Työaikasuunnitelmien hyväkysyminen (prosessi)
Alla on kuvattu työaikasuunnitelmien hyväksyntäprosessi Peppi järjestelmässä.
Vaiheet
- Esimies tallentaa tehtävät Peppi järjestelmään henkilölle
- Esimies lähettää työaikasuunnitelmaehdotuksen opettajalle (Peppi suunnittelijan työpöytä / Työaikasuunnitelma / Hyväksyminen) Työaikasuunnitelma 'Ehdotus' tilassa
- Opettaja tarkastaa ehdotuksen (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / Työaikasuunnitelma)
- Opettaja hyväksyy / hylkää ehdotuksen (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / Työaikasuunnitelma) Työaikasuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksi' tilassa
- Johtaja tarkastaa työaikasuunnitelmat, jotka ovat 'valmis hyväksyttäväksi' tilassa
- Johtaja hyväksyy / hylkää työaikasuunnitelmat yksiköittäin (Peppi suunnittelijan työpöytä / Yksiköt / Henkilöiden tunnit Työaikasuunnitelma 'Hyväksytty' tilassa
Poikkeukset:
Opettaja voi hylätä ehdotuksen ja kirjata vapaaseen kommenttikenttään omat huomionsa. Esimies voi tehdä muutoksia tai jättää muutokset tekemättä ja siirtää työaikasuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.
Johtaja voi hylätä ehdotuksen, jolloin esimiehen on tehtävä uusi työaikasuunnitelma. Esimies voi lähettää uuden työaikasuunnitelmaehdotuksen opettajalle, mutta voi halutessaan ohittaa tämän vaiheen ja siirtää työaikasuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan johtajan tarkastusta varten.
Esimiehen näkymät:
Työaikasuunnitelma ha hyväksyntä
- Etsi henkilö, jonka työaikasuunnitelman haluat hyväksyntäprosessiin
- Valitse oikea aikaväli esim. s2013 ja k2014
- Mene 'Hyväksyminen' välilehdelle
- Voit tarkastella tässä kohtaa työaikasuunnitelman sisältöä painamalla linkkiä 'Työaikasuunnitelma'
- Kun haluat lähettää työaikasuunnitelman hyväksyntäprosessissa eteenpäin paina 'Lähetä hyväksyttäväksi'
Tiedottaminen
Esimiehen on hyvä lähettää viestiä (esim. sähköposti) alaisille, kun työaikasuunnitelmat on lähetetty heille tarkastettavaksi. Tulevaisuudessa järjestelmä lähettää automaattisen sähköpostiviestin opettajalle.
Henkilön (opettajan) näkymät:
Jos henkilön esimies on lähettänyt opettajalle työaikasuunnitelman tarkasteltavaksi, voi opettaja nähdä ja tarkastaa ehdotuksen seuraavasti:
- Mene Pepin opettajan työpöytään
- Paina oikeassa yläkulmassa näkyvää nimeäsi
- Mene 'Työaikasuunnitelma' välilehdelle
- Näet sinulle lähetetyt työaikasuunnitelmat ja niiden statukset/tilat
- Paina 'Työaikasuunnitelma' linkkiä nähdäksesti työaikasuunnitelman. Tarkasta tiedot.
- Voit hyväksyä tai olla hyväksymättä ehdotusta
- Jos et hyväksy ehdotusta, voit kirjoittaa kommentit syystä, miksi työaikasuunnitelmaa ei voi hyväksyä
- Esimiehesi näkee viestin ja voi tehdä uuden ehdotuksen tai lähettää ehdotuksen muuttamatta sitä edelleen johtajalle, jolloin työaikasuunnitelma siirtyy 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.
- Kun työaikasuunnitelma hyväksytään sinun toimesta, siirtyy työaikasuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan. Seuraava käsittelijä on johtaja, joka voi tehdä lopullisen hyväksynnän työaikasuunnitelmasta.