin näkyvyyttä sekä kasvattaa mainettaan. Tämä vaatii hyvää yhteistyötä kaikkien toimijoiden välillä, mutta myös kaupungin aloitteellisuutta pyrkiä Metropolis-konferenssin järjestäjäksi. Luultavimmin vuoden 2014 tapahtumanpitopaikkaa arvotaan parhaillaan.
2. Ennakointi: osallistujalle on tärkeää, että tapahtuma tuottaa itsestään tarpeeksi ennakkotietoa; että on tiedossa hyvissä ajoin, mitä ja missä järjestetään, mitkä ovat sisällöt ja niiden painopisteet. Ilmoittautumisen täytyy olla helppoa, mutta riittävän detaljitasolla olevaa (ainakin pitää yksilöidä ihmisen ruokavalio, jos tarjotaan lounaita tai illallisia).Tapahtumakaupungista on hyvä olla osallistujan kannalta relevanttia tietoa; sopimushotellit tai muutoin järkevimmät majoituspaikat tulee tiedottaa hyvissä ajoin, samoin kuvailla liikenneyhteydet hotelleilta tapahtumapaikoille. Myöskin tapahtumasta vastaavien yhteyshenkilöiden yhteystietoineen tulee olla ilmoittautumisvaiheessa muuttumatonta tietoa.
3. Kustannukset osallistujalle: Mitä aiemmin tietoa tapahtumasta on liikenteessä, sitä parempi, sillä osallistuja varaa itse matkansa ja majoituksensa, ja etenkin lentolippujen hinnoissa varhainen toimiminen saattaa olla eduksi. Riippuu toki, mistä lentää ja mihin. Majoitusten suhteen hinta ei välttämättä ole edullisin varhain varausta tehdessä, mutta huoneiden saatavuus väistämättä vähenee tapahtumahetken lähestyessä. Sillä, onko osallistumismaksu on enemmän tai vähemmän kohtuullinen, ei ole merkitystä, jos sisällöt itsessään ovat tarpeeksi kiinnostavia. Ja ei, en puhu nyt siitä että "firma maksaa, joten mitä väliä". Metropolis-konferenssia edeltäneessä Cities of Migration -konferenssissa paikalla oli paljon julkishallinnon pikkuvirkamiehiä, jotka olivat aivan itse kustantaneet matkansa esimerkiksi Australiasta Hollantiin. Työnantaja maksoi ehkä osallistumismaksun ja työntekijä kaikki muut kustannukset, joten kyse on täytynyt olla useiden satojen eurojen sijoituksesta. Työntekijät olivat tyytyväisiä, että olivat saaneet konferenssin ajaksi luvan olla pois toimistoiltaan.
4. Muistuttamiset: osallistujan on hyvä saada ilmoittautumisensa jälkeen vahvistus, jossa kerrotaan selkeästi mihin hän on osallistumassa ja linkataan webbisivulle, josta hän saa lisätietoa tapahtumasta. Lisäksi on hienoa, jos muutamia hetkiä ennen tapahtumaa lähetetään muistutus- tai täsmennysviestejä, jos ohjelmassa on tullut tärkeitä vahvistuksia tai muutoksia esimerkiksi keynote-puhujien osalta. Webbisivujen tuottamiseen tulee toki varautua jo hyvissä ajoin, niin että sivut ovat valmiina päivityksiä tekevän tiimin käyttöön aivan tapahtuman alkusuunnittelusta asti.
5. Käytännön järjestelyt: Kun tapahtumapäivä vihdoin koittaa, on tulijan mukava saapua hyvin organisoituun tilaan, jossa on selkeät opasteet, kyltitykset, ilmoittautuminen. Isompi tapahtuma on tietysti näkyvissä jo pitkälle, opasteet alkavata jo julkisten kulkuvälineiden pysäkeiltä ja tapahtuman omat liput liehuvat saloissa. Ilmoittautumisen yhteydessä saatava materiaalipaketti on kattava, muttei liioiteltu. Se sisältää vähintäänkin nimikyltin ja ohjelman, parhaimmillaan kivan olkalaukun, muistitikun, postikortteja, mitä vain. Ohjelma puolestaan sisältää sekä aikataulut että hieman laajemmat kuvaukset kunkin session sisällöistä. Lisäksi ohjelmassa on puhujien esittelyt. Ohjelma on yhteneväinen webbisivujen vastaavan sisällön kanssa, mutta toki aivan viime hetken muutokset viedään vain webbiin. Hyvät konferenssitilat ovat riittävän väljät, joissa ei ole pullonkauloja, sekä mahdollisesti myös lennokkaan mielikuvituksellisesti sisustetut, kuten Geneven LIFT-konferenssissa. Hyvissä tiloissa on TOIMIVA langaton verkkoyhteys, joka ei säikähdä runsaasta käyttäjäkapasiteetista, sekä mieluiten myös pääsy kiinteille koneille, jos omasta läppäristä sattuu loppumaan akku eikä laturinpiuhaa ole mukana. Hyvät tilat edellyttävät myös miellyttäviä istuimia ja hyvin suunniteltua tilankäyttöä areenalla, joka toimii puheiden tai paneelikeskustelujen näyttämönä: äänentoisto on moitteeton, tekniikka pelaa, puhujien nimet ilmoitetaan selkeästi jollain screenillä, ja tunnelma syntyy vaikkapa alkuun näytettävistä videoklipeistä tai euroviisumaisista lauluspektaakkeleista (joista jälkimmäiseen voi myös olla tuhlaamatta rahaa, koska useimpien mielestä se on kuitenkin vähän kitchiä). Tärkeää on, että apu- ja tukihenkilöstöä, juoksutettavia, on riittävästi, myös tarjoilupuolella. Suurien tapahtumien yhteydessä on huomioitava, että tauot ja ruokailutuokiot saattavat helposti venyä, ellei osallistujia ns. paimenneta ystävällisesti pitämään kiinni aikataulusta. Sama koskee myös puhujia. Session pituus on session pituus eikä sekuntiakaan ylitse.
6. Palautteen keruu ja sen vaikutukset: kuten monissa muissakin tapahtumissa, LIFT-konferenssissa kerättiin laajasti palautetietoa ja sen tuloksia jopa julkaistiin konferenssin päätöstilaisuudessa. Nyt mainostetaan kevättalven 2011 Lift-konferenssia ja mainos/kutsukirjeessä kerrotaan, että palautetiedon perusteella on kiinnitetty huomiota siihen ja tuohon asiaan, ja seuraavassa konferenssissa kehitystyön tuloksena tapahtuu niin ja näin. Tällainen läpinäkyvä prosessi saa hyvälle tuulelle: vaikken aio mennä kevään konferenssiin, olen tyytyväinen, että olen voinut vaikuttaa tapahtuman kehittämiseen ja siitä jopa kerrotaan minulle!
7. Verkostoituminen: Usein virallisen konferenssiohjelman päätteeksi järjestetään sosiaalisia tilaisuuksia, joissa verkostoituminen onnistuu epämuodollisemmin. Mielestäni niihin kaikkiin ei konferenssikävijän tarvitse jaksaa osallistua, etenkin jos niitä on joka illalle. Sen sijaan tarjontaa täytyy olla, ohjelman tulee olla laadukasta, ruuan hyvää ja juomaa riittävästi. Irlantilaiset osoittivat kesällä vieraanvaraisuuttaan, ja mieleen jäi, miten pilke silmäkulmassa työskennelleet nuoret tarjoilijat, iloinen operettiseurue ja muutama lasi viiniä muuttaa ventovieraat samassa pöydässä huomattavasti helpommin lähestyttäväksi. Hollantilaisten vieraanvaraisuus ei juuri kalvennut irlantilaisten rinnalla Haagissa: hulppeat puitteet ja runsaskätinen kuplivan tarjoilu poistivat viisisataapäisestä illallisseurueesta kaiken jäykkyyden, jonka jälkeen kenen tahansa oli helppo sujahtaa kenen tahansa "tärkeän" henkilön juttusille ilman turhia ennakkoluuloja.
8. Jälkipuinti: osallistumisesta kertoo mielellään omalle emo-organisaatiolleen, jos on ollut hyödyllistä, kivaa ja jotain vähän erilaista. Tuskin koskaan unohdan Haagia, sillä pallosta esiin työntynyt laulajatar jäi kaikessa kitchiydessään sydämeeni.
Toivon, että näistä asioista voitaisiin löytää himpun verran sovellettavissa olevaa mallia meille Metropolian kulttuurialallekin, jos lähdemme Luovuus syttyy -tapahtumaa tuottamaan vuosittaiseksi. Ja toivottavasti lähdemme. Pienestä on hyvä aloittaa. Pian voimme tuottaa maailmanlaajuista tapahtumaa.