You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 19 Next »

Työsuunnitelmien hyväkysyminen (prosessi)

Alla on kuvattu suunnitelmien hyväksyntäprosessi Peppi järjestelmässä. Ohjeet työsuunnitelmien muutosprosessille löydät täältä.

 

Työaikasuunnitelmien hyväksyminen

Ajankohtaista

Vuoden 2014 alusta lukien vuosisuunnittelu ja samoin opettajien työsuunnitelmat laaditaan kalenterivuodeksi kerrallaan. Siirtymävaiheessa suunniteltavana on syyslukukausi 2013 ja koko kalenterivuosi 2014.

Opettajien työsuunnitelmat tasataan vuoden 2013 loppuun. Syyslukukaudelle kokoaikaisen opettajan työmäärä on 720h. Vuodeksi 2014 kokoaikaiselle opettajalle suunnitellaan 1600 tuntia. Vuoden 2014 osalta työsuunnitelma tehdään sillä tarkkuudella kuin se keväällä on mahdollista ja se tarkistetaan syksyllä 2014. Vuoden 2014 osalta työsuunnitelmat vahvistetaan viimeistään 30.11.2013. Syyslukukauden 2014 työsuunnitelmaa tarkennetaan tarvittaessa keväällä 2014.

Tavoitteena on vahvistaa syyslukukauden 2013 viimeistään 15.6. mennessä.

Opettaja tutustuu työsuunnitelmaan ja tarvittaessa neuvottelee esimiehensä kanssa työajan resursoinnista eri tehtäviin. Johtaja vahvistaa työsuunnitelman.

Huomioita

Järjestelmä ei rajoita toimintatapoja prosessin suhteen. työsuunnitelmien hyväksyntäprosessi voidaan suorittaa järjestelmässä sähköisesti, mutta sallii myös tavan, jossa työsuunnitelmat tulostetaan ja allekirjoitetaan. Organisaatio voi tehdä itse päätöksen siitä, miten työsuunnitelmien hyväksyntä toteutetaan. Tässä esitetty tapa on yksi vaihtoehdoista ja se on se tapa, joka on järjestelmää tehdessä määritelty yhteisesti projektissa toimineiden asiantuntijoiden toimesta.

 

Vaiheet

  1. Esimies tallentaa tehtävät Peppi järjestelmään henkilölle
  2. Esimies lähettää työsuunnitelmaehdotuksen henkilölle (Peppi suunnittelijan työpöytä / työsuunnitelma / Hyväksyminen) Työsuunnitelma 'Ehdotus' tilassa
  3. Henkilö tarkastaa ehdotuksen (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / Työsuunnitelma)
  4. Henkilö hyväksyy (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / työsuunnitelma) työsuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksi' tilassa
  5. Johtaja tarkastaa työsuunnitelmat, jotka ovat 'valmis hyväksyttäväksi' tilassa
  6. Johtaja hyväksyy / hylkää työsuunnitelmat yksiköittäin (Peppi suunnittelijan työpöytä / Yksiköt / Henkilöiden tunnit työsuunnitelma 'Hyväksytty' tilassa

 

Poikkeukset

Henkilö voi ehdottaa muutoksia ehdotukseen kirjaten vapaaseen kommenttikenttään omat huomionsa. Esimies voi tehdä muutoksia tai jättää muutokset tekemättä ja siirtää työsuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.

Johtaja voi hylätä ehdotuksen, jolloin esimiehen on tehtävä uusi työsuunnitelma. Esimies voi lähettää uuden työsuunnitelmaehdotuksen opettajalle, mutta voi halutessaan ohittaa tämän vaiheen ja siirtää työsuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan johtajan tarkastusta varten.

 

Esimiehen näkymät:

Työsuunnitelman tarkastus ja hyväksyntä.

  1. Mene suunnittelijan työpöydälle,
  2. Etsi henkilö, jonka työsuunnitelman haluat hyväksyntäprosessiin,
  3. Valitse oikea aikaväli esimerkiksi Syksy 2013 ja Kevät 2014 (työsuunnitelma generoidaan valitulle aikavälille),
  4. Mene 'Hyväksyminen' välilehdelle,
    1. Voit tarkastella tässä kohtaa työsuunnitelman sisältöä painamalla linkkiä 'työaikasuunnitelma'
  5. Kun haluat lähettää työsuunnitelman hyväksyntäprosessissa eteenpäin paina 'Lähetä hyväksyttäväksi',
  6. Valitse "allekirjoittajat".
  7. Työsuunnitelma lähtee henkilölle tarkistettavaksi
    a. Henkilö hyväksyy, pyytää korjauksia työsuunnitelmaan
    b. Esimies voi merkitä työsuunnitelma "Valmis hyväksyttäväksi" tilaan.

(Kohdata 7 a ja 7 b ovat vaihtoehtoisia polkuja).

Kuva 1. Työsuunnitelma (kohta 4) - työsuuunnitelmaa ei ole lähetetty henkilölle.

"Työsuunnitelma"-linkistä avautuu PDF-työsuunnitelma. Linkin painaminen avaa PDF-työsuunnitelman, joka on sen hetkinen tallennettujen tehtävien tilanne järjestelmässä.

"Lähetä hyväksyttäväksi"-napista työsuunnitelma siirtyy työsuunnitelmaehdotetukseksi. Tällöin tallentuu tallennushetkinen tilanne PDF-tulosteena järjestelmään. Tämän jälkeiset muutokset tehtäviin eivät muuta tallennettua tulostetta.

Kuva 2. (kohta 5) työsuunnitelman allekirjoittajien lisääminen.

Työsuunnitelmassa näkyy oletusarvoisesti henkilön nimi. Allekirjoittajia voi tarvittaessa lisätä useita.

Kuva 3. Työsuunnitelma - työsuuunnitelma on lähetty henkilölle.

Linkissä 20.05.2013 10.36 "Työaikasuunnitelma" on järjestelmään tallentunut PDF-työsuunnitelman, joka on tallennushetken tilanne tehtävistä järjestelmässä.Seuraavan rivin sarakkeissa: lähetysaika, kuka työsuunnitelman on lähettänyt, työsuunnitelman tila. Työsuunnitelman voi siirtää hyväksytty tilaan viimeisen sarakkeen linkillä "Hyväksy vaikka..."

(Kuva 3 on "henkilön" kuva - ei esimiehen kuva. Ota uusi kuva jossa näkyy "Hyväksy vaikka...")

Kuva 4. Työsuunnitelma - henkilö on hyväksynyt tallennetun ehdotuksen (PDF)

Kuvassa 4. toisella rivillä on hyväksytyn ehdotuksen päivämäärä (20.05.2013) ja aika (12:22), ehdotuksen hyväksyjä (Laura) ja työsuunnitelman tila (Hyväksytty ehdotus).

 

Kuva 5. Työsuunnitelma - työsuunnitelman hyväksyjä on merkinnyt työsuunnitelman hyväksytyksi.

(Ota uusi kuva)

Kuvassa 5. kolmannella rivillä esimies on hyväksynyt työsuunnitelman - työsuunnitelma on nyt "valmis hyväksyttäväksi". Suunnitelman päivämäärä (20.05.2013) ja aika (13:12), hyväksyjä (Katri) ja työsuunnitelman tila (Valmis hyväksyttäväksi).

 

Tiedottaminen

Esimiehen on hyvä lähettää viestiä (esim. sähköposti) alaisille, kun työsuunnitelmat on lähetetty heille tarkastettavaksi. Tulevaisuudessa järjestelmä lähettää automaattisen viestin työpöydälle ja sähköpostiviestin henkilölle.

Lisäksi esimiehen on huolehdittava siitä, että työaikasuunnitelmat ovat valmiita johtajalle sovitun prosessin ja aikataulun mukaisesti. Johtajaa on hyvä informoida, kun kaikkien henkilöiden työaikasuunnitelmat ovat valmiita hänen käsittelyään varten.

Työaikasuunnitelman poistaminen

Tallennettuja työaikasuunnitelmia ei pääsääntöisesti poisteta järjestelmästä. Tähän liittyy kuitenkin poikkeuksia, jotka on lueteltu alla.

Työaikasuunnitelman voi poistaa järjestelmästä koulutuspäällikkö seuraavissa tilanteissa:

  • Työaikasuunnitelma on "ehdotus" tai "valmis hyväksyttäväksi" tai "hylätty" tilassa
  • Työaikasuunnitelman sisällössä on puutteita tai virheitä, jonka vuoksi työaikasuunnitelma joudutaan tekemään uusiksi (tekemään tarvittavat korjaukset tehtäviin ja generoimaan uusi työaikasuunnitelma hyväksyntäkierrokselle)

Työaikasuunnitelmaa ei voida poistaa järjestelmästä, jos se on hyväksytty tilassa. Jos työaikasuunnitelmaan tehdään muutoksia hyväksyntäprosessin jälkeen, tulee käyttäjän generoida uusi työaikasuunnitelma, jolloin järjestelmässä näkyy sekä vanha, että uusi työaikasuunnitelma. Ohjeet työaikasuunnitelman muutosprosessille löydät  täältä. 

 

Henkilön (opettajan) näkymät:

Jos henkilön esimies on lähettänyt henkilölle (opettajalle) työaikasuunnitelman tarkasteltavaksi, voi henkilö (opettaja) nähdä ja tarkastaa ehdotuksen seuraavasti:

  1. Mene Pepin opettajan työpöytään
  2. Paina oikeassa yläkulmassa näkyvää nimeäsi
  3. Mene 'Työaikasuunnitelma' välilehdelle
  4. Näet sinulle lähetetyt työaikasuunnitelmat ja niiden statukset/tilat
  5. Paina 'Työaikasuunnitelma' linkkiä nähdäksesti työaikasuunnitelman tiedot. Tarkasta tiedot.
  6. Voit hyväksyä tai olla hyväksymättä ehdotusta
    1. Jos et hyväksy ehdotusta, voit kirjoittaa kommentit syystä, miksi työaikasuunnitelmaa ei voi hyväksyä
    2. Esimiehesi näkee viestin ja voi tehdä uuden ehdotuksen tai lähettää ehdotuksen muuttamatta sitä edelleen johtajalle, jolloin työaikasuunnitelma siirtyy 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.
  7. Kun työaikasuunnitelma hyväksytään sinun toimesta, siirtyy työaikasuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan. Seuraava käsittelijä on johtaja, joka voi tehdä lopullisen hyväksynnän työaikasuunnitelmasta.

Kuva 1 (oma profiili / työaikasuunnitelma / ehdotetut ja hyväksytyt työaikasuunnitelmat)

 

Kuva 2 (kohta jossa voi hyväksyä tai hylätä ehdotuksen)

 

Kuva 3 (Jos ehdotuksen hylkää, voi mukaan liittää kommentit. Jos ehdotuksen hyväksyy ei kommentteja lisätä)

Johtajan näkymä (uusi ominaisuus, tuotantokäytössä 7.6.2013) :

Johtaja voi käydä Peppi välineessä tarkastamassa organisaatioyksikkö kohtaisesti eri henkilöiden työaikasuunnitelmien tilantaan. Lisäksi johtaja voi käydä tarkistamassa työaikasuunnitelmat, jotka ovat 'Valmis hyväksyttäväksi' tilassa'. Tämä tapahtuu Peppi järjestelmässä seuraavasti:

  1. Mene Suunnittelijan työpöydässä 'Yksiköt' palveluun
  2. Paina 'Yksikkölistaus' linkkiä
  3. Valitse hierarkiasta se organisaatioyksikkö, jonka henkilöiden työaikasuunnitelmia haluat tarkastella
  4. Kun olet valinnut yksikön painamalla yksikön nimeä hierarkiassa, valitse vasemmasta linkkilistasta 'Henkilöiden tunnit'
  5. Saat listan henkilöistä
  6. Valitse oikea tarkasteluajanjakso, jolle työaikasuunnitelmat tulisi olla tehtynä. Esim. s2013 - k2014
  7. Näet listassa yksikköön kuuluvat henkilöt ja heille tehdyt työaikasuunnitelmat. Voit tarkastella työaikasuunnitemia painamalla <pdf> linkkiä.
  8. Hyväksy / hylkää valitsemasi työaikasuunnitelmat
    1. Jos hylkäät työaikasuunnitelmaehdotuksen, voit liittää mukaan kommentteja, jotka ovat koulutuspäällikön nähtävissä
  9. Vaihda yksikköä ja tee kohdat 1-8 jokaisen omien yksiköittesi osalta.

 

  • No labels
You must log in to comment.