Työaikasuunnitelmien hyväkysyminen (prosessi)

Alla on kuvattu työaikasuunnitelmien hyväksyntäprosessi Peppi järjestelmässä. Ohjeet työaikasuunnitelmien muutosprosessille löydät täältä.

Työaikasuunnitelmien hyväksyminen

Huomioita

Järjestelmä ei rajoita toimintatapoja prosessin suhteen. Työaikasuunnitelmien hyväksyntäprosessi voidaan suorittaa järjestelmässä sähköisesti, mutta sallii myös tavan, jossa työaikasuunnitelmat tulostetaan ja allekirjoitetaan. Organisaatio voi tehdä itse päätöksen siitä, miten työaikasuunnitelmien hyväksyntä toteutetaan. Tässä esitetty tapa on yksi vaihtoehdoista ja se on se tapa, joka on järjestelmää tehdessä määritelty yhteisesti projektissa toimineiden asiantuntijoiden toimesta.

Vaiheet

Esimies tallentaa tehtävät Peppi järjestelmään henkilölle
Esimies lähettää työaikasuunnitelmaehdotuksen opettajalle (Peppi suunnittelijan työpöytä / Työaikasuunnitelma / Hyväksyminen) Työaikasuunnitelma 'Ehdotus' tilassa
Opettaja tarkastaa ehdotuksen (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / Työaikasuunnitelma)
Opettaja hyväksyy / hylkää ehdotuksen (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / Työaikasuunnitelma) Työaikasuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksi' tilassa
Johtaja tarkastaa työaikasuunnitelmat, jotka ovat 'valmis hyväksyttäväksi' tilassa
Johtaja hyväksyy / hylkää työaikasuunnitelmat yksiköittäin (Peppi suunnittelijan työpöytä / Yksiköt / Henkilöiden tunnit Työaikasuunnitelma 'Hyväksytty' tilassa

Poikkeukset:

Opettaja voi hylätä ehdotuksen ja kirjata vapaaseen kommenttikenttään omat huomionsa. Esimies voi tehdä muutoksia tai jättää muutokset tekemättä ja siirtää työaikasuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.

Johtaja voi hylätä ehdotuksen, jolloin esimiehen on tehtävä uusi työaikasuunnitelma. Esimies voi lähettää uuden työaikasuunnitelmaehdotuksen opettajalle, mutta voi halutessaan ohittaa tämän vaiheen ja siirtää työaikasuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan johtajan tarkastusta varten.

Esimiehen näkymät:

Työaikasuunnitelma ha hyväksyntä

Etsi henkilö, jonka työaikasuunnitelman haluat hyväksyntäprosessiin
Valitse oikea aikaväli esim. s2013 ja k2014
Mene 'Hyväksyminen' välilehdelle
1. Voit tarkastella tässä kohtaa työaikasuunnitelman sisältöä painamalla linkkiä 'Työaikasuunnitelma'
Kun haluat lähettää työaikasuunnitelman hyväksyntäprosessissa eteenpäin paina 'Lähetä hyväksyttäväksi'

Tiedottaminen

Esimiehen on hyvä lähettää viestiä (esim. sähköposti) alaisille, kun työaikasuunnitelmat on lähetetty heille tarkastettavaksi. Tulevaisuudessa järjestelmä lähettää automaattisen sähköpostiviestin opettajalle.

Lisäksi esimiehen on huolehdittava siitä, että työaikasuunnitelmat ovat valmiita johtajalle sovitun prosessin ja aikataulun mukaisesti. Johtajaa on hyvä informoida, kun kaikkien henkilöiden työaikasuunnitelmat ovat valmiita hänen käsittelyään varten.

Työaikasuunnitelman poistaminen

Tallennettuja työaikasuunnitelmia ei pääsääntöisesti poisteta järjestelmästä. Tähän liittyy kuitenkin poikkeuksia, jotka on lueteltu alla.

Työaikasuunnitelman voi poistaa järjestelmästä koulutuspäällikkö seuraavissa tilanteissa:

Työaikasuunnitelma on "ehdotus" tai "valmis hyväksyttäväksi" tai "hylätty" tilassa
Työaikasuunnitelman sisällössä on puutteita tai virheitä, jonka vuoksi työaikasuunnitelma joudutaan tekemään uusiksi (tekemään tarvittavat korjaukset tehtäviin ja generoimaan uusi työaikasuunnitelma hyväksyntäkierrokselle)

Työaikasuunnitelmaa ei voida poistaa järjestelmästä, jos se on hyväksytty tilassa. Jos työaikasuunnitelmaan tehdään muutoksia hyväksyntäprosessin jälkeen, tulee käyttäjän generoida uusi työaikasuunnitelma, jolloin järjestelmässä näkyy sekä vanha, että uusi työaikasuunnitelma. Ohjeet työaikasuunnitelman muutosprosessille löydät täältä.

Henkilön (opettajan) näkymät:

Jos henkilön esimies on lähettänyt henkilölle (opettajalle) työaikasuunnitelman tarkasteltavaksi, voi henkilö (opettaja) nähdä ja tarkastaa ehdotuksen seuraavasti:

Mene Pepin opettajan työpöytään
Paina oikeassa yläkulmassa näkyvää nimeäsi
Mene 'Työaikasuunnitelma' välilehdelle
Näet sinulle lähetetyt työaikasuunnitelmat ja niiden statukset/tilat
Paina 'Työaikasuunnitelma' linkkiä nähdäksesti työaikasuunnitelman tiedot. Tarkasta tiedot.
Voit hyväksyä tai olla hyväksymättä ehdotusta
1. Jos et hyväksy ehdotusta, voit kirjoittaa kommentit syystä, miksi työaikasuunnitelmaa ei voi hyväksyä
2. Esimiehesi näkee viestin ja voi tehdä uuden ehdotuksen tai lähettää ehdotuksen muuttamatta sitä edelleen johtajalle, jolloin työaikasuunnitelma siirtyy 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.
Kun työaikasuunnitelma hyväksytään sinun toimesta, siirtyy työaikasuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan. Seuraava käsittelijä on johtaja, joka voi tehdä lopullisen hyväksynnän työaikasuunnitelmasta.

Johtajan näkymät:

Johtaja voi käydä Peppi välineessä tarkastamassa organisaatioyksikkö kohtaisesti eri henkilöiden työaikasuunnitelmien tilantaan. Lisäksi johtaja voi käydä tarkistamassa työaikasuunnitelmat, jotka ovat 'Valmis hyväksyttäväksi' tilassa'. Tämä tapahtuu Peppi järjestelmässä seuraavasti:

Mene Suunnittelijan työpöydässä 'Yksiköt' palveluun
Paina 'Yksikkölistaus' linkkiä
Valitse hierarkiasta se organisaatioyksikkö, jonka henkilöiden työaikasuunnitelmia haluat tarkastella
Kun olet valinnut yksikön painamalla yksikön nimeä hierarkiassa, valitse vasemmasta linkkilistasta 'Henkilöiden tunnit'
Saat listan henkilöistä
Valitse oikea tarkasteluajanjakso, jolle työaikasuunnitelmat tulisi olla tehtynä. Esim. s2013 - k2014
Näet listassa yksikköön kuuluvat henkilöt ja heille tehdyt työaikasuunnitelmat. Voit tarkastella työaikasuunnitemia painamalla <pdf> linkkiä