Työaikasuunnitelmien hyväkysyminen (prosessi)
Alla on kuvattu työaikasuunnitelmien hyväksyntäprosessi Peppi järjestelmässä. Ohjeet työaikasuunnitelmien muutosprosessille löydät täältä.
Ajankohtaista
Vuoden 2014 alusta lukien vuosisuunnittelu ja samoin opettajien työaikasuunnitelmat laaditaan kalenterivuodeksi kerrallaan. Siirtymävaiheessa suunniteltavana on syyslukukausi 2013 ja koko kalenterivuosi 2014.
Opettajien työaikasuunnitelmat tasataan vuoden 2013 loppuun. Syyslukukaudelle kokoaikaisen opettajan työmäärä on 720h. Vuodeksi 2014 kokoaikaiselle opettajalle suunnitellaan 1600 tuntia. Vuoden 2014 osalta työaikasuunnitelma tehdään sillä tarkkuudella kuin se keväällä on mahdollista ja se tarkistetaan syksyllä 2014. Vuoden 2014 osalta työaikasuunnitelmat vahvistetaan viimeistään 30.11.2013. Syyslukukauden 2014 työsuunnitelmaa tarkennetaan tarvittaessa keväällä 2014.
Tavoitteena on vahvistaa syyslukukauden 2013 viimeistään 15.6. mennessä.
Opettaja tutustuu työaikasuunnitelmaan ja tarvittaessa neuvottelee esimiehensä kanssa työajan resursoinnista eri tehtäviin. Johtaja vahvistaa työaikasuunnitelman.
Huomioita
Järjestelmä ei rajoita toimintatapoja prosessin suhteen. Työaikasuunnitelmien hyväksyntäprosessi voidaan suorittaa järjestelmässä sähköisesti, mutta sallii myös tavan, jossa työaikasuunnitelmat tulostetaan ja allekirjoitetaan. Organisaatio voi tehdä itse päätöksen siitä, miten työaikasuunnitelmien hyväksyntä toteutetaan. Tässä esitetty tapa on yksi vaihtoehdoista ja se on se tapa, joka on järjestelmää tehdessä määritelty yhteisesti projektissa toimineiden asiantuntijoiden toimesta.
Vaiheet
- Esimies tallentaa tehtävät Peppi järjestelmään henkilölle
- Esimies lähettää työaikasuunnitelmaehdotuksen opettajalle (Peppi suunnittelijan työpöytä / Työaikasuunnitelma / Hyväksyminen) Työaikasuunnitelma 'Ehdotus' tilassa
- Opettaja tarkastaa ehdotuksen (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / Työaikasuunnitelma)
- Opettaja hyväksyy / hylkää ehdotuksen (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / Työaikasuunnitelma) Työaikasuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksi' tilassa
- Johtaja tarkastaa työaikasuunnitelmat, jotka ovat 'valmis hyväksyttäväksi' tilassa
- Johtaja hyväksyy / hylkää työaikasuunnitelmat yksiköittäin (Peppi suunnittelijan työpöytä / Yksiköt / Henkilöiden tunnit Työaikasuunnitelma 'Hyväksytty' tilassa
Poikkeukset:
Opettaja voi hylätä ehdotuksen ja kirjata vapaaseen kommenttikenttään omat huomionsa. Esimies voi tehdä muutoksia tai jättää muutokset tekemättä ja siirtää työaikasuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.
Johtaja voi hylätä ehdotuksen, jolloin esimiehen on tehtävä uusi työaikasuunnitelma. Esimies voi lähettää uuden työaikasuunnitelmaehdotuksen opettajalle, mutta voi halutessaan ohittaa tämän vaiheen ja siirtää työaikasuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan johtajan tarkastusta varten.
Esimiehen näkymät:
Työaikasuunnitelman tarkastus ja hyväksyntä
- Etsi henkilö, jonka työaikasuunnitelman haluat hyväksyntäprosessiin
- Valitse oikea aikaväli esim. s2013 ja k2014
- Mene 'Hyväksyminen' välilehdelle
- Voit tarkastella tässä kohtaa työaikasuunnitelman sisältöä painamalla linkkiä 'Työaikasuunnitelma'
- Kun haluat lähettää työaikasuunnitelman hyväksyntäprosessissa eteenpäin paina 'Lähetä hyväksyttäväksi'
Tiedottaminen
Esimiehen on hyvä lähettää viestiä (esim. sähköposti) alaisille, kun työaikasuunnitelmat on lähetetty heille tarkastettavaksi. Tulevaisuudessa järjestelmä lähettää automaattisen sähköpostiviestin opettajalle.
Lisäksi esimiehen on huolehdittava siitä, että työaikasuunnitelmat ovat valmiita johtajalle sovitun prosessin ja aikataulun mukaisesti. Johtajaa on hyvä informoida, kun kaikkien henkilöiden työaikasuunnitelmat ovat valmiita hänen käsittelyään varten.
Työaikasuunnitelman poistaminen
Tallennettuja työaikasuunnitelmia ei pääsääntöisesti poisteta järjestelmästä. Tähän liittyy kuitenkin poikkeuksia, jotka on lueteltu alla.
Työaikasuunnitelman voi poistaa järjestelmästä koulutuspäällikkö seuraavissa tilanteissa:
- Työaikasuunnitelma on "ehdotus" tai "valmis hyväksyttäväksi" tai "hylätty" tilassa
- Työaikasuunnitelman sisällössä on puutteita tai virheitä, jonka vuoksi työaikasuunnitelma joudutaan tekemään uusiksi (tekemään tarvittavat korjaukset tehtäviin ja generoimaan uusi työaikasuunnitelma hyväksyntäkierrokselle)
Työaikasuunnitelmaa ei voida poistaa järjestelmästä, jos se on hyväksytty tilassa. Jos työaikasuunnitelmaan tehdään muutoksia hyväksyntäprosessin jälkeen, tulee käyttäjän generoida uusi työaikasuunnitelma, jolloin järjestelmässä näkyy sekä vanha, että uusi työaikasuunnitelma. Ohjeet työaikasuunnitelman muutosprosessille löydät täältä.
Henkilön (opettajan) näkymät:
Jos henkilön esimies on lähettänyt henkilölle (opettajalle) työaikasuunnitelman tarkasteltavaksi, voi henkilö (opettaja) nähdä ja tarkastaa ehdotuksen seuraavasti:
- Mene Pepin opettajan työpöytään
- Paina oikeassa yläkulmassa näkyvää nimeäsi
- Mene 'Työaikasuunnitelma' välilehdelle
- Näet sinulle lähetetyt työaikasuunnitelmat ja niiden statukset/tilat
- Paina 'Työaikasuunnitelma' linkkiä nähdäksesti työaikasuunnitelman tiedot. Tarkasta tiedot.
- Voit hyväksyä tai olla hyväksymättä ehdotusta
- Jos et hyväksy ehdotusta, voit kirjoittaa kommentit syystä, miksi työaikasuunnitelmaa ei voi hyväksyä
- Esimiehesi näkee viestin ja voi tehdä uuden ehdotuksen tai lähettää ehdotuksen muuttamatta sitä edelleen johtajalle, jolloin työaikasuunnitelma siirtyy 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.
- Kun työaikasuunnitelma hyväksytään sinun toimesta, siirtyy työaikasuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan. Seuraava käsittelijä on johtaja, joka voi tehdä lopullisen hyväksynnän työaikasuunnitelmasta.
Johtajan näkymät:
Johtaja voi käydä Peppi välineessä tarkastamassa organisaatioyksikkö kohtaisesti eri henkilöiden työaikasuunnitelmien tilantaan. Lisäksi johtaja voi käydä tarkistamassa työaikasuunnitelmat, jotka ovat 'Valmis hyväksyttäväksi' tilassa'. Tämä tapahtuu Peppi järjestelmässä seuraavasti:
- Mene Suunnittelijan työpöydässä 'Yksiköt' palveluun
- Paina 'Yksikkölistaus' linkkiä
- Valitse hierarkiasta se organisaatioyksikkö, jonka henkilöiden työaikasuunnitelmia haluat tarkastella
- Kun olet valinnut yksikön painamalla yksikön nimeä hierarkiassa, valitse vasemmasta linkkilistasta 'Henkilöiden tunnit'
- Saat listan henkilöistä
- Valitse oikea tarkasteluajanjakso, jolle työaikasuunnitelmat tulisi olla tehtynä. Esim. s2013 - k2014
- Näet listassa yksikköön kuuluvat henkilöt ja heille tehdyt työaikasuunnitelmat. Voit tarkastella työaikasuunnitemia painamalla <pdf> linkkiä