Työelämän viestinnän sujuvuutta arvostaa jokainen. Useimmat tietointensiivistä työtä tekevät ovat tottuneet tiettyihin perussääntöihin, joita sähköisen viestinnän ympäristöissä noudatetaan.
Ennen vanhaan puhuttiin netiketistä, joka muistutti uutta työvälinettä, kuten sähköpostia käyttämään opetteleville, ettei ole kohteliasta HUUTAA. Nykyisinkin nuo säännöt pätevät, mutta osaaminen, tietäminen ja käytännön viestintätekojen toteuttaminen ovat kolme eri asiaa. Silloin muinoin, kun sähköpostiviestien lähettäminen vasta alkoi, muistissa olivat liikekirjeenvaihdon kultaiset säännöt: tervehdykset, kiitokset, toivotukset, itse asian kertominen, kohteliaat pyynnöt ja loppukrumeluurit. Näitä muinaishistoriallisia, kirjoituskoneella tai jopa käsin kirjoitettujen kirjeiden malleja noudatettiin ehkä jonkin aikaa sähköpostiliikenteessä, kunnes email astui useimpien toimistojen arkipäiväiseksi työvälineeksi.
Vähitellen emailien määrä alkoi kasvaa. Syntyi kiireen tuntu. Sähköpostien jono kasvoi, mikäli asioihin ei reagoinut heti. Sähköpostilaatikko saattoi jopa tukkeutua liian monien viestien ollessa jonossa. Mistä apu postitulvaan reagoimiseksi -ilmaisun tiivistämisestä, tietysti. Turhat kohteliaisuuslauseet oli helppo jättää pois suomalaisessa toimintaympäristössä, eihän niitä käytetty kasvokkaisviestinnässäkään. Kun matkapuhelimet ilmeistyivät useimpien ihmisten taskuihin, saattoi kenet tahansa tavoittaa puhelimitse milloin ja mistä tahansa. Emailit ja kännykkä synnyttivät tarpeen pikaviestintään. Email on kuitenkin kirjoitettua kieltä, puhelu on puhuttua. Tekstiviestit ovat ehkä jotain siltä väliltä.
Työelämässä puhelimella ja sähköpostilla on tänä päivänä omat roolinsa. Puhelimen käyttö ei ole ilmaista. Sähköpostin lähettäminen on. Puhelimen käytöstä ei jää dokumentaatiota puhelun sisällöstä. Sähköpostin lähettämisestä jää tarkka dokumentaatio, kuka kirjoitti kenelle ja mitä, mihin kellonaikaan viesti on lähetetty ja milloin se on avattu. Joskus tällainen informaatio saattaa osoittautua kullanarvoiseksi pitkänkin ajan jälkeen. Puhelimen kanssa viestiminen on toki hyvä juttu silloin, kun asia on ajankohtainen juuri nyt. Jos vain numerosta vastataan ja silloin on aikaa paneutua asiaan. Jos ei ole aikaa, voi käydä niin, että soittaja joutuu soittamaan uudestaan. Joskus montakin kertaa. Sähköpostiviesti jää postilaatikkoon kiltisti odottamaan, että viestin vastaanottajalla on aikaa käsitellä kyseinen aihe.
Sähköpostia saatetaan lähettää turhaan, niin että sähköpostilaatikkojensa koosta huolestuneet vallan turhautuvat. Sähköpostitulvan hallinta on tuskallisen hankalaa, olen sen itsekin kokenut. Aina pitäisi olla ajan tasalla ja meilin äärellä. Liitetiedostojen toimittamisessa emaili on melko hyvä systeemi.
Vielä parempi systeemi olisi tietysti verkkopohjainen alusta, jossa tiedostoja jaettaisiin ja muokattaisiin yhteisesti. Esimerkiksi googledocsit tai wiki toimivat hyvin tällaisessa työskentelyssä. Se pitää sähköpostilaatikot turhista kiertokirjeistä vapaana vyöhykkeenä. Toivo elää, että tulevaisuuden työyhteisöt hyödyntävät sosiaalisen median sovelluksia entistä enemmän erilaisten dokumenttien ja asiakirjojen yhteistyöstämisessä.
Kommunikaatiovälinetaistelussa puhelin vastaan sähköposti on myös huomioitava kunkin käyttäjän henkilökohtaiset mieltymykset. Toiset tykkäävät kirjoittaa, toiset puhua. Ongelma tulee siinä pisteessä, kun viestin lähettäjän ja viestin vastaanottajan toiveet kommunikaatiovälineestä eivät kohtaa. Sosiaalinen media päihittää emailin ja puhelin on hyvä varaväline, voihan siitäkin tsekata meilinsä.