You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 43 Next »

HAKEMISTO

Työsuunnitelmien hyväkysyminen (prosessi)

Alla on kuvattu suunnitelmien hyväksyntäprosessi Peppi järjestelmässä. Ohjeet työsuunnitelmien muutosprosessille löydät täältä.

Työaikasuunnitelmien hyväksyminen

Ajankohtaista

Vuoden 2014 alusta työsuunnitelmat laaditaan kalenterivuodeksi kerrallaan. Siirtymävaiheessa keväällä 2013 työaikasuunnitelma on suunniteltava syyslukukaudeksi 2013 ja toinen kalenterivuodeksi 2014.

Opettajien työsuunnitelmat tasataan vuoden 2013 loppuun. Syyslukukaudelle kokoaikaisen opettajan työmäärä on 720h. Vuodeksi 2014 kokoaikaiselle opettajalle suunnitellaan 1600 tuntia. Vuoden 2014 osalta työsuunnitelma tehdään sillä tarkkuudella kuin se keväällä on mahdollista ja se tarkistetaan syksyllä 2014. Vuoden 2014 osalta työsuunnitelmat vahvistetaan viimeistään 30.11.2013. Syyslukukauden 2014 työsuunnitelmaa tarkennetaan tarvittaessa keväällä 2014.

Tavoitteena on vahvistaa syyslukukauden 2013 työsuunnitelma viimeistään 15.6. mennessä.

Opettaja tutustuu työsuunnitelmaan ja tarvittaessa neuvottelee esimiehensä kanssa työajan resursoinnista eri tehtäviin. Johtaja vahvistaa työsuunnitelman.

Huomioita

Järjestelmä ei rajoita toimintatapoja prosessin suhteen. Työsuunnitelmien hyväksyntäprosessi voidaan suorittaa järjestelmässä sähköisesti, mutta sallii myös tavan, jossa työsuunnitelmat myös tulostetaan ja allekirjoitetaan.

 

Ohje esimiehille - prosessin vaiheet

  1. Esimies tallentaa tehtävät Peppi järjestelmään henkilölle,
  2. esimies lähettää työsuunnitelmaehdotuksen henkilölle (Peppi suunnittelijan työpöytä / työsuunnitelma / Hyväksyminen) Työsuunnitelma 'Ehdotettu työaikasuunnitelma' tilassa,
  3. henkilö tarkastaa ehdotuksen (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / Työsuunnitelma),
  4. henkilö hyväksyy (Peppi opettajan työpöytä / Henkilöt / Oma profiili / työsuunnitelma) työsuunnitelma 'Opettaja hyväksyi ehdotuksen' tilassa,
  5. johtaja tarkastaa työsuunnitelmat, jotka ovat 'Valmis hyväksyttäväksi' tilassa,
  6. johtaja hyväksyy / hylkää työsuunnitelmat yksiköittäin (Peppi suunnittelijan työpöytä / Yksiköt / Henkilöiden tunnit työsuunnitelma 'Hyväksytty' tilassa,

 

Poikkeukset

Henkilö voi pyytää muutoksia ehdotukseen kirjaten vapaaseen kommenttikenttään omat huomionsa. Esimies voi tehdä muutoksia, lähettää työsuunnitelman uudelleen tarkistettavaksi - tai jättää muutospyynnöt huomiotta ja siirtää työsuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.

Johtaja voi hyväksyä ehdotuksen tai hylätä ehdotuksen - jolloin esimiehen on tehtävä uusi työsuunnitelma. Esimies voi lähettää uuden työsuunnitelmaehdotuksen opettajalle, mutta voi halutessaan ohittaa tämän vaiheen ja siirtää työsuunnitelman 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan johtajan tarkastusta varten.

Esimiehen näkymä

Työsuunnitelman tarkastus ja hyväksyntä.

  1. Mene suunnittelijan työpöydälle,
  2. Etsi henkilö, jonka työsuunnitelman haluat hyväksyntäprosessiin,
  3. Valitse oikea aikaväli - esimerkiksi "Syksy 2013 ja Syksy 2013" (työsuunnitelma generoidaan valitulle aikavälille),
  4. Mene 'Hyväksyminen' välilehdelle,
    1. Voit tarkastella tässä kohtaa reaaliaikaista (PDF) työsuunnitelman sisältöä painamalla linkkiä 'Työaikasuunnitelma' vihreän "Lähetä..."-napin vierestä,
  5. Kun haluat lähettää työsuunnitelman hyväksyntäprosessissa eteenpäin paina vihreää 'Lähetä hyväksyttäväksi',
  6. Valitse "Allekirjoittajat",
  7. Työsuunnitelma lähtee henkilölle tarkistettavaksi
    a. Henkilö hyväksyy tai pyytää korjauksia työsuunnitelmaan
  8. Esimies merkitsee työsuunnitelma "Valmis hyväksyttäväksi" tilaan,
  9. Johtaja/esimies hyväksyy työsuunnitelman.

Kuva 1. Työsuunnitelma (kohta 4) - työsuuunnitelmaa ei ole lähetetty henkilölle

"Työsuunnitelma"-linkistä avautuu PDF-työsuunnitelma. PDF-työsuunnitelma on vallitsevan hetken tallennettujen tehtävien tilanne järjestelmässä. Muut mahdollisesti välilehdelle tallentuneet PDF-tiedostot ovat tallennushetken tehtävien tilanne. Nämä tiedostot tallentuvat ensimmäisen rivin "Työsuunnitelma | Lähetä..." rivin alle.

"Lähetä hyväksyttäväksi"-napista työsuunnitelma siirtyy työsuunnitelmaehdotukseksi. Tällöin tallentuu tallennushetkinen tilanne PDF-tulosteena järjestelmään. Muutokset tehtäviin eivät tämän jälkeen muuta tallennettua PDF-tulosteen sisältöä! (Työsuunnitelmasta voi olla useita versioita, eri versioiden sisältö voi olla erilainen).

Kuva 2. (kohta 5) työsuunnitelman allekirjoittajien lisääminen.

Työsuunnitelmassa näkyy oletusarvoisesti henkilön nimi. Allekirjoittajia voi tarvittaessa lisätä useita. Työsuunnitelmien sovellusohjeen mukaan työsuunnitelmaa ei tarvitse - ellei niin haluta - tulostaa ja allekirjoittaa. Allekirjoittaja(t) viittaavat henkilöihin joiden osallistuminen työsuunnitelman käsittelyyn halutaan osoittaa PDF-tulosteessa.

Kuva 3. Työsuunnitelma - työsuuunnitelma on lähetty henkilölle.

Linkissä 30.05.2013 16.22 "Työaikasuunnitelma" on järjestelmään tallentunut PDF-työsuunnitelman, joka on tallennushetken tilanne tehtävistä järjestelmässä.Seuraavan rivin sarakkeissa ovat tallennusaika, kuka työsuunnitelman on lähettänyt, työsuunnitelman tila. Seuraava sarake linkistä "Valmis hyväksyttäväksi vaikka ehdotusta ei ole hyväksytty" - esimies voi siirtää työaikasuunnitelman valmis hyväksyttäväksi tilaan vaikka henkilö itse ei ole tehnyt mitään ehdotukselle.

Ylimmällä rivillä  "Työaikasuunnitelma" on linkki realiaikaiseen PDF-tulosteeseen, kuluvan hetken tilanne työsuunnitelmasta. (Kohta "Poista työaikasuunnitelma" ei ole koulutuksen suunnittelijan oikeuksin näkyvissä).

Kuva 4. Työsuunnitelma - henkilö on hyväksynyt tallennetun ehdotuksen (PDF)

Kuvassa 4. kolmannella rivillä henkilö on hyväksytyn ehdotuksen päivämäärä (05.06.2013) ja aika (11:31), ehdotuksen hyväksyjä (Laura) ja työsuunnitelman tila (Hyväksytty ehdotus).

Kuva 5. Työsuunnitelma - työsuunnitelmaa on hyväksytty

Kuvassa 5. neljännellä rivillä henkilön esimies on merkinnyt työsuunnitelman valmis hyväksyttäväksi. Suunnitelman päivämäärä (05.06.2013) ja aika (21:09), hyväksyjä (Katri) ja työsuunnitelman tila "Valmis hyväksyttäväksi".

Työsuunnitelmaa ei ole vielä hyväksytty. Ks. hyväksyminen jäljempää.

Tiedottaminen

Esimiehen on hyvä lähettää viestiä (esimerkiksi sähköpostilla) alaisille, kun työsuunnitelmat on lähetetty heille tarkastettavaksi. Tulevaisuudessa järjestelmä lähettää automaattisen viestin työpöydälle ja sähköpostiviestin henkilölle.

Lisäksi esimiehen on huolehdittava siitä, että työaikasuunnitelmat ovat valmiit johtajalle sovitun prosessin ja aikataulun mukaisesti. Johtajaa on hyvä informoida, kun kaikkien henkilöiden työaikasuunnitelmat ovat valmiita hänen käsittelyään varten.

Työaikasuunnitelman poistaminen

Tallennettuja työaikasuunnitelmia ei pääsääntöisesti poisteta järjestelmästä. Tähän liittyy kuitenkin poikkeuksia, jotka on lueteltu alla.

Työaikasuunnitelman voi poistaa järjestelmästä koulutuspäällikkö seuraavissa tilanteissa:

  • Työaikasuunnitelma on "ehdotus" tai "valmis hyväksyttäväksi" tai "hylätty" tilassa,
  • Työaikasuunnitelman sisällössä on puutteita tai virheitä, jonka vuoksi työaikasuunnitelma joudutaan tekemään uudelleeen (tekemään tarvittavat korjaukset tehtäviin ja generoimaan uusi työaikasuunnitelma hyväksyntäkierrokselle)

Työaikasuunnitelmaa ei voida poistaa järjestelmästä, jos se on hyväksytty tilassa. Jos työaikasuunnitelmaan tehdään muutoksia hyväksyntäprosessin jälkeen, tulee käyttäjän generoida uusi työaikasuunnitelma, jolloin järjestelmässä näkyy sekä vanha että uusi työaikasuunnitelma.

Ohjeet työaikasuunnitelman muutosprosessille löydät  täältä. 

Usein kysyttyä

K: henkilölle on tallennettu työsuunnitelma. Työsuunnitelma löytyy työsuunnitelma-haussa. Yhdellä tai useammalla henkilöllä "Yksikkö" > "Henkilöiden tunnit" kohdassa en näy henkilön kohdalla tallennettu PDF-dokumenttia kun haen syksyn 2013 työsuunnitelmaa?

V: Edellä "Esimiehen näkymä" otsikon alla kohdassa 3  mainitaan "Valitse oikea aikaväli". Jos työsuunnitelman PDF-dokumentti on tallennettu esimerkiksi aikavälille "Syksy 2013 - Syksy 2015", niin "Yksikkö" > "Henkilöiden tunnit" kohdassa ei löydy haulla "Syksy 2013" työsuunnitelmaa.

 

Ohje opettajalle - henkilön (opettajan) näkymät:

Jos henkilön esimies on lähettänyt henkilölle (opettajalle) työaikasuunnitelman tarkasteltavaksi, voi henkilö (opettaja) nähdä ja tarkastaa ehdotuksen seuraavasti:

  1. Mene Pepin opettajan työpöytään
  2. Paina oikeassa yläkulmassa näkyvää nimeäsi
  3. Mene 'Työaikasuunnitelma' välilehdelle
  4. Näet lähetetyt työaikasuunnitelmat ja niiden statukset/tilat
  5. Paina 'Työaikasuunnitelma' linkkiä nähdäksesti työaikasuunnitelman tiedot. Tarkasta tiedot.
  6. Voit hyväksyä tai olla hyväksymättä ehdotusta
    1. Jos et hyväksy ehdotusta, voit kirjoittaa kommentit syystä, miksi työaikasuunnitelmaa ei voi hyväksyä
    2. Esimiehesi näkee viestin ja voi tehdä uuden ehdotuksen tai lähettää ehdotuksen muuttamatta sitä edelleen johtajalle, jolloin työaikasuunnitelma siirtyy 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan.
  7. Kun työaikasuunnitelma hyväksytään sinun toimesta, siirtyy työaikasuunnitelma 'Valmis hyväksyttäväksi' tilaan. Seuraava käsittelijä on johtaja, joka voi tehdä lopullisen hyväksynnän työaikasuunnitelmasta.

Kuva 6 (oma profiili / työaikasuunnitelma / ehdotetut ja hyväksytyt työaikasuunnitelmat)

 

Kuva 7 (kohta jossa voi hyväksyä tai hylätä ehdotuksen)

 

Kuva 8 (Jos ehdotuksen hylkää, voi mukaan liittää kommentit. Jos ehdotuksen hyväksyy ei kommentteja lisätä)

Johtajan näkymä

Johtaja voi käydä Peppi välineessä tarkastamassa sekä henkilötasolla että organisaatioyksikkö kohtaisesti henkilöiden työaikasuunnitelmat. Henkilötasolla työsuunnitelmia voi selata kohdasta Henkilö > Työaikasuunnitelma > Hae henkilö välilehdeltä "Hyväksyminen".

Organisaatioyksikkötasolla tarkistus tapahtuu Peppi järjestelmässä seuraavasti:

  1. Mene Suunnittelijan työpöydässä 'Yksiköt' palveluun,
  2. paina 'Yksikkölistaus' linkkiä,
  3. valitse hierarkiasta se organisaatioyksikkö, jonka henkilöiden työaikasuunnitelmia haluat tarkastella,
  4. kun olet valinnut yksikön painamalla yksikön nimeä hierarkiassa, valitse vasemmasta linkkilistasta 'Henkilöiden tunnit',
  5. yksikön henkilöt listautuvat taulukkoon,
  6. valitse oikea tarkasteluajanjakso, jolle työaikasuunnitelmat tulisi olla tehtynä  - esimerkiksi  syksy 2013 - syksy 2013,
  7. näet listassa yksikköön kuuluvat henkilöt ja heille tehdyt työaikasuunnitelmat. Voit tarkastella työaikasuunnitemia painamalla <pdf> linkkiä,
  8. hyväksy / hylkää valitsemasi työaikasuunnitelmat,
  9. vaihda yksikköä ja tee kohdat 2-8 jokaisen omien organisaatioyksiköittesi osalta.

 

Yksiköt-palvelussa avautuu automaattisesti henkilön "oma" yksikkö.

Kuva 9. Yksikkö-näkymä on valittuna

Yksikkö-näkymässä näytetään oletusarvoisesti käyttäjän oma yksikkö. Yksikkö-näkymän listaukseen tulevat vain ne henkilöt, jotka liittyvät ao. yksikköön - eivät yksikön aliyksiköiden henkilöt. Yksikköä voi vaihtaa hakemiston kohdassa "Yksikkölistaus".

Kuva 10. Yksikkölistauksesta voi siirtyä muihin yksiköihin

Yksikkölistauksessa koulutusyksiköt ovat vararehtorin alla klustereissa. Klusterina alta löytyvät koulutusyksiköt (Metropolian koulutusyksiköt eivät ole "koulutusohjelma" vaikka yksiköille on annettu koulutusohjelman nimi).

Yksikkörakenne voi olla hyvin erilainen eri organisaatioyksiköissä. Yksiköiden rakenne ja henkilöiden asema yksiköissä on luettu HR:stä. Esimerkki rakenteellisesta erosta näkyy esimerkiksi vertailemalla "Hyvinvointi ja toimintakyky" klusterin "Apuvälinetekniikka" yksikkö ja "Tieto- ja viestintäteknologia" "Tietotekniikka" yksikköä. Henkilöiden tuntien selaamiseksi Tietotekniikan koulutusohjelma ei näe henkilöiden tunteja "Tietotekniikka" yksikössä. Vain osa henkilöistä on sijoitettu "Tietotekniikka" yksikköön. Kaikkien työsuunnitelmien tarkastelemiseksi on katsottava useaa yksikköä "Tietotekniikka" yksikön alta. Apuvälinetekniikassa tilanne on toinen - yksikön henkilöt ovat suoraan yksikössä "Apuvälinetekniikka".

Kuva 11. Edellisestä listauksesta on valittu yksikkö - "Apuvälinetekniikka"

 

Kuva 12. Hakemistossa "Henkilöiden tunnit" ovat yksikköön liitetyt henkilöt

Hakemiston kohdan "Henkilöiden tunnit" valinta hakee yksikköön liitetyt henkilöt. Valitse ensin aikaväli - esimerkiksi lukukausi "1.8.2013-31.12.2013". Henkilöt, henkilöiden tunnit, suunnitelman tila tulostuvat taulukkoon. Henkilöiden tunneista tulostuu kaksi saraketta: karkean tason suunnitelma, suunnittellut tunnit (työsuunnitelma etusivu) ja tehtäviltä kertyvät tunnit (toteutuksilla ja muissa tehtävissä tallennetut tehtävät henkilölle), tehtävien tunnit.

Huomaa kuvassa 12 - yhdellä henkilöllä voi olla useita työsuunnitelmia samalla 1.8.2013-31.12.2013 jaksolla ja eri jaksoilla. Kuvassa työsuunnitelmat ovat kaikki samalla jaksolla. PDF-linkkiin tulostuu työsuunnitelman alku- ja päättymispäivämäärät.

Yksikön nimen alapuolella ovat napit "Hyväksy" ja "Hylkää" joilla voi muokata valittujen (viimeisen sarakkeen valintaruutu) henkilöiden työsuunnitelman tilaa (PDF-tulostetta)

Työsuunnitelmien raportointi, palkka- ja taloushallinto

Koulutuksen suunnittelun tiedoista siirtyvät tiedot tehtävien kustannusten jakautumisesta kustannuspaikoille palkka- ja taloushallinnon käyttöön. Taloushallinto ei käsittele eikä siirrä tietoja vaan käyttää työsuunnitelmien tarkistusraportteja tietojen tallennusten laadun tarkkailuun. Palkkahallinto käyttää Pepistä tehtävää raportointi siirtäen palkkahallinnon sovellukseen lukukausitasolla henkilön töiden jakautumisen prosenttiosuuksina kustannuspaikoille. Ts. jos palkkojen kustannuspaikojen kohdentumisessa on virhe, virheen lähde on Pepissä tallennettujen tehtävien kustannuspaikkajako.

Tehtävien kustannuspaikkajako luetaan aina reaaliaikaisesti Pepistä - ei Peppiin tallennetuista PDF-dokumenteista.

 

 

  • No labels
You must log in to comment.