Torstainen projektipäivä avasi silmiä hankkeemme rahoittajan vaatimusten suhteen. Ne ovat ensiajattelemalla jopa raskaat. Kaikki pitää dokumentoida, arkistoida ja arvioida.
Kyse on sinänsä hyvän hallintotavan aakkosista minkä tahansa projektin työstämiseen; kun projektiin liittyvät toimet on ajantasaisesti kirjattu ylös, on toimijoiden helpompi löytää tietoa, mitä muut hankkeen toimijat tekevät, suunnittelevat ja missä aikataulussa. Projektin välietappien raportointi ja lopputuotosten arviointi ovat helpommin koostettavissa, kun dokumentaatio on ajantasalla. Alkuvaiheen pohdinnat unohtuvat helposti työntouhun alle. Tutkimus- ja kehittämishankkeessa pelkkä tekeminen ei riitä. Sen yhteydessä myös arvioidaan tehtyjä toimia ja etsitään ehdotuksia parempiin toimintatapoihin.
Perimmäinen ongelma monessa projektissa on, että asioita ei dokumentoida samaa tahtia kuin niitä tehdään. Tämä johtaa helposti tilanteeseen, jossa kaikki suunnitelmat ja aikataulut ovat ainoastaan keskeisten projektityöntekijöiden korvien välissä. Mitä, jos kyseiset henkilöt eivät ole saatavilla kriittisellä hetkellä? Byrokratia tekee yksilöistä ihastuttavasti korvattavissa olevia.
Näiden vaatimusten omaksuminen osaksi omia työtapoja vaatii luonnollisesti totuttelua ja opettelua. Uskon, että se on kuitenkin vaivan arvoista!