You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 30 Next »

"Yhteenvetonäkymä" johtajille yksiön työaikasuunnitelmien hyväksymiseen on käytettävissä viimeistään 7.6. iltapäivällä.
Näkymä käyttöönotto ei estä koulutuspäälliköiden ja opettajien työsuunnittelun prosessin aloittamista tai etenemistä.

HAKEMISTO

Ohje esimiehelle >>>
Ohje johtajalle >>>
Ohje opettajalle >>>

Työsuunnitelmien hyväkysyminen (prosessi)

Alla on kuvattu suunnitelmien hyväksyntäprosessi Peppi järjestelmässä. Ohjeet työsuunnitelmien muutosprosessille löydät täältä.

 

Työaikasuunnitelmien hyväksyminen

Ajankohtaista

Vuoden 2014 alusta työsuunnitelmat laaditaan kalenterivuodeksi kerrallaan. Siirtymävaiheessa keväällä 2013 työaikasuunnitelma on suunniteltava syyslukukaudeksi 2013.

Opettajien työsuunnitelmat tasataan vuoden 2013 loppuun. Syyslukukaudelle kokoaikaisen opettajan työmäärä on 720h. Vuodeksi 2014 kokoaikaiselle opettajalle suunnitellaan 1600 tuntia. Vuoden 2014 osalta työsuunnitelma tehdään sillä tarkkuudella kuin se keväällä on mahdollista ja se tarkistetaan syksyllä 2014. Vuoden 2014 osalta työsuunnitelmat vahvistetaan viimeistään 30.11.2013. Syyslukukauden 2014 työsuunnitelmaa tarkennetaan tarvittaessa keväällä 2014.

Tavoitteena on vahvistaa syyslukukauden 2013 työsuunnitelma viimeistään 15.6. mennessä.

Opettaja tutustuu työsuunnitelmaan ja tarvittaessa neuvottelee esimiehensä kanssa työajan resursoinnista eri tehtäviin. Johtaja vahvistaa työsuunnitelman.

Huomioita

Järjestelmä ei rajoita toimintatapoja prosessin suhteen. Työsuunnitelmien hyväksyntäprosessi voidaan suorittaa järjestelmässä sähköisesti, mutta sallii myös tavan, jossa työsuunnitelmat tulostetaan ja allekirjoitetaan. Organisaatio voi tehdä itse päätöksen siitä, miten työsuunnitelmien hyväksyntä toteutetaan. Tässä esitetty tapa on yksi vaihtoehdoista ja se on se tapa, joka on järjestelmää tehdessä määritelty yhteisesti projektissa toimineiden asiantuntijoiden toimesta.

 

Ohje esimiehille - prosessin vaiheet

  1. Esimies tallentaa tehtävät Peppi järjestelmään henkilölle,
  2. esimies lähettää työsuunnitelmaehdotuksen henkilölle (Peppi suunnittelijan työpöytä / työsuunnitelma / Hyväksyminen) Työsuunnitelma 'Ehdotus' tilassa,
  3. henkilö tarkastaa ehdotuksen (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / Työsuunnitelma),
  4. henkilö hyväksyy (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / työsuunnitelma) työsuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksi' tilassa,
  5. johtaja tarkastaa työsuunnitelmat, jotka ovat 'valmis hyväksyttäväksi' tilassa,
  6. johtaja hyväksyy / hylkää työsuunnitelmat yksiköittäin (Peppi suunnittelijan työpöytä / Yksiköt / Henkilöiden tunnit työsuunnitelma 'Hyväksytty' tilassa,

 

Poikkeukset

Henkilö voi ehdottaa muutoksia ehdotukseen kirjaten vapaaseen kommenttikenttään omat huomionsa. Esimies voi tehdä muutoksia, lähettää työsuunnitelman uudelleen tarkistettavaksi - tai jättää muutospyynnöt huomiotta ja siirtää työsuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.

Johtaja voi hyväksyä ehdotuksen, hylätä ehdotuksen - jolloin esimiehen on tehtävä uusi työsuunnitelma. Esimies voi lähettää uuden työsuunnitelmaehdotuksen opettajalle, mutta voi halutessaan ohittaa tämän vaiheen ja siirtää työsuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan johtajan tarkastusta varten.

 

Esimiehen näkymät:

Työsuunnitelman tarkastus ja hyväksyntä.

  1. Mene suunnittelijan työpöydälle,
  2. Etsi henkilö, jonka työsuunnitelman haluat hyväksyntäprosessiin,
  3. Valitse oikea aikaväli - esimerkiksi Syksy 2013 ja Kevät 2014 (työsuunnitelma generoidaan valitulle aikavälille),
  4. Mene 'Hyväksyminen' välilehdelle,
    1. Voit tarkastella tässä kohtaa reaaliaikaista työsuunnitelman sisältöä painamalla linkkiä 'työaikasuunnitelma'
  5. Kun haluat lähettää työsuunnitelman hyväksyntäprosessissa eteenpäin paina 'Lähetä hyväksyttäväksi',
  6. Valitse "Allekirjoittajat".
  7. Työsuunnitelma lähtee henkilölle tarkistettavaksi
    a. Henkilö hyväksyy tai pyytää korjauksia työsuunnitelmaan
    b. Esimies voi merkitä työsuunnitelma "Valmis hyväksyttäväksi" tilaan.

(Kohdata 7 a ja 7 b ovat vaihtoehtoisia polkuja).

Kuva 1. Työsuunnitelma (kohta 4) - työsuuunnitelmaa ei ole lähetetty henkilölle.

"Työsuunnitelma"-linkistä avautuu PDF-työsuunnitelma. Linkin painaminen avaa PDF-työsuunnitelman, joka on sen hetkinen tallennettujen tehtävien tilanne järjestelmässä.

"Lähetä hyväksyttäväksi"-napista työsuunnitelma siirtyy työsuunnitelmaehdotetukseksi. Tällöin tallentuu tallennushetkinen tilanne PDF-tulosteena järjestelmään. Muutokset tehtäviin eivät muuta tallennettua PDF-tulostetta!

Kuva 2. (kohta 5) työsuunnitelman allekirjoittajien lisääminen.

Työsuunnitelmassa näkyy oletusarvoisesti henkilön nimi. Allekirjoittajia voi tarvittaessa lisätä useita.

Kuva 3. Työsuunnitelma - työsuuunnitelma on lähetty henkilölle.

Työsuunnitelmien tulosteita on nyt "kaksi kappaletta" näytöllä. Linkissä 20.05.2013 10.36 "Työaikasuunnitelma" on järjestelmään tallentunut PDF-työsuunnitelman, joka on tallennushetken tilanne tehtävistä järjestelmässä.Seuraavan rivin sarakkeissa ovat lähetysaika, kuka työsuunnitelman on lähettänyt, työsuunnitelman tila. Ylimmällä rivillä "Työaikasuunnitelma" on realiaikainen, tämän hetkinen tilanne työsuunnitelmasta.

Työsuunnitelman voi siirtää valmis hyväksyttäväksi-tilaan viimeisen sarakkeen linkillä "Hyväksy vaikka..."

(Kuva 3 on "henkilön" kuva - ei esimiehen kuva. Ota uusi kuva jossa näkyy "Hyväksy vaikka...")

Kuva 4. Työsuunnitelma - henkilö on hyväksynyt tallennetun ehdotuksen (PDF)

Kuvassa 4. kolmannella rivillä on hyväksytyn ehdotuksen päivämäärä (20.05.2013) ja aika (12:22), ehdotuksen hyväksyjä (Laura) ja työsuunnitelman tila (Hyväksytty ehdotus). Työsuunnitelman hyväksyy johtaja.

Kuva 5. Työsuunnitelma - työsuunnitelmaa on hyväksytty

Kuvassa 5. neljännellä rivillä johtaja on hyväksynyt työsuunnitelman. Suunnitelman päivämäärä (20.05.2013) ja aika (13:12), hyväksyjä (Katri) ja työsuunnitelman tila "Hyväksytty".

Tiedottaminen

Esimiehen on hyvä lähettää viestiä (esimerkiksi sähköpostilla) alaisille, kun työsuunnitelmat on lähetetty heille tarkastettavaksi. Tulevaisuudessa järjestelmä lähettää automaattisen viestin työpöydälle ja sähköpostiviestin henkilölle.

Lisäksi esimiehen on huolehdittava siitä, että työaikasuunnitelmat ovat valmiit johtajalle sovitun prosessin ja aikataulun mukaisesti. Johtajaa on hyvä informoida, kun kaikkien henkilöiden työaikasuunnitelmat ovat valmiita hänen käsittelyään varten.

Työaikasuunnitelman poistaminen

Tallennettuja työaikasuunnitelmia ei pääsääntöisesti poisteta järjestelmästä. Tähän liittyy kuitenkin poikkeuksia, jotka on lueteltu alla.

Työaikasuunnitelman voi poistaa järjestelmästä koulutuspäällikkö seuraavissa tilanteissa:

  • Työaikasuunnitelma on "ehdotus" tai "valmis hyväksyttäväksi" tai "hylätty" tilassa,
  • Työaikasuunnitelman sisällössä on puutteita tai virheitä, jonka vuoksi työaikasuunnitelma joudutaan tekemään uudelleeen (tekemään tarvittavat korjaukset tehtäviin ja generoimaan uusi työaikasuunnitelma hyväksyntäkierrokselle)

Työaikasuunnitelmaa ei voida poistaa järjestelmästä, jos se on hyväksytty tilassa. Jos työaikasuunnitelmaan tehdään muutoksia hyväksyntäprosessin jälkeen, tulee käyttäjän generoida uusi työaikasuunnitelma, jolloin järjestelmässä näkyy sekä vanha että uusi työaikasuunnitelma.

Ohjeet työaikasuunnitelman muutosprosessille löydät  täältä. 

Ohje opettajalle - henkilön (opettajan) näkymät:

Jos henkilön esimies on lähettänyt henkilölle (opettajalle) työaikasuunnitelman tarkasteltavaksi, voi henkilö (opettaja) nähdä ja tarkastaa ehdotuksen seuraavasti:

  1. Mene Pepin opettajan työpöytään
  2. Paina oikeassa yläkulmassa näkyvää nimeäsi
  3. Mene 'Työaikasuunnitelma' välilehdelle
  4. Näet sinulle lähetetyt työaikasuunnitelmat ja niiden statukset/tilat
  5. Paina 'Työaikasuunnitelma' linkkiä nähdäksesti työaikasuunnitelman tiedot. Tarkasta tiedot.
  6. Voit hyväksyä tai olla hyväksymättä ehdotusta
    1. Jos et hyväksy ehdotusta, voit kirjoittaa kommentit syystä, miksi työaikasuunnitelmaa ei voi hyväksyä
    2. Esimiehesi näkee viestin ja voi tehdä uuden ehdotuksen tai lähettää ehdotuksen muuttamatta sitä edelleen johtajalle, jolloin työaikasuunnitelma siirtyy 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.
  7. Kun työaikasuunnitelma hyväksytään sinun toimesta, siirtyy työaikasuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan. Seuraava käsittelijä on johtaja, joka voi tehdä lopullisen hyväksynnän työaikasuunnitelmasta.

Kuva 1 (oma profiili / työaikasuunnitelma / ehdotetut ja hyväksytyt työaikasuunnitelmat)

 

Kuva 2 (kohta jossa voi hyväksyä tai hylätä ehdotuksen)

 

Kuva 3 (Jos ehdotuksen hylkää, voi mukaan liittää kommentit. Jos ehdotuksen hyväksyy ei kommentteja lisätä)

Johtajan näkymä (uusi ominaisuus, tuotantokäytössä 7.6.2013) :

Johtaja voi käydä Peppi välineessä tarkastamassa organisaatioyksikkö kohtaisesti eri henkilöiden työaikasuunnitelmien tilantaan. Lisäksi johtaja voi käydä tarkistamassa työaikasuunnitelmat, jotka ovat 'Valmis hyväksyttäväksi' tilassa'. Tämä tapahtuu Peppi järjestelmässä seuraavasti:

  1. Mene Suunnittelijan työpöydässä 'Yksiköt' palveluun,
  2. paina 'Yksikkölistaus' linkkiä,
  3. valitse hierarkiasta se organisaatioyksikkö, jonka henkilöiden työaikasuunnitelmia haluat tarkastella,
  4. kun olet valinnut yksikön painamalla yksikön nimeä hierarkiassa, valitse vasemmasta linkkilistasta 'Henkilöiden tunnit',
  5. yksikön henkilöt listautuvat taulukkoon,
  6. valitse oikea tarkasteluajanjakso, jolle työaikasuunnitelmat tulisi olla tehtynä  - esimerkiksi  syksy 2013 - kevät 2014,
  7. näet listassa yksikköön kuuluvat henkilöt ja heille tehdyt työaikasuunnitelmat. Voit tarkastella työaikasuunnitemia painamalla <pdf> linkkiä,
  8. hyväksy / hylkää valitsemasi työaikasuunnitelmat
    1. Jos hylkäät työaikasuunnitelmaehdotuksen, voit liittää mukaan kommentteja, jotka ovat koulutuspäällikön nähtävissä
  9. Vaihda yksikköä ja tee kohdat 1-8 jokaisen omien yksiköittesi osalta.

 

Yksiköt-palvelussa avautuu automaattisesti henkilön "oma" yksikkö (Peppi saa tiedon yksiköstä HR:stä).

Kuva X. Yksikkö-näkymä on valittuna

Yksikkö-näkymässä näytetään oletusarvoisesti oma yksikkö. Kun tässä näkymässä valitsee henkilöitä, niin listaukseen tulevat vain ne henkilöt, jotka liittyvät ao. yksikköön - eivät yksikön aliyksiköiden henkilöt. Yksikköä voi vaihtaa kohdasta "Yksikkölistaus".

Kuva X. Yksikkölistauksesta voi selata muita yksiköitä

Yksikkölistauksessa koulutusyksiköt ovat vararehtorin alla klustereissa. Klusterina alta löytyvät koulutusyksiköt (koulutusohjelmat).

Huomaa erityisesti että yksikkörakenne voi olla on eri koulutusaloilla ja koulutusohjelmissa erilainen. Esimerkiksi "Hyvinvointi ja toimintakyky" klusterin "Apuvälinetekniikka" yksikköä ja vertaa rakennetta "Tieto- ja viestintäteknologia" "Tietotekniikka" yksikköön. Pepin käyttöönoton yhteydessä yksiköiden rakenne ja henkilöiden asema yksiköstä on luettu HR:stä. Jos katsot esimerkiksi Tietotekniikka yksikköä niin yksikössä yksi henkiö on yhden kerran yhdessä yksikössä. Henkilöt sijoittuvat samassa "koulutusohjelmassa" eri yksiköihin - henkilöiden sijoittumista yksiköihin voi olla vaikea välillä hahmottaa.

Kuva X. Edellisestä listauksesta on valittu "Apuvälinetekniikka"

 

Kuva X. Hakemistossa "Henkilöiden tunnit" ovat yksikköön liitetyt henkilöt

Valitse aikaväli - esimerkiksi lukukausi "1.8.2013-31.12.2013". Henkilöt, henkilöiden tunnit, suunnitelman tila tulostuvat taulukkoon. Henkilöiden tunneista tulostuu kaksi saraketta: karkean tason suunnitelma (työsuunnitelma etusivu) ja tehtäviltä kertyvät tunnit.

Yksikön nimen alapuolella ovat napit "Hyväksy", "Hylkää" ja "Poista" joilla voi muokata valittua henkilön työsuunnitelmaa (PDF-tulostetta).

  • No labels
You must log in to comment.